PAGE高校檔案館上墻制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案館管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案館全體工作人員及利用檔案的校內(nèi)各單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用。4.服務(wù)至上原則：以服務(wù)學(xué)校發(fā)展和師生需求為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件材料。3.本校與外單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。4.本校人員在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。5.本校榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范。3.實(shí)物檔案應(yīng)保持完好，并附相關(guān)說(shuō)明材料。（三）收集時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年移交檔案館。2.重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將文件材料移交檔案館。三檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照國(guó)家檔案局制定的《歸檔文件整理規(guī)則》，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。2.結(jié)合本校實(shí)際，可設(shè)置黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、基建、設(shè)備、財(cái)會(huì)、外事等一級(jí)類目。（三）整理方法1.歸檔文件應(yīng)按件裝訂，去除金屬物。2.按照分類方案和編號(hào)順序，對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列，并編制頁(yè)碼。3.填寫歸檔文件目錄，包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.裝訂成冊(cè)的案卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄、卷末備考表，并填寫案卷封面。四、檔案保管制度（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.永久保管的檔案主要是本校具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.每年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.本校師生查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案館辦理手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出館外。2.借閱檔案一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。（四）利用登記檔案館應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本校實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定檔案應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀監(jiān)督銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案設(shè)施設(shè)備的配備、使用情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件等技術(shù)手段，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.按照上級(jí)主管部門要求，定期報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí)。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案。2.尚未公開(kāi)的重要檔案信息。（二）保密措施1.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案機(jī)密。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍和程序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。（三）保密教育定期對(duì)檔案館工作人員進(jìn)行保密教育，增強(qiáng)保密意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。九、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率，為學(xué)校發(fā)展提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本校的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常