PAGE檔案室收集歸檔制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本收集歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理、歸檔和管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立檔案室，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，反映公司/組織工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。4.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)及時(shí)將形成后的文件材料移交檔案室歸檔，避免積壓和延誤。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、檔案收集范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等。4.會(huì)議紀(jì)要、記錄、通知等文件。5.人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、折舊記錄等。8.行政事務(wù)文件，如辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄、房屋租賃合同等。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、分析預(yù)測(cè)報(bào)告等。2.銷售合同、訂單、客戶資料等。3.產(chǎn)品研發(fā)資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、測(cè)試報(bào)告等。4.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、進(jìn)貨驗(yàn)收記錄等。6.物流運(yùn)輸記錄，包括發(fā)貨單、運(yùn)單、收貨回執(zhí)等。7.售后服務(wù)記錄，包括客戶投訴處理、維修記錄等。（三）項(xiàng)目管理類1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等。2.項(xiàng)目合同、協(xié)議，包括與客戶、合作伙伴簽訂的各類合同。3.項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、階段總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.項(xiàng)目文檔，如項(xiàng)目策劃書、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目變更記錄等。（四）其他類1.上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、通知、指示等。2.行業(yè)協(xié)會(huì)、社團(tuán)組織的文件、資料。3.對(duì)外交流合作的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。4.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等相關(guān)材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案收集要求（一）文件材料的齊全性各部門應(yīng)確保所形成的文件材料齊全完整，不得遺漏重要信息。對(duì)于同一事項(xiàng)的相關(guān)文件，應(yīng)一并收集歸檔，包括請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文、合同正副本等。（二）文件材料的真實(shí)性文件材料應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改文件內(nèi)容。如有虛假文件進(jìn)入檔案，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）文件材料的規(guī)范性1.文件格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的規(guī)定，如紙張大小、字體、排版等。2.文件內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可編輯性。（四）文件材料的時(shí)效性各部門應(yīng)及時(shí)將形成后的文件材料移交檔案室歸檔，一般應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成移交。對(duì)于時(shí)效性較強(qiáng)的文件，如緊急通知、重要合同等，應(yīng)立即移交。四、檔案收集程序（一）部門整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理工作，按照檔案收集范圍的要求，對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行分類、整理。2.整理后的文件材料應(yīng)按照年度、類別、保管期限等進(jìn)行排列，并編制文件目錄。（二）部門移交1.各部門整理完畢后，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將整理好的檔案連同《檔案移交清單》一并移交至檔案室。（三）檔案室接收1.檔案室收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的齊全性、真實(shí)性、規(guī)范性和時(shí)效性。2.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)文件材料。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案室在《檔案移交清單》上簽字蓋章，并將檔案入庫(kù)保管。五、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案收集范圍，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、項(xiàng)目管理類和其他類四大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理等小類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項(xiàng)目管理類，“001”表示該類檔案的流水號(hào)。2.類別代碼按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)作為檢索工具。六、檔案歸檔（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后的[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.項(xiàng)目管理類檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后的[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。4.其他類檔案應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)歸檔。（二）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。2.電子檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的存儲(chǔ)安全和便于檢索。（三）歸檔標(biāo)識(shí)1.在檔案盒側(cè)面和脊背應(yīng)粘貼歸檔標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。2.電子檔案應(yīng)在文件名中體現(xiàn)檔案編號(hào)和題名等關(guān)鍵信息，便于識(shí)別和檢索。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司/組織核心機(jī)密和重大權(quán)益的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司/組織的重要業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的行政事務(wù)文件、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行專人專柜保管。2.查閱和利用機(jī)密檔案應(yīng)履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印、摘抄或傳播。3.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。八、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人將填寫好的《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至檔案室。2.檔案室工作人員根據(jù)審批意見，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解檔案的利用需求和效果，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理；對(duì)于仍具有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限或進(jìn)行其他處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原