PAGE行政部檔案精益管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部各類檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報告、會議紀(jì)要、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動和業(yè)務(wù)往來，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案資料，保證檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)清晰，表述規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。5.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制查閱和使用范圍。6.便利性原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、保管、查閱、借閱等。4.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的完整和安全。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部和外部提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定做好登記和審批工作。7.對違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交行政部集中管理。3.配合行政部做好檔案的清查、盤點和信息化建設(shè)等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等。3.建立檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱等情況。4.做好檔案的安全保密工作，定期檢查檔案存儲環(huán)境，確保檔案實體安全和信息安全。5.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.協(xié)助行政部負(fù)責(zé)人做好檔案管理制度的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.報告報表，如財務(wù)報告、業(yè)務(wù)報告、統(tǒng)計報表等。4.會議紀(jì)要，包括公司例會、專題會議、項目會議等會議記錄。5.人事檔案，涵蓋員工入職資料、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪資福利等相關(guān)材料。6.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。7.項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目文檔、驗收報告等。8.其他具有保存價值的資料，如公司榮譽(yù)證書、宣傳資料、客戶資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。例如，可分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。編號方式可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等。3.裝訂：對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，確保文件牢固、平整。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案歸檔與存儲（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交行政部進(jìn)行歸檔。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.行政部對接收的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。對于不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照分類編號建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與紙質(zhì)檔案對應(yīng)，便于查找和管理。3.聲像檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照類別和時間順序整理，并進(jìn)行數(shù)字化存儲。存儲方式可參照電子檔案的要求進(jìn)行。（三）存儲環(huán)境管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.控制庫房溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.安裝防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部辦理查閱手續(xù)。2.行政部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。3.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批，查閱人員應(yīng)簽署保密承諾書。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還行政部，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，報行政部負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。（三）外部查閱與借閱1.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和行政部負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.外部單位或個人借閱公司檔案，應(yīng)按照公司對外提供檔案的相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.行政部應(yīng)按照審批意見，為外部單位或個人提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好登記和記錄工作。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值與公司實際需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由行政部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性、完整性等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對于已失去保存價值的檔案，可予以銷毀。保存價值的判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保存：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保存。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保存：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保存。保存期限一般為[X]年。如一般性業(yè)務(wù)文件、年度報告、中期財務(wù)報表等。3.短期保存：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，可短期保存。保存期限一般為[X]年。如臨時性文件、一般性會議記錄等。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)及時將檔案銷毀清單歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理的各項業(yè)務(wù)流程。2.對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定制化開發(fā)，根據(jù)公司檔案分類體系和管理要求，設(shè)置相應(yīng)的模塊和功能，如檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。4.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時能夠及時采取措施，減少損失。（四）信息化培訓(xùn)與應(yīng)用1.組織檔案管理人員和相關(guān)部門人員參加檔案信息化培訓(xùn)，使其熟悉檔案信息化管理系統(tǒng)的操作流程和功能應(yīng)用。2.鼓勵公司員工積極利用檔案信息化管理系統(tǒng)查詢和利用檔案信息，提高工作效率。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行評估和優(yōu)化，根據(jù)實際需求不斷完善系統(tǒng)功能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)