PAGE陜西科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)陜西科研檔案的管理，有效保護(hù)和利用科研檔案資源，推進(jìn)科研檔案數(shù)字化工作，提高科研檔案管理的效率和服務(wù)水平，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陜西省行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動(dòng)的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校等組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）的科研檔案數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與原始檔案一致。2.完整性原則：全面涵蓋科研活動(dòng)中形成的各類檔案，保證數(shù)字化檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露和丟失。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和兼容性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科研檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和方案。2.組織開展科研檔案數(shù)字化工作的實(shí)施，包括檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。3.對(duì)數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核和驗(yàn)收，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.建立和維護(hù)科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用。5.定期對(duì)科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目科研檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.配合檔案管理部門開展科研檔案數(shù)字化工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.對(duì)本項(xiàng)目科研檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門做好本部門科研檔案的收集和整理工作。2.在科研活動(dòng)中，按照檔案管理要求及時(shí)形成和積累科研檔案，并向檔案管理部門移交。三、科研檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.科研項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將科研活動(dòng)中形成的各類文件材料收集齊全，進(jìn)行分類整理。2.整理后的科研檔案應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、目錄清晰。（二）檔案掃描1.根據(jù)科研檔案的載體類型、保存狀況等因素，選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。2.掃描分辨率應(yīng)滿足檔案利用的需要，一般不低于200dpi。對(duì)于文字較小、清晰度要求較高的檔案，可適當(dāng)提高掃描分辨率。3.掃描過(guò)程中應(yīng)確保圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)漏掃、模糊、變形等問(wèn)題。（三）圖像處理1.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，提高圖像的質(zhì)量。2.對(duì)于圖像中存在的文字不清、字跡模糊等問(wèn)題，可采用圖像處理軟件進(jìn)行修復(fù)和優(yōu)化。3.圖像處理后的圖像應(yīng)符合檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，能夠準(zhǔn)確反映原始檔案的內(nèi)容。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將處理后的圖像數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的科研檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。2.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)確保圖像數(shù)據(jù)與目錄信息的一致性和關(guān)聯(lián)性，便于檔案的檢索和利用。（五）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的使用、維護(hù)、保管等進(jìn)行規(guī)范管理。（六）數(shù)據(jù)驗(yàn)收1.科研檔案數(shù)字化工作完成后，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接等方面，確保數(shù)字化檔案符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收合格的數(shù)字化檔案應(yīng)辦理交接手續(xù)，正式納入科研檔案管理系統(tǒng)。四、科研檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范（一）文件格式1.掃描圖像文件格式應(yīng)采用通用的、易于識(shí)別和處理的格式，如TIFF、JPEG等。2.對(duì)于文字型檔案，優(yōu)先采用TIFF格式存儲(chǔ)，以保證圖像的清晰度和可編輯性。（二）圖像質(zhì)量1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、偏斜、模糊等現(xiàn)象。2.圖像分辨率應(yīng)符合規(guī)定要求，圖像色彩應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠清晰反映檔案內(nèi)容。（三）數(shù)據(jù)命名1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的命名應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則。2.命名規(guī)則應(yīng)包含項(xiàng)目名稱、檔案類別、文件編號(hào)等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和管理。（四）元數(shù)據(jù)著錄1.按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、來(lái)源、保管期限等基本信息，以及與檔案內(nèi)容相關(guān)的其他信息。（五）數(shù)據(jù)安全1.采取加密、訪問(wèn)控制、防火墻等安全技術(shù)措施，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和傳輸安全。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的科研檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。五、科研檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)功能1.具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能，滿足科研檔案數(shù)字化管理的需要。2.提供靈活的檢索方式，支持按題名、責(zé)任者、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進(jìn)行檢索。3.具備權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.選擇符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可靠性和兼容性。2.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)充分考慮科研檔案數(shù)字化管理的業(yè)務(wù)流程和需求，進(jìn)行合理的功能設(shè)計(jì)和模塊劃分。3.在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)注重與現(xiàn)有科研管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等的集成，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同工作。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.建立系統(tǒng)維護(hù)管理制度，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障和問(wèn)題，保障數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.對(duì)系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，根據(jù)用戶需求和業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能。六、科研檔案數(shù)字化人員管理（一）人員培訓(xùn)1.定期組織科研檔案數(shù)字化工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)、圖像處理軟件使用等方面，確保工作人員熟悉科研檔案數(shù)字化工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（二）人員考核1.建立人員考核制度，對(duì)科研檔案數(shù)字化工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括工作質(zhì)量、工作效率、遵守紀(jì)律等方面，考核結(jié)果作為人員獎(jiǎng)懲和晉升的依據(jù)。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)科研檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育，提高其安全意識(shí)和保密意識(shí)。2.簽訂保密協(xié)議，明確工作人員在科研檔案數(shù)字化工作中的保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)涉及敏感信息的工作人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和管理，防止信息泄露。七、科研檔案數(shù)字化監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立科研檔案數(shù)字化工作監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)科研單位的科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、工作流程規(guī)范情況、數(shù)字化檔案質(zhì)量等方面。（二）檢查方式1.采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，對(duì)科研單位的科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行檢查。2.檢查過(guò)程中可通過(guò)查閱資料、實(shí)地查看、系統(tǒng)測(cè)試等方式，全面了解科研檔案數(shù)字化工作的開展情況。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求科研單位限期整改。