PAGE寵物醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)寵物醫(yī)院儀器設(shè)備檔案管理，確保儀器設(shè)備檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為儀器設(shè)備的采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等全過程管理提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寵物醫(yī)院所有儀器設(shè)備檔案的管理，包括醫(yī)療設(shè)備、診斷設(shè)備、治療設(shè)備、輔助設(shè)備等。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善儀器設(shè)備檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門儀器設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)本部門儀器設(shè)備檔案的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門歸檔；負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求查閱和使用儀器設(shè)備檔案。3.設(shè)備采購(gòu)部門負(fù)責(zé)提供儀器設(shè)備采購(gòu)過程中形成的各類文件資料，協(xié)助檔案管理部門做好儀器設(shè)備檔案的收集和整理工作。4.設(shè)備維修部門負(fù)責(zé)收集和整理儀器設(shè)備維修過程中形成的各類文件資料，及時(shí)移交檔案管理部門歸檔。二、儀器設(shè)備檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備基本信息1.設(shè)備名稱：填寫儀器設(shè)備的全稱。2.設(shè)備型號(hào)：記錄儀器設(shè)備的具體型號(hào)。3.設(shè)備編號(hào)：為每臺(tái)儀器設(shè)備編制唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和管理。4.規(guī)格參數(shù)：詳細(xì)記錄儀器設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、性能指標(biāo)等參數(shù)。5.生產(chǎn)廠家：注明儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家名稱。6.購(gòu)置日期：記錄儀器設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間。7.啟用日期：儀器設(shè)備開始投入使用的日期。8.購(gòu)置價(jià)格：填寫儀器設(shè)備的購(gòu)置金額。9.使用部門：明確儀器設(shè)備的使用部門。10.設(shè)備責(zé)任人：指定負(fù)責(zé)該儀器設(shè)備日常管理和維護(hù)的人員。（二）設(shè)備購(gòu)置文件1.采購(gòu)合同：包括與供應(yīng)商簽訂的儀器設(shè)備采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.技術(shù)協(xié)議：與供應(yīng)商簽訂的關(guān)于儀器設(shè)備技術(shù)要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等方面的協(xié)議。3.招投標(biāo)文件：如儀器設(shè)備采購(gòu)進(jìn)行了招投標(biāo)，應(yīng)歸檔相關(guān)的招投標(biāo)文件。4.購(gòu)置申請(qǐng)：記錄儀器設(shè)備購(gòu)置的申請(qǐng)報(bào)告及審批過程。（三）設(shè)備驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：由設(shè)備驗(yàn)收小組出具的儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)論、存在問題及整改情況等。2.驗(yàn)收記錄：詳細(xì)記錄儀器設(shè)備驗(yàn)收過程中的各項(xiàng)測(cè)試數(shù)據(jù)和結(jié)果。3.質(zhì)量證明文件：如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。（四）設(shè)備操作手冊(cè)1.設(shè)備操作說明書：由生產(chǎn)廠家提供的儀器設(shè)備操作使用說明書，包括設(shè)備的操作方法、注意事項(xiàng)等。2.操作規(guī)程：根據(jù)操作說明書和實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，制定的本寵物醫(yī)院儀器設(shè)備操作規(guī)程。（五）設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)文件1.維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃：制定的儀器設(shè)備年度、季度或月度維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄：記錄每次維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修人員等信息。3.維修記錄：包括儀器設(shè)備發(fā)生故障時(shí)的維修記錄，如故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等。4.保養(yǎng)手冊(cè)：由生產(chǎn)廠家提供的儀器設(shè)備保養(yǎng)手冊(cè)，或根據(jù)廠家要求和實(shí)際情況制定的本寵物醫(yī)院保養(yǎng)手冊(cè)。（六）設(shè)備校準(zhǔn)文件1.校準(zhǔn)計(jì)劃：制定的儀器設(shè)備校準(zhǔn)計(jì)劃，明確校準(zhǔn)周期和校準(zhǔn)方法。2.校準(zhǔn)記錄：記錄每次校準(zhǔn)的時(shí)間、校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、校準(zhǔn)結(jié)果等信息。3.校準(zhǔn)證書：由具備資質(zhì)的校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)出具的儀器設(shè)備校準(zhǔn)證書。（七）設(shè)備使用記錄1.使用登記本：記錄儀器設(shè)備每天的使用情況，包括使用時(shí)間、操作人員、使用目的等。2.運(yùn)行日志：記錄儀器設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、運(yùn)行參數(shù)等信息每日或定期匯總記錄。（八）設(shè)備報(bào)廢文件1.報(bào)廢申請(qǐng)：記錄儀器設(shè)備報(bào)廢的申請(qǐng)報(bào)告及審批過程。2.報(bào)廢鑒定報(bào)告：由相關(guān)部門或?qū)＜页鼍叩膬x器設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告。3.報(bào)廢處理記錄：記錄儀器設(shè)備報(bào)廢后的處理方式和處理時(shí)間等信息。三、儀器設(shè)備檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照本制度的要求，及時(shí)收集本部門儀器設(shè)備在采購(gòu)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢等過程中形成的各類文件資料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門儀器設(shè)備檔案的收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。（二）整理要求1.檔案管理部門收到儀器設(shè)備檔案資料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，以便于查找和管理。3.對(duì)檔案資料中的文件應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，確保文件的整齊、美觀。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引，便于快速檢索。四、儀器設(shè)備檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的儀器設(shè)備檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息。2.檔案管理部門應(yīng)建立儀器設(shè)備檔案臺(tái)賬，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管要求1.儀器設(shè)備檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，如硬盤、光盤等，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案資料的完整性和可讀性。五、儀器設(shè)備檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱儀器設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱儀器設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。3.涉及儀器設(shè)備檔案機(jī)密信息的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照醫(yī)院保密制度的規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)醫(yī)院保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱儀器設(shè)備檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用規(guī)定1.查閱儀器設(shè)備檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用儀器設(shè)備檔案形成的資料，如論文、報(bào)告等，應(yīng)注明資料來源，不得侵犯醫(yī)院的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。六、儀器設(shè)備檔案的銷毀與處置（一）銷毀條件儀器設(shè)備檔案保存期滿或因其他原因失去保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。3