PAGE學生會檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強學生會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學生會工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學生會各部門及全體成員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學生會檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映學生會工作的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門學生會設(shè)立檔案管理辦公室，負責學生會檔案的日常管理工作。檔案管理辦公室設(shè)在學生會秘書處，由秘書長兼任檔案管理員。（二）檔案管理員職責1.負責制定和完善學生會檔案管理制度，并組織實施。2.負責學生會各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。3.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，為學生會各項工作提供服務(wù)。4.負責檔案管理設(shè)備的維護和管理，確保檔案安全。5.負責對學生會各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況。6.負責組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類學生會檔案分為以下幾類：1.綜合類：包括學生會章程、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、重要文件等。2.組織建設(shè)類：包括學生會成員名單、干部任免文件、組織關(guān)系介紹信等。3.活動策劃與實施類：包括各類活動的策劃方案、活動總結(jié)、活動照片、活動視頻等。4.宣傳工作類：包括學生會宣傳資料、海報、新聞稿件、刊物等。5.財務(wù)管理類：包括學生會經(jīng)費預(yù)算、決算、報銷憑證等。6.對外交流類：包括與其他學校、社會組織的交流合作文件、協(xié)議等。7.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年份+類別+流水號”的方式，例如：2023ZH001，表示2023年綜合類檔案第1號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍學生會各部門及全體成員在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、照片、視頻等均應(yīng)收集歸檔。（二）收集時間要求1.各類活動結(jié)束后一周內(nèi)，活動負責人應(yīng)將活動相關(guān)資料整理好后移交檔案管理員。2.學生會各部門應(yīng)在每月底將當月工作中形成的文件、資料等移交檔案管理員。3.其他臨時性工作完成后，相關(guān)人員應(yīng)及時將工作資料移交檔案管理員。（三）整理要求1.檔案管理員應(yīng)按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、日期、來源等。3.檔案應(yīng)按照編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號范圍等信息。4.照片、視頻等非紙質(zhì)檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，并建立相應(yīng)的電子檔案目錄。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理員應(yīng)定期對整理好的檔案進行歸檔，確保檔案的及時入庫。2.歸檔后的檔案應(yīng)按照檔案類別、編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限學生會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：包括學生會章程、重要文件、干部任免文件等。2.長期保管的檔案：包括工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、活動策劃與實施類檔案等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案：包括一般性文件、宣傳資料等，保管期限為3年。（三）保管條件1.檔案管理辦公室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學生會成員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理辦公室查閱。2.外單位人員查閱學生會檔案的，須經(jīng)學生會秘書長批準，并填寫《檔案查閱登記表》。（二）查閱要求1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理辦公室的各項規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還。3.如需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.學生會成員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)學生會秘書長批準，并填寫《檔案借閱登記表》。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期借閱的，須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出檔案管理辦公室。2.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理員，并承擔相應(yīng)的責任。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和完好性，如有問題應(yīng)及時處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織學生會成立檔案鑒定小組，由秘書長擔任組長，各部門負責人為成員。檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀清單》，報學生會秘書長批準。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字，并將銷毀清單存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立學生會檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索查詢：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢。3.檔案借閱管理：在檔案管理信息系統(tǒng)中辦理檔案借閱手續(xù)，實現(xiàn)借閱信息的實時跟蹤和管理。4.檔案統(tǒng)計分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為學生會工作提供決策支持。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔