PAGE企業(yè)檔案室規(guī)章制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。6.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。7.參與企業(yè)重大活動和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。8.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照企業(yè)檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷毀或涂改檔案。5.在各項(xiàng)工作中，注意收集和積累檔案資料，積極配合檔案室做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律和各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案庫房的安全狀況，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。5.積極為檔案查閱、利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。7.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，及時錄入和更新檔案信息，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。8.協(xié)助有關(guān)部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，包括但不限于以下幾類：行政管理類：企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，會議紀(jì)要，工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，財務(wù)報表等。經(jīng)營管理類：市場調(diào)研報告，營銷策劃方案，合同協(xié)議，招投標(biāo)文件，客戶資料，產(chǎn)品研發(fā)資料等。生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品設(shè)計圖紙，工藝文件，生產(chǎn)記錄，質(zhì)量檢驗(yàn)報告，設(shè)備檔案等?；窘ㄔO(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報告，設(shè)計文件，施工圖紙，竣工驗(yàn)收報告等。科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書，研究報告，實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，成果鑒定材料等。聲像檔案類：企業(yè)重大活動照片、錄像，領(lǐng)導(dǎo)視察影像資料，產(chǎn)品宣傳視頻等。2.各部門應(yīng)按照上述收集范圍，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案資料，并定期移交檔案室。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改或遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般可分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、聲像檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置二級及以下類目。2.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號方法可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等多級編號方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案室歸檔。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、編目清晰、裝訂整齊。2.檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映企業(yè)一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對企業(yè)有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（四）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜架上，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱企業(yè)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱企業(yè)檔案，應(yīng)提前向企業(yè)提出查閱申請，并提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。3.檔案室應(yīng)按照查閱申請表或查閱申請的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等內(nèi)容。（三）借閱手續(xù)1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱企業(yè)檔案，應(yīng)按照查閱手續(xù)的要求辦理申請和批準(zhǔn)手續(xù)，并與檔案室簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任等事項(xiàng)。3.檔案室應(yīng)按照借閱申請表或借閱協(xié)議的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好借閱登記工作。借閱登記應(yīng)包括借閱日期、借閱人姓名、所在單位、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、銷毀檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案室辦理延期手續(xù)。（四）查閱、借閱限制1.涉及企業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，未經(jīng)企業(yè)授權(quán)，不得查閱和借閱。2.查閱、借閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確定其是否仍具有保存價值。3.鑒定檔案時，應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，判斷其價值大小。（三）鑒定程序1.初步審查：檔案管理人員對擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出初步鑒定意見。2.小組審議：檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進(jìn)行審議，形成鑒定結(jié)論。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：鑒定結(jié)論報企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的掃描圖像與檔案數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)