PAGE消防檔案室規(guī)章制度上墻一、總則（一）目的為加強公司消防檔案管理，確保消防檔案的真實、完整、準確和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)所有涉及消防檔案管理的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關消防法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司消防工作實際情況，保證檔案資料的完整性。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，防止檔案信息泄露，確保檔案資料的保密性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司消防工作提供有力支持。二、檔案管理職責（一）消防檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司消防檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司消防檔案，對各部門提交的消防檔案進行審核、整理、歸檔和保管。3.定期對消防檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。4.建立消防檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負責向公司內(nèi)部及外部相關單位提供消防檔案查閱服務，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。6.對消防檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門檔案管理職責1.負責本部門消防檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至公司消防檔案管理部門。2.明確專人負責本部門消防檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準確歸檔。3.配合公司消防檔案管理部門做好檔案清查、核對等工作，提供必要的協(xié)助。4.嚴格遵守公司消防檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和責任心，保守檔案機密。2.認真學習和掌握檔案管理業(yè)務知識，熟悉消防檔案管理流程和相關法律法規(guī)。3.負責消防檔案的日常收集、整理、編目、裝訂和上架等工作，確保檔案資料的規(guī)范化管理。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱登記和歸還檢查工作，防止檔案丟失或損壞。定期對檔案進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.負責檔案庫房的安全管理，保持庫房整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.積極參與檔案管理業(yè)務培訓和學習交流活動，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司消防安全責任制文件，包括各級消防安全責任人職責、消防安全管理制度等。2.消防設施設備資料，如消防設施設備清單、維護保養(yǎng)記錄、檢測報告、合格證等。3.火災隱患排查治理資料，包括隱患排查記錄、整改方案、整改情況報告等。4.消防安全培訓記錄，如培訓計劃、培訓教材、培訓人員名單、考核成績等。5.滅火和應急疏散預案及演練記錄，包括預案文本、演練方案、演練總結(jié)等。6.消防工作會議記錄，包括會議紀要、決議等。7.火災事故檔案，如火災報告、事故調(diào)查處理報告、損失統(tǒng)計等。8.其他與消防工作相關的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的消防檔案資料，并定期移交至公司消防檔案管理部門。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案資料應真實、完整、準確，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.對于電子檔案，應確保其格式規(guī)范、存儲安全，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類：按照消防檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為消防安全管理類、消防設施設備類、火災隱患排查治理類、消防安全培訓類、滅火和應急疏散預案及演練類以及火災事故類等六大類。每大類下可根據(jù)實際情況進一步細分小類。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年份+類別代碼+流水號”的格式編制。例如，2023XFGL001，表示2023年消防安全管理類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行初步審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性。2.按照整理方法對檔案進行分類、編號、編目和裝訂。3.將整理好的檔案移交至檔案庫房，按照類別和編號順序上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案信息。4.定期對已歸檔檔案進行清查核對，確保檔案存放位置準確、賬物相符。（二）保管期限1.消防安全責任制文件、消防設施設備資料、火災隱患排查治理資料、消防安全培訓記錄、滅火和應急疏散預案及演練記錄等檔案，保管期限為長期。2.消防工作會議記錄保管期限為10年。3.火災事故檔案保管期限為永久。（三）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲蛀、防鼠咬、防盜及防光等條件，確保檔案安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、變質(zhì)等情況應及時采取措施進行修復或處理。4.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案，應填寫《消防檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《消防檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱消防檔案，應填寫《消防檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。3.檔案管理人員應對借閱檔案進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。（三）特殊情況處理1.外單位因工作需要查閱或借閱公司消防檔案，應出具單位介紹信，并按照公司相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。查閱或借閱內(nèi)容涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的，應簽訂保密協(xié)議。2.因司法機關、行政機關等依法執(zhí)行公務需要查閱或借閱消防檔案的，應出具相關法律文書，并按照公司規(guī)定辦理手續(xù)。檔案管理人員應積極配合，提供必要的協(xié)助。六、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，妥善保管消防檔案，防止檔案信息泄露。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息或國家機密的消防檔案，應按照相應的保密級別進行管理，限制查閱和借閱范圍。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。4.未經(jīng)公司批準，任何人不得擅自復制、拍照、錄像消防檔案資料。（二）銷毀程序1.對已超過保管期限或失去保存價值的消防檔案，由檔案管理部門定期進行清理，提出銷毀意見，并填寫《消防檔案銷毀申請表》。2.《消防檔案銷毀申請表》應經(jīng)檔案管理部門負責人、公司分管領導審核批準。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，銷毀后應在《消防檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.對于電子檔案的銷毀，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立公司消防檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、檢索和利用。2.系統(tǒng)應具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、檔案分類管理、目錄管理、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能模塊，滿足消防檔案管理工作的實際需求。3.定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，及時將紙質(zhì)檔案信息錄入消防檔案管理信息化系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對新產(chǎn)生的消防檔案資料，應在規(guī)定時間內(nèi)完成電子化錄入，并更新系統(tǒng)中的檔案信息。3.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行核對和清理，刪除重復、無效的數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。（三）信息安全1.加強消防檔案管理信息化系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設備，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對系統(tǒng)用戶進行嚴格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)在遭受破壞時能夠及時恢復。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對消防檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案歸檔保管的安全性、檔案查閱借閱的合規(guī)性等。2.檔案管理部門應定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題，并將自查情況報告公司領導。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應下達整改通知書，責令相關部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立消防檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門檔案管理工作進行量化