PAGE合同檔案雙套制管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中簽訂的各類(lèi)合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查閱、利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，對(duì)各部門(mén)提交的合同檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)。3.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門(mén)提供合同檔案查閱服務(wù)。4.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)合同檔案的管理工作，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳。（二）合同承辦部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和移交。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同檔案原件及相關(guān)資料提交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好合同檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和信息。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的經(jīng)濟(jì)合理性，并在合同履行過(guò)程中對(duì)財(cái)務(wù)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。2.法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核合同的法律條款，提供法律意見(jiàn)，對(duì)涉及法律糾紛的合同檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同文本：包括合同正本、副本及補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同附件：如標(biāo)的清單、技術(shù)協(xié)議、圖紙、資質(zhì)證明、授權(quán)委托書(shū)等。3.合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件：如往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、變更協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算憑證等。（二）收集要求1.合同承辦部門(mén)應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集合同檔案資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的合同檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，如有破損或褪色應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文檔形式的合同檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照合同的性質(zhì)、類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，如買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.編號(hào)：為每份合同檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢(xún)和管理。3.裝訂：將合同文本及附件按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號(hào)、名稱(chēng)、簽訂日期、履行期限、承辦部門(mén)等信息，以便快速檢索。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.合同承辦部門(mén)將整理好的合同檔案提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)編號(hào)順序?qū)⒑贤瑱n案進(jìn)行歸檔，并填寫(xiě)檔案歸檔登記表。（二）保管期限根據(jù)合同的重要性和性質(zhì)，確定合同檔案的保管期限，一般分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長(zhǎng)期（[X]年）。具體保管期限參照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專(zhuān)門(mén)的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等功能。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案庫(kù)房管理1.保持檔案庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫(kù)房溫度和濕度。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房安全。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。五、合同檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及重要合同或機(jī)密信息的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.申請(qǐng)人持批準(zhǔn)后的《合同檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的合同檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過(guò)程中，如需復(fù)印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用范圍合同檔案主要用于公司內(nèi)部的合同管理、業(yè)務(wù)查詢(xún)、糾紛處理、審計(jì)監(jiān)督等工作。未經(jīng)公司書(shū)面同意，不得將合同檔案提供給外部單位或個(gè)人使用。六、合同檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、合同承辦部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期合同檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)合同檔案的保管期限、重要性及利用價(jià)值等因素，對(duì)合同檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的合同檔案，可予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的合同檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的合同檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)的銷(xiāo)毀清冊(cè)上注銷(xiāo)登記。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)將紙質(zhì)合同檔案信息錄入合同檔案管理系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）安全管理加強(qiáng)合同檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱利用等環(huán)節(jié)。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)建立合同檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將合同檔案管理工作納入各部門(mén)績(jī)效