PAGE電力協(xié)會(huì)檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電力協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)、所屬各單位以及協(xié)會(huì)舉辦的各類(lèi)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指電力協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理的原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，便于社會(huì)利用和內(nèi)部工作查考。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善電力協(xié)會(huì)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)及所屬單位的各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)所屬單位檔案業(yè)務(wù)工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與協(xié)會(huì)重大活動(dòng)檔案的收集、整理和歸檔工作。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門(mén)及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位文件材料的形成、積累和整理工作，確保歸檔文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料，并辦理交接手續(xù)。3.配合綜合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位檔案管理的日常工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本協(xié)會(huì)工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.協(xié)會(huì)召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.協(xié)會(huì)制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。4.協(xié)會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件、資料、報(bào)表、合同等。5.協(xié)會(huì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。6.協(xié)會(huì)財(cái)產(chǎn)、物資管理方面的文件材料。7.協(xié)會(huì)與有關(guān)單位的來(lái)往信函、協(xié)議、合同等。8.協(xié)會(huì)舉辦各類(lèi)活動(dòng)的文件、照片、錄像等資料。9.協(xié)會(huì)干部職工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)及所屬單位應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，按照歸檔要求進(jìn)行整理。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或修復(fù)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類(lèi)科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理立卷。4.電子檔案按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)具備專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。3.設(shè)立檔案查閱室、辦公室等，為檔案管理和利用提供必要的條件。（二）檔案裝具1.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，符合檔案存放要求。2.檔案盒應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格，材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)等項(xiàng)目。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合電力協(xié)會(huì)的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考同類(lèi)檔案的歷史利用情況，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映協(xié)會(huì)短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀完畢后，應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。5.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷(xiāo)毀等情況。2.檔案的數(shù)量、種類(lèi)、保管期限等情況。3.檔案的利用情況，包括查閱人次、查閱卷次等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障檔案利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密規(guī)定，確保檔案信息安全。3.方便利用，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本協(xié)會(huì)相關(guān)的檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)協(xié)會(huì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立電力協(xié)會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范整理，按照檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢(xún)功能：提供多種檢索方式，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行登記和管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。5.安全管理功能：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息安全。（四）