PAGE檔案室資料分級管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室資料的管理，確保資料的安全性、完整性和可利用性，提高工作效率，特制定本分級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案室資料的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、技術(shù)資料等各類紙質(zhì)和電子資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理活動合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)資料的重要性、機(jī)密性和使用頻率等因素，對資料進(jìn)行分級，實(shí)施不同級別的管理措施。3.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞，確保資料的安全性和保密性。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，合理設(shè)置資料的查閱、借閱流程，方便員工合理利用資料，提高工作效率。二、資料分級標(biāo)準(zhǔn)（一）一級資料1.定義：涉及公司/組織核心機(jī)密、重大利益或具有重要戰(zhàn)略意義的資料。2.范圍：公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告等重要決策文件。尚未公開的重大投資項(xiàng)目、并購重組方案等商業(yè)秘密資料。涉及國家機(jī)密或公司/組織高度敏感信息的文件，如國家安全相關(guān)資料、重要客戶隱私信息等。公司/組織的核心技術(shù)資料、專利文件等知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料。3.標(biāo)識：在資料封面加蓋“一級機(jī)密”紅色印章，并在資料編號后標(biāo)注“[一級]”字樣。（二）二級資料1.定義：對公司/組織運(yùn)營有重要影響，涉及一定范圍的業(yè)務(wù)機(jī)密或關(guān)鍵信息的資料。2.范圍：部門年度工作計(jì)劃、總結(jié)，重要業(yè)務(wù)流程文檔等。重要合同、協(xié)議，包括與大客戶簽訂的長期合作合同、重大采購合同等。財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等重要財(cái)務(wù)文件，但不包括年度預(yù)決算報(bào)告。市場調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析資料等對公司/組織市場決策有重要參考價值的文件。3.標(biāo)識：在資料封面加蓋“二級機(jī)密”藍(lán)色印章，并在資料編號后標(biāo)注“[二級]”字樣。（三）三級資料1.定義：一般性的業(yè)務(wù)資料，對公司/組織日常運(yùn)營有一定參考作用，但不屬于核心機(jī)密或關(guān)鍵信息的資料。2.范圍：一般性的工作文件、通知、通報(bào)等。普通合同、協(xié)議，如日常辦公用品采購合同、短期服務(wù)合同等。一般性的技術(shù)文檔、操作手冊等。員工考勤記錄、工資表等人事資料，但涉及員工隱私的關(guān)鍵信息除外。3.標(biāo)識：在資料封面加蓋“三級資料”綠色印章，并在資料編號后標(biāo)注“[三級]”字樣。（四）四級資料1.定義：公開性資料或僅供參考的一般性資料，對公司/組織的重要性較低。2.范圍：已公開的行業(yè)新聞報(bào)道、政策法規(guī)文件等。公司/組織向外發(fā)布的宣傳資料、產(chǎn)品說明書等。一般性的培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)資料等。公司/組織內(nèi)部的會議紀(jì)要，但不涉及重要決策或機(jī)密信息的除外。3.標(biāo)識：在資料封面加蓋“四級公開”黃色印章，并在資料編號后標(biāo)注“[四級]”字樣。三、資料管理職責(zé)（一）檔案室管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室資料分級管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)資料的分類、編號、歸檔、存儲等日常管理工作。3.建立資料管理臺賬，記錄資料的名稱、編號、分級、存放位置、借閱情況等信息。4.負(fù)責(zé)資料的安全保管，確保資料存儲環(huán)境符合要求，防止資料損壞、丟失或泄露。5.按照規(guī)定的流程，辦理資料的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。6.定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（二）資料產(chǎn)生部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生資料的收集、整理和初步分類，并及時移交檔案室。2.對本部門保管的資料進(jìn)行定期清理，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程向檔案室查閱、借閱資料，并在使用完畢后及時歸還。4.協(xié)助檔案室管理部門做好資料的安全保密工作，對涉及本部門的資料保密事項(xiàng)負(fù)責(zé)。（三）資料使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守資料分級管理制度，按照規(guī)定的權(quán)限查閱、借閱資料。2.妥善保管所查閱、借閱的資料，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露或用于非工作目的。3.使用完畢后，及時將資料歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。4.發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，及時向檔案室管理部門報(bào)告。四、資料歸檔與存儲（一）歸檔要求1.資料產(chǎn)生部門應(yīng)在資料形成后及時進(jìn)行整理，確保資料內(nèi)容完整、清晰、準(zhǔn)確。2.按照資料分級標(biāo)準(zhǔn)對資料進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。3.資料應(yīng)附帶詳細(xì)的目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。4.歸檔的資料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和載體，如紙質(zhì)資料應(yīng)使用A4紙張打印或復(fù)印，電子資料應(yīng)存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名。（二）存儲方式1.紙質(zhì)資料：一級資料應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或檔案庫中，實(shí)行專人專管。二級資料應(yīng)存放在有防盜、防火、防潮設(shè)施的檔案柜中。三級資料和四級資料可存放在普通檔案柜中，但應(yīng)按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子資料：一級資料應(yīng)存儲在加密的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。二級資料應(yīng)存儲在有備份機(jī)制的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，同時進(jìn)行定期備份。三級資料和四級資料可存儲在普通的存儲設(shè)備上，但應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立索引目錄。（三）存儲環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保資料的安全存儲。3.電子資料存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、資料查閱與借閱（一）查閱流程1.填寫申請表：使用人員如需查閱資料，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息。2.審批：申請表應(yīng)提交給資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審批。一級資料的查閱申請需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批；二級資料的查閱申請需經(jīng)部門主管審批；三級資料的查閱申請由部門負(fù)責(zé)人審批；四級資料的查閱申請可由部門內(nèi)部授權(quán)人員審批。3.查閱：審批通過后，使用人員憑申請表到檔案室查閱資料。檔案室管理人員應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保資料不被擅自復(fù)制或泄露。4.登記：查閱完畢后，檔案室管理人員應(yīng)在《資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱資料名稱等信息。（二）借閱流程1.填寫申請表：使用人員如需借閱資料，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.審批：申請表應(yīng)提交給資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審批。一級資料的借閱申請需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批；二級資料的借閱申請需經(jīng)部門主管審批；三級資料的借閱申請由部門負(fù)責(zé)人審批；四級資料的借閱申請可由部門內(nèi)部授權(quán)人員審批。3.簽訂借閱協(xié)議：審批通過后，借閱人員應(yīng)與檔案室管理人員簽訂《資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。4.借閱：借閱人員憑借閱協(xié)議到檔案室領(lǐng)取資料。檔案室管理人員應(yīng)在《資料借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人員、借閱資料名稱、借閱期限等信息。5.歸還：借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前將資料歸還檔案室。檔案室管理人員應(yīng)檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照協(xié)議追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，需對資料進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)按照資料分級管理規(guī)定進(jìn)行審批。一級資料原則上不允許復(fù)制，如有特殊情況，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；二級資料的復(fù)制需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)；三級資料的復(fù)制由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；四級資料的復(fù)制可由部門內(nèi)部授權(quán)人員批準(zhǔn)。2.如需將資料帶出檔案室查閱或使用，應(yīng)按照借閱流程辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。帶出檔案室的資料應(yīng)妥善保管，防止丟失或損壞。六、資料保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案室管理人員和資料使用人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對涉及機(jī)密的資料，在存儲、傳輸、使用過程中應(yīng)采取加密措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)格限制資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸和使用機(jī)密資料。4.在檔案室設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案室管理人員應(yīng)定期更換密碼，確保安全。（二）安全管理1.建立健全檔案室安全管理制度，加強(qiáng)對檔案室的日常安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施正常運(yùn)行。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保資料的安全。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對電子資料進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復(fù)，保證資料的完整性和可用性。七、資料清理與銷毀（一）清理原則1.定期對檔案室資料進(jìn)行清理，確保資料的時效性和準(zhǔn)確性。2.清理工作應(yīng)遵循“留舊不留新、留主不留副、留重不留輕”的原則，即保留重要的、有價值的舊資料，清理無用的新資料；保留主要資料，清理次要資料；保留重要的、關(guān)鍵的資料，清理一般性的、無關(guān)緊要的資料。（二）清理流程1.制定清理計(jì)劃：檔案室管理部門應(yīng)每年制定資料清理計(jì)劃，明確清理的范圍、時間、責(zé)任人等。2.初步篩選：根據(jù)清理計(jì)劃，對資料進(jìn)行初步篩選，確定需要清理的資料清單。3.審核：資料清理清單應(yīng)提交給資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審核，確保清理工作的準(zhǔn)確性和合理性。4.清理：審核通過后，檔案室管理人員按照清理清單對資料進(jìn)行清理，將無用的資料進(jìn)行分類存放。（三）銷毀流程1.填寫申請表：對于需要銷毀的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：申請表應(yīng)提交給資料產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)授權(quán)人員進(jìn)行審批。一級資料的銷毀申請需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批；二級資料的銷毀申請需經(jīng)部門主管審批；三級資料的銷毀申請由部門負(fù)責(zé)人審批；四級資料的銷毀申請可由部門內(nèi)部授權(quán)人員審批。3.銷毀方式：對于紙質(zhì)資料，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子資料，可采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、銷毀人員、銷毀方式等。4.監(jiān)銷：重要資料的銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室管理部門應(yīng)定期對資料分級管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對檔案室資料管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查制度的執(zhí)行情況、資料的安全性和完整性等。（二）