PAGE江蘇科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)江蘇科研檔案的管理，有效保護(hù)和利用科研檔案信息資源，適應(yīng)科研工作數(shù)字化發(fā)展需求，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范科研檔案數(shù)字化工作流程，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量、安全與長期保存，為科研創(chuàng)新、決策支持、成果轉(zhuǎn)化等提供堅實的信息保障。（二）適用范圍本制度適用于江蘇省內(nèi)各類從事科研活動的單位，包括高等院校、科研院所、企業(yè)研發(fā)機(jī)構(gòu)等，以及與之相關(guān)的科研項目所形成的檔案數(shù)字化管理。（三）基本原則1.真實性原則：科研檔案數(shù)字化應(yīng)忠實于原始檔案內(nèi)容，確保數(shù)字化副本與原件一致，不篡改、不遺漏。2.完整性原則：全面涵蓋科研項目從立項到結(jié)題全過程所形成的各類檔案，保證數(shù)字化檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.準(zhǔn)確性原則：對檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確著錄和數(shù)據(jù)錄入，避免出現(xiàn)錯誤信息，確保數(shù)字化檔案能夠準(zhǔn)確反映科研活動實際情況。4.安全性原則：建立嚴(yán)格的安全防護(hù)體系，保障數(shù)字化檔案在存儲、傳輸和使用過程中的信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被非法篡改。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)字化工作流程、技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案的規(guī)范性和兼容性。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科研檔案數(shù)字化工作計劃與方案，明確工作目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時間節(jié)點。2.組織開展科研檔案數(shù)字化工作的培訓(xùn)與宣傳，提高相關(guān)人員對數(shù)字化工作的認(rèn)識和技能水平。3.負(fù)責(zé)科研檔案數(shù)字化項目的組織實施，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保數(shù)字化工作順利進(jìn)行。4.對數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)，檢查數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，對不符合要求的及時督促整改。5.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲、備份和安全管理，建立健全數(shù)字化檔案存儲體系，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，確保數(shù)據(jù)安全可靠。6.制定數(shù)字化檔案的利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)制等行為，保障科研人員對數(shù)字化檔案的合理利用。（二）科研項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本項目科研檔案的整理和移交工作，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確，并按照規(guī)定的時間和要求提交給檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展科研檔案數(shù)字化工作，提供必要的指導(dǎo)和支持，對數(shù)字化過程中涉及的項目內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)。3.督促本項目組成員配合檔案管理部門做好數(shù)字化檔案的相關(guān)工作，確保項目檔案數(shù)字化工作順利完成。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.提供科研檔案數(shù)字化所需的技術(shù)支持和設(shè)備保障，包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、軟件系統(tǒng)等，確保數(shù)字化工作的硬件環(huán)境穩(wěn)定可靠。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化軟件系統(tǒng)的選型、安裝、調(diào)試和維護(hù)，根據(jù)科研檔案管理需求定制開發(fā)相關(guān)功能模塊，保障數(shù)字化工作的軟件系統(tǒng)高效運行。3.協(xié)助檔案管理部門制定數(shù)字化工作的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，指導(dǎo)檔案管理人員正確使用數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化工作符合技術(shù)要求。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全管理，采取加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障數(shù)字化檔案信息安全。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.科研項目立項階段：包括項目申報書、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.研究過程階段：涵蓋實驗記錄、研究報告、學(xué)術(shù)論文、會議紀(jì)要、測試數(shù)據(jù)、技術(shù)合同等。3.成果驗收階段：有成果鑒定書、驗收報告、專利證書、獲獎證書等。4.其他相關(guān)材料：如科研項目經(jīng)費預(yù)算與決算資料、項目參與人員信息等。（二）收集要求1.科研項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項目研究過程中及時收集和整理各類檔案資料，確保檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案資料應(yīng)使用耐久性好的紙張書寫或打印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可編輯性，并按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，注明文件形成時間、內(nèi)容主題等關(guān)鍵信息。（三）整理原則1.遵循科研項目的研究進(jìn)程和檔案形成規(guī)律，按照項目類別、時間順序等進(jìn)行分類整理。2.同一項目的檔案應(yīng)集中整理，不同項目的檔案不得混淆。3.對每份檔案進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，明確檔案的題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和利用。四、數(shù)字化流程（一）掃描1.根據(jù)檔案的載體類型、紙張質(zhì)量、幅面大小等選擇合適的掃描設(shè)備和掃描方式。對于紙質(zhì)檔案，優(yōu)先采用彩色掃描，確保檔案內(nèi)容的原貌呈現(xiàn)；對于大幅面檔案，可采用大幅面掃描儀或拼接掃描技術(shù)進(jìn)行處理。2.掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證圖像清晰可讀。對于文字較小、線條較細(xì)的檔案，可適當(dāng)提高分辨率。3.掃描過程中要確保圖像完整、清晰，無黑邊、白邊、模糊、偏色等現(xiàn)象。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏、去污、裁剪等預(yù)處理，保證圖像質(zhì)量符合要求。（二）圖像處理1.對掃描后的圖像進(jìn)行進(jìn)一步處理，包括去噪點、去模糊、銳化、色彩調(diào)整等，以提高圖像的清晰度和可讀性。2.對于圖像中存在的文字不清晰、字跡褪色等問題，可采用圖像處理軟件進(jìn)行文字修復(fù)和補(bǔ)充，確保文字內(nèi)容完整準(zhǔn)確。3.對圖像進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為TIFF、JPEG2000等通用格式，便于后續(xù)管理和利用。（三）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案目錄清單，對數(shù)字化圖像進(jìn)行著錄，錄入檔案的題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限等信息，建立準(zhǔn)確的索引數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)雙人錄入或進(jìn)行錄入核對，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。錄入過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定的字段格式和錄入要求進(jìn)行操作，避免出現(xiàn)錯誤信息。3.對于圖像中的文字信息，可采用OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)進(jìn)行識別轉(zhuǎn)換，提高數(shù)據(jù)錄入效率，但OCR識別結(jié)果需進(jìn)行人工校對，確保文字識別的準(zhǔn)確性。（四）掛接與存儲1.將圖像處理后的數(shù)字化圖像與錄入的索引數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，形成完整的數(shù)字化檔案記錄。掛接后的數(shù)字化檔案應(yīng)能夠通過索引數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確地查詢到對應(yīng)的圖像文件。2.建立數(shù)字化檔案存儲體系，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備對數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.按照檔案的類別、年度、項目等進(jìn)行分類存儲，建立清晰的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于檔案的管理和檢索。同時，為每份數(shù)字化檔案建立唯一的標(biāo)識符，確保檔案的可追溯性。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)字化圖像應(yīng)清晰、完整，圖像分辨率不低于300dpi，色彩還原準(zhǔn)確，無明顯失真。2.數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，索引數(shù)據(jù)庫中的字段信息與原始檔案一致，無錯錄、漏錄現(xiàn)象。3.數(shù)字化檔案的掛接準(zhǔn)確，能夠通過索引數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確地訪問到對應(yīng)的圖像文件，圖像與數(shù)據(jù)的一致性得到保證。（二）質(zhì)量檢查1.建立質(zhì)量檢查制度，定期對數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于數(shù)字化檔案總量的[X]%。2.質(zhì)量檢查內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、掛接情況等。檢查人員應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，填寫質(zhì)量檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄并反饋。3.對于質(zhì)量不符合要求的數(shù)字化檔案，應(yīng)及時進(jìn)行整改，重新掃描、錄入或掛接，直至質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)為止。（三）驗收1.數(shù)字化項目完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括項目完成情況、質(zhì)量控制情況、安全管理情況等。2.驗收人員應(yīng)根據(jù)項目合同要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)范進(jìn)行驗收，出具驗收報告。驗收報告應(yīng)明確項目是否通過驗收，對存在的問題提出整改意見和建議。3.對于驗收不合格的數(shù)字化項目，應(yīng)責(zé)令項目承擔(dān)單位限期整改，整改完成后重新進(jìn)行驗收，直至驗收合格為止。六、安全管理（一）數(shù)據(jù)安全1.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在與生產(chǎn)數(shù)據(jù)不同的物理位置，如異地存儲或采用磁帶備份等方式，確保數(shù)據(jù)在遭受自然災(zāi)害、硬件故障等意外情況時能夠及時恢復(fù)。2.對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，采用先進(jìn)的加密算法對存儲和傳輸過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.嚴(yán)格控制對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）系統(tǒng)安全1.加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.定期對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的安全隱患。3.建立系統(tǒng)安全審計機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審計，跟蹤和分析系統(tǒng)操作行為，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。（三）人員安全1.對參與科研檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，使其熟悉數(shù)字化檔案安全管理規(guī)定和操作規(guī)程。2.與數(shù)字化檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其在數(shù)據(jù)安全方面的責(zé)任和義務(wù)，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。3.加強(qiáng)對數(shù)字化工作場所的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保工作場所的安全和秩序。七、利用與服務(wù)（一）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，科研人員可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞等信息，快速查詢所需的科研檔案數(shù)字化副本。2.支持檔案借閱和復(fù)制功能，科研人員因工作需要可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后借閱數(shù)字化檔案；對于需要復(fù)制的檔案，可根據(jù)實際情況提供紙質(zhì)或電子副本。3.開展檔案專題檢索和分析服務(wù)，根據(jù)科研項目需求，對相關(guān)數(shù)字化檔案進(jìn)行專題檢索和分析，為科研決策、項目申報、成果評價等提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。（二）利用流程1.用戶申請：科研人員向檔案管理部門提交檔案利用申請，注明利用目的、所需檔案內(nèi)容等信息。2.審核批準(zhǔn)：檔案管理部門對用戶申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的保密級別和利用規(guī)定，決定是否批準(zhǔn)申請。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.提供服務(wù)：審核通過后，檔案管理部門按照用戶要求提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)，如在線查詢、借閱、復(fù)制等，并做好相關(guān)記錄。4.歸還與注銷：借閱的數(shù)字化檔案使用完畢后，用戶應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。（三）服務(wù)保障1.建立完善的