PAGE救助管理站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救助管理站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在救助工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于救助管理站在開展救助工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則救助管理站檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映救助管理站的工作實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集、整理救助管理站在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及個人隱私、敏感信息等檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善救助管理站檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的正常開展。3.對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.參與檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案資料的有序存放。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，做好檔案的保管和保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、盤點等工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。5.參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案管理效率。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在救助工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，提供必要的協(xié)助。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.救助管理站在開展救助工作過程中形成的各類文件，包括上級文件、內(nèi)部文件、會議文件等。2.救助對象的基本信息、救助申請材料、救助審批文件、救助記錄等。3.救助管理站的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.救助工作中的照片、視頻、音頻等資料。5.其他與救助管理工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件資料的類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.對同一類文件資料應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列，編目編號，確保條理清晰。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、救助業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類等類別。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行審核和歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，確保檔案的質(zhì)量。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.永久保管反映救助管理站主要職能活動和歷史面貌的，對救助工作有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，分別設(shè)定30年、10年等不同的保管期限。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（四）檔案清查與盤點1.定期清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.不定期盤點根據(jù)實際情況，對重點檔案或有疑問的檔案進(jìn)行不定期盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。3.清查與盤點記錄對檔案清查與盤點的情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案數(shù)量、狀況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，記錄應(yīng)妥善保存。五、檔案的利用（一）利用范圍1.救助管理站內(nèi)部工作人員為開展救助工作、查閱歷史資料等需要利用檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位及其他有關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、社會組織等因依法履行職責(zé)需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并確保檔案的安全。3.復(fù)制根據(jù)檔案利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件，但應(yīng)注明復(fù)制出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.內(nèi)部人員查閱檔案由所在部門負(fù)責(zé)人審批，填寫查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門同意后，方可查閱。2.外部單位查閱檔案應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)救助管理站分管領(lǐng)導(dǎo)審批，填寫查閱申請表，檔案管理部門審核后，安排專人陪同查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案應(yīng)按照司法程序辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)救助管理站主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，檔案管理部門按照要求提供檔案。（四）利用登記對檔案的利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等信息，登記記錄應(yīng)妥善保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合救助管理站的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其價值和保管期限。2.綜合評估法結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，報救助管理站分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的救助管理站檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備、存儲設(shè)備等信息化設(shè)施，確保檔案信息化管理工作的正常開展。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，符合檔案管理要求。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行分類、錄入、存儲、檢索等管理，實現(xiàn)檔案信息的共享和利用。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保電子檔案的規(guī)范性。2.建立電子檔案的元數(shù)據(jù)管理制度，對電子檔案的形成、傳輸、存儲等過程中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和管