PAGE山西疫情檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強山西疫情期間各類檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效發(fā)揮作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于山西境內(nèi)在疫情防控期間涉及的各級政府部門、企事業(yè)單位、社會組織等所形成的與疫情相關的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映疫情期間各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與疫情相關的各類文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及疫情防控工作中的敏感信息、個人隱私等嚴格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、存儲等工作應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善山西疫情檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門對疫情檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理各類疫情檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.負責檔案的查閱、借閱服務，按照規(guī)定提供檔案利用。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）各部門職責1.負責本部門在疫情期間形成的各類文件、資料、記錄等的收集、整理和初步歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負責檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.疫情防控工作方案、應急預案、工作部署等文件。2.疫情監(jiān)測、排查、防控等工作記錄，包括人員信息、疫情數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表等。3.物資采購、調(diào)配、使用記錄，如防護用品、醫(yī)療設備等的采購清單、出入庫記錄等。4.疫情防控宣傳資料，如海報、宣傳單頁、新聞報道等。5.疫情期間召開的各類會議記錄、紀要。6.與疫情防控相關單位、個人的往來文件、函件等。7.疫情防控工作中的照片、視頻、音頻等資料。8.其他與疫情防控工作相關的有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于電子文件，應確保其格式的通用性和可讀性，并做好備份存儲。4.照片、視頻、音頻等資料應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等相關信息。（三）收集時間1.對于日常形成的文件資料，應在工作完成后及時收集歸檔。2.對于疫情期間的重要事件、緊急文件，應在事件結束或文件產(chǎn)生后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標準1.綜合類：包括疫情防控工作方案、應急預案、工作部署等綜合性文件。2.疫情監(jiān)測類：涵蓋人員信息、疫情數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、疫情監(jiān)測記錄等。3.物資管理類：包含物資采購、調(diào)配、使用記錄等。4.宣傳類：涉及疫情防控宣傳資料。5.會議類：疫情期間召開的各類會議記錄、紀要。6.往來文件類：與疫情防控相關單位、個人的往來文件、函件。7.影像資料類：照片、視頻、音頻等資料。（二）整理方法1.按照分類標準對收集的文件資料進行分類。2.對每份文件進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對破損的文件進行修復，字跡模糊的進行復制或抄錄。5.電子文件應按照分類要求進行文件夾命名，并建立相應的索引目錄。（三）裝訂要求1.對于紙質(zhì)文件，應采用左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁。2.裝訂厚度一般不超過[X]厘米，對于較厚的文件可采用三孔一線或膠裝等方式。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案應填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后在移交清單上簽字。3.檔案管理部門按照分類標準將檔案進行上架存儲，并更新檔案數(shù)據(jù)庫。(二)歸檔時間各部門應在每季度末將本季度形成的疫情檔案移交檔案管理部門歸檔。六、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應存放在檔案架上，按照分類順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應保持清潔、通風良好，避免陽光直射檔案。3.定期對檔案庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表內(nèi)容，確定查閱檔案的范圍，并安排專人協(xié)助查閱。4.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。5.查閱過程中，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）查閱與借閱限制1.涉及疫情防控工作中的敏感信息、個人隱私等檔案，未經(jīng)批準不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱應經(jīng)相關領導批準。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標準1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，對疫情檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如過期的疫情統(tǒng)計報表、臨時性的工作文件等，可進行鑒定銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織對檔案進行鑒定，成立鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關業(yè)務人員及部門負責人等。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，清單應包括檔案編號、名稱、日期等詳細信息。（三）銷毀程序1.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人和相關領導批準后，方可進行銷毀。2.銷毀檔案應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.銷毀記錄應與銷毀清單一同保存。九、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設1.對疫情檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案信息的長期保存和便捷利用。2.建立檔案數(shù)字化加工標準，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于檢索查詢。（二）數(shù)據(jù)庫管理1.建立疫情檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，確保數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。3.定期對數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）信息安全1.加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶進行權限管理，嚴格控制用戶的操作權限。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.各部門應定期向檔案管理部門報告檔案管理工作情況，接受監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔工作是否及時、完整、規(guī)范。2.檔案的存儲環(huán)境是否符合要求，檔案是否安全。3.檔案的查閱、借閱手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)查閱、借閱行為。4.檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)是否安全、準確。（三）