PAGE弱電檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司弱電檔案的管理，確保弱電檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮弱電檔案在公司運(yùn)營、維護(hù)、升級及管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與弱電系統(tǒng)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于弱電系統(tǒng)的設(shè)計(jì)圖紙、施工文檔、設(shè)備資料、運(yùn)行維護(hù)記錄、故障處理報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：弱電檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映弱電系統(tǒng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假記錄和偽造檔案。3.完整性原則：涵蓋弱電系統(tǒng)從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到運(yùn)行維護(hù)全過程的各類文件資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則：對于涉及公司機(jī)密的弱電檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善弱電檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.接收、整理、分類、編目、存儲和保管弱電檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.定期對弱電檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對，確保檔案的安全和完整。4.為公司各部門提供弱電檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)組織對到期或失去保存價(jià)值的弱電檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）弱電系統(tǒng)建設(shè)部門職責(zé)1.在弱電系統(tǒng)建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔各類項(xiàng)目文件資料，確保文件資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在項(xiàng)目驗(yàn)收前，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查自糾，確保檔案符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（三）弱電系統(tǒng)運(yùn)維部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)弱電系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)檔案，詳細(xì)記錄系統(tǒng)的日常巡檢、故障處理、維修保養(yǎng)等情況。2.定期將運(yùn)行維護(hù)檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案的整理和歸檔工作。3.在進(jìn)行弱電系統(tǒng)升級、改造等工作時(shí)，負(fù)責(zé)收集和整理相關(guān)的技術(shù)文檔和變更記錄，并及時(shí)移交檔案管理部門。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與弱電系統(tǒng)相關(guān)文件資料的收集、整理和保管工作，并定期移交至檔案管理部門。2.在查閱、借閱弱電檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.弱電系統(tǒng)規(guī)劃階段的文件，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、規(guī)劃方案、需求分析報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)階段的文件，如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)交底記錄等。3.施工階段的文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備材料清單及質(zhì)量證明文件等。4.設(shè)備采購文件，包括設(shè)備選型報(bào)告、采購合同、設(shè)備到貨驗(yàn)收記錄等。5.系統(tǒng)調(diào)試與驗(yàn)收文件，如調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告、測試數(shù)據(jù)等。6.運(yùn)行維護(hù)文件，包含日常巡檢記錄、故障處理報(bào)告、維修保養(yǎng)計(jì)劃及記錄、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。7.弱電系統(tǒng)升級、改造文件，如升級改造方案、技術(shù)文檔、變更記錄等。8.與弱電系統(tǒng)相關(guān)的其他文件，如會議紀(jì)要、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門產(chǎn)生的弱電檔案，并確保檔案的原始性和完整性。2.對于外來文件，如設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)備供應(yīng)商提供的技術(shù)資料等，應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行登記，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.收集的弱電檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或打印。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的弱電檔案進(jìn)行分類整理，按照弱電系統(tǒng)的類別、形成時(shí)間、項(xiàng)目階段等進(jìn)行劃分。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.對于圖紙類檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊、裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在圖紙上加蓋檔案章。四、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔要求1.弱電檔案應(yīng)按照年度、項(xiàng)目或類別進(jìn)行歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺漏應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或說明原因。3.檔案管理部門應(yīng)定期對歸檔的弱電檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和借閱。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類編目，方便檢索和查詢。3.存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱弱電檔案時(shí)，應(yīng)填寫《弱電檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《弱電檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱弱電檔案的，應(yīng)填寫《弱電檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無問題，在《弱電檔案借閱登記表》上注明歸還日期。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對弱電檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立弱電檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、弱電系統(tǒng)建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、運(yùn)維部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對弱電檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：反映公司弱電系統(tǒng)建設(shè)和發(fā)展歷程，具有重要?dú)v史價(jià)值和長期利用價(jià)值的檔案，如公司弱電系統(tǒng)整體規(guī)劃方案、重大項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙和技術(shù)資料等。2.長期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對公司弱電系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、管理決策等有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定失去保存價(jià)值的弱電檔案，由檔案管理部門編制《弱電檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.《弱電檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀弱電檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的弱電檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確保密級別和保密期限。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過程中，應(yīng)對查閱人員進(jìn)行保密提醒。3.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止電子檔案被非法獲取或篡改。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案存儲場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期