PAGE部門檔案室管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案室的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門檔案室負(fù)責(zé)集中管理本部門的各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是真實反映本部門各項工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案的收集、整理應(yīng)全面、完整，涵蓋本部門工作的各個方面和環(huán)節(jié)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：檔案的整理、分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和查閱，以滿足本部門各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置本部門設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本部門檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作，及時催還借出的檔案。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.對本部門各科室的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，確保檔案工作的質(zhì)量。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度,不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理的信息化水平。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本部門工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本部門形成的各類文件、報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、會議記錄、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)檔案等。3.本部門在各項工作活動中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等特殊載體檔案。4.下級單位報送的重要文件、資料及工作匯報等。（二）檔案收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)進(jìn)行保存。4.特殊載體檔案的收集，應(yīng)確保其質(zhì)量和完整性，及時進(jìn)行整理和歸檔。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于保管和檢索，有利于檔案的數(shù)字化管理。（四）檔案整理方法1.文書檔案的整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)項目。2.業(yè)務(wù)檔案的整理：根據(jù)業(yè)務(wù)工作的特點和檔案管理的要求，制定相應(yīng)的分類方案，對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.特殊載體檔案的整理：照片檔案應(yīng)按照片內(nèi)容、時間順序進(jìn)行編號，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，并配以文字說明；錄音、錄像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時間順序進(jìn)行編號，注明錄制時間、地點、人物、主題等，并填寫詳細(xì)的文字說明；電子文件應(yīng)按照其來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名和編號。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作的實際情況，在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時歸檔。3.特殊載體檔案應(yīng)在形成后及時整理歸檔。（二）檔案歸檔程序1.各科室檔案管理人員對收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.將審核后的檔案移交至部門檔案室，檔案室管理人員進(jìn)行再次審核，并辦理交接手續(xù)。3.檔案室管理人員按照檔案整理方法對歸檔檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，編制檔案目錄和檢索工具。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的，對本部門、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是反映本部門一般工作活動，在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案列為定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（四）檔案保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案實體安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本部門內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本部門檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱本部門檔案，須按照有關(guān)法律法規(guī)辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案利用方式1.查閱：本部門內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案室進(jìn)行查閱；外單位查閱檔案，須提前提交查閱申請，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案室管理人員提供查閱服務(wù)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。（四）檔案利用保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.在查閱檔案時，如需摘抄、復(fù)印檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案室管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)禁對外泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案室管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員為成員。負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用價值等因素進(jìn)行綜合評估。2.對已過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行長期保管，不得擅自銷毀。（三）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀。2.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點進(jìn)行銷毀，確保檔案信息徹底消除。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案資料進(jìn)行永久保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）檔案數(shù)字化工作要求1.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案整理方法對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.將數(shù)字化檔案存儲到專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件編號、題名、日期、保管期限等。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、催還等流程的信息化管理。4.檔案統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案