PAGExx學(xué)院檔案管理規(guī)章制度匯編總則目的為加強(qiáng)XX學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度匯編。適用范圍本匯編適用于XX學(xué)院各部門(mén)、各單位以及全體教職員工和學(xué)生?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作的歷史面貌和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，涵蓋學(xué)院工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)院各類(lèi)檔案，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用檔案資料。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、各單位的檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)院各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為學(xué)院各部門(mén)和師生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程。檔案的分類(lèi)與編號(hào)分類(lèi)學(xué)院檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、人事、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)設(shè)備、基建、外事、聲像、實(shí)物等十二大類(lèi)。編號(hào)各類(lèi)檔案按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)規(guī)則如下：1.大類(lèi)代碼：采用兩位數(shù)字表示，如黨群類(lèi)為“01”，行政類(lèi)為“02”等。2.屬類(lèi)代碼：在大類(lèi)代碼后加一位數(shù)字表示，如黨群類(lèi)中的組織工作為“011”，宣傳工作為“012”等。3.案卷編號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。檔案的收集與歸檔收集范圍1.黨群類(lèi)：包括學(xué)院黨組織的各類(lèi)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.行政類(lèi)：學(xué)院行政工作的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。3.教學(xué)類(lèi)：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。4.科研類(lèi)：科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、論文、著作、科研成果鑒定材料等。5.學(xué)生類(lèi)：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。6.人事類(lèi)：教職工人事檔案、招聘材料、考核材料、職稱評(píng)審材料等。7.財(cái)務(wù)類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.資產(chǎn)設(shè)備類(lèi)：資產(chǎn)設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)等。9.基建類(lèi)：基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收材料等。10.外事類(lèi)：外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同、出訪報(bào)告等。11.聲像類(lèi)：照片、錄音、錄像等。12.實(shí)物類(lèi)：學(xué)院獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。歸檔要求1.各部門(mén)、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，編制目錄，填寫(xiě)備考表。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行整理和編目。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來(lái)源、日期等信息，并妥善保管。檔案的整理與編目整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的管理和利用。整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)方案，將歸檔的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.組卷：將同一類(lèi)別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.編頁(yè)號(hào)：對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。4.編目：編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。編目要求1.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)打印或用鋼筆填寫(xiě)，字跡工整，內(nèi)容準(zhǔn)確。2.備考表應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)文件的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等信息。3.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案總目錄，總目錄應(yīng)包括檔案類(lèi)別、案卷編號(hào)、題名、保管期限等內(nèi)容。檔案的保管與保護(hù)保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是對(duì)學(xué)院具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)院工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.采用現(xiàn)代化技術(shù)手段，如數(shù)字化存儲(chǔ)等，對(duì)檔案進(jìn)行保護(hù)和管理。檔案的鑒定與銷(xiāo)毀鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案是否仍有保存價(jià)值。鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)代表組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值。2.綜合分析法：結(jié)合學(xué)院的歷史發(fā)展、工作重點(diǎn)、利用需求等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。檔案的利用與借閱利用范圍及方式1.利用范圍：學(xué)院教職員工、學(xué)生及其他因工作需要查閱檔案的單位和個(gè)人。2.利用方式：檔案查閱采用現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)制等方式。借閱手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。利用要求1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制。檔案的統(tǒng)計(jì)與移交統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案