PAGE科研項(xiàng)目檔案制度完整版一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研項(xiàng)目檔案管理，確?？蒲许?xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在科研項(xiàng)目管理、技術(shù)創(chuàng)新和企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有科研項(xiàng)目檔案的管理，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等全過(guò)程形成的各類文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科研項(xiàng)目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：對(duì)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收的全過(guò)程進(jìn)行檔案管理跟蹤，確保檔案材料的及時(shí)收集和整理。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范科研項(xiàng)目檔案的整理、歸檔和保管。4.安全保密原則：確保科研項(xiàng)目檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科研項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門科研項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔和保管科研項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)。4.定期對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.組織開展科研項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高全員檔案意識(shí)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案工作的組織和協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目檔案的及時(shí)形成和完整收集。2.指導(dǎo)項(xiàng)目組成員按照檔案管理要求做好文件材料的積累、整理和歸檔工作。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，審核項(xiàng)目檔案的歸檔情況。（三）項(xiàng)目組成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)將各自工作中形成的文件材料進(jìn)行整理、分類，移交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好項(xiàng)目檔案的整理、歸檔工作，確保檔案材料的質(zhì)量。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件等。2.研究階段：實(shí)驗(yàn)方案、研究記錄、測(cè)試報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)交流材料等。3.驗(yàn)收階段：項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定材料、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明等。4.其他與項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算文件、合作協(xié)議等。（二）收集要求1.項(xiàng)目組成員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循科研項(xiàng)目的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件材料的類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類：按照科研項(xiàng)目檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為項(xiàng)目管理類、研究實(shí)驗(yàn)類、成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份歸檔文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和統(tǒng)計(jì)。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)將立項(xiàng)階段的文件材料整理歸檔。2.項(xiàng)目研究過(guò)程中，每完成一個(gè)階段的工作，應(yīng)及時(shí)將該階段形成的文件材料整理歸檔。3.項(xiàng)目驗(yàn)收后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將驗(yàn)收階段及項(xiàng)目全過(guò)程的文件材料整理歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行初步整理，填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、題名等信息。2.將整理好的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行裝訂、編目，存入檔案庫(kù)房。（三）保管期限1.科研項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)公司發(fā)展有重大影響的檔案應(yīng)列為永久保管。3.與科研項(xiàng)目研究、生產(chǎn)等有一定關(guān)聯(lián)，在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為10年至50年。4.只在短期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案列為短期保管，保管期限一般為1年至5年。（四）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱科研項(xiàng)目檔案。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、檔號(hào)、查閱目的等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。3.查閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記。4.查閱人只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）借閱范圍因特殊原因需要借閱科研項(xiàng)目檔案的，僅限于公司內(nèi)部人員，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、檔號(hào)、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保管價(jià)值，根據(jù)保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。3.檔案的密級(jí)，確定是否仍需保密。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)在記錄上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立科研項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)將科研項(xiàng)目檔案的紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能要求