PAGE基本公衛(wèi)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目（以下簡稱“基本公衛(wèi)”）檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在基本公衛(wèi)工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)與基本公衛(wèi)工作相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于居民健康檔案、健康教育檔案、預(yù)防接種檔案、06歲兒童健康管理檔案、孕產(chǎn)婦健康管理檔案、老年人健康管理檔案、慢性病患者健康管理檔案、嚴(yán)重精神障礙患者管理檔案、傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件報(bào)告和處理檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：基本公衛(wèi)檔案由公司/組織指定的檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映基本公衛(wèi)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善基本公衛(wèi)檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理基本公衛(wèi)各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限和程序，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門基本公衛(wèi)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室統(tǒng)一保管。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決。4.負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.居民健康檔案：包括個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群健康管理記錄等。2.健康教育檔案：包括健康教育計(jì)劃、活動(dòng)記錄、宣傳資料等。3.預(yù)防接種檔案：包括疫苗接種記錄、接種證等。4.06歲兒童健康管理檔案：包括兒童體檢記錄、生長發(fā)育監(jiān)測等。5.孕產(chǎn)婦健康管理檔案：包括孕期檢查記錄、分娩記錄、產(chǎn)后訪視等。6.老年人健康管理檔案：包括健康體檢記錄、健康指導(dǎo)等。7.慢性病患者健康管理檔案：包括患者基本信息、病情隨訪記錄、健康指導(dǎo)等。8.嚴(yán)重精神障礙患者管理檔案：包括患者基本信息、病情評估記錄、隨訪記錄等。9.傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件報(bào)告和處理檔案：包括疫情報(bào)告記錄、處置措施、相關(guān)資料等。（二）收集要求1.各檔案形成部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門的基本公衛(wèi)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性，按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照基本公衛(wèi)檔案的類別進(jìn)行分類，如居民健康檔案分為個(gè)人基本信息、健康體檢、重點(diǎn)人群健康管理等類別。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、形成時(shí)間、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各檔案形成部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案室進(jìn)行歸檔。2.檔案室應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。（二）保管期限1.基本公衛(wèi)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.居民健康檔案中的個(gè)人基本信息、健康體檢記錄等重要資料應(yīng)永久保存；重點(diǎn)人群健康管理記錄等保存期限為長期，一般不少于10年；其他一般性資料保存期限為短期，一般不少于3年。3.健康教育檔案、預(yù)防接種檔案、06歲兒童健康管理檔案、孕產(chǎn)婦健康管理檔案、老年人健康管理檔案、慢性病患者健康管理檔案、嚴(yán)重精神障礙患者管理檔案、傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件報(bào)告和處理檔案等的保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等保管條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱基本公衛(wèi)檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及其他有正當(dāng)理由的單位或個(gè)人因工作需要查閱、借閱基本公衛(wèi)檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱及原因，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。2.檔案室對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需借出，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，歸還時(shí)應(yīng)確保檔案完好無損。（三）利用登記1.檔案室應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱及歸還情況等。2.定期對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對基本公衛(wèi)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合基本公衛(wèi)工作實(shí)際情況進(jìn)行。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案形成部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估。2.對于已到保管期限且無保存價(jià)值或已失去利用價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立基本公衛(wèi)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案信息的共享和交流。（二）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔和保管，確保兩者內(nèi)容一致。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.建立電子檔案的檢索系統(tǒng)，方便電子檔案的查詢和利用。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織定期對基本公衛(wèi)檔案室管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.檔案室應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行