PAGE衛(wèi)生院會計檔案保管制度一、總則1.目的為了加強衛(wèi)生院會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，充分發(fā)揮會計檔案在衛(wèi)生院經(jīng)濟管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生院及所屬各部門的會計檔案管理。3.定義會計檔案是指衛(wèi)生院在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映衛(wèi)生院經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的內(nèi)容1.會計憑證包括原始憑證、記賬憑證。原始憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等；記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿依據(jù)的憑證。2.會計賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿?？傎~是根據(jù)總分類賬戶開設(shè)的，用以記錄全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿；明細(xì)賬是根據(jù)明細(xì)分類賬戶開設(shè)的，用以分類核算某一類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的賬簿；日記賬是按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序，逐日逐筆進行登記的賬簿；固定資產(chǎn)卡片是記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片，用于固定資產(chǎn)的核算和管理。3.財務(wù)會計報告包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告。月度、季度、半年度財務(wù)會計報告通常包括會計報表、會計報表附注等；年度財務(wù)會計報告則包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等。會計報表主要有資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，用于反映衛(wèi)生院在一定時期內(nèi)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量情況。4.其他會計資料包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。銀行存款余額調(diào)節(jié)表是核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額是否相符的表格；銀行對賬單是銀行提供給衛(wèi)生院的反映其資金收付情況的賬單；納稅申報表是衛(wèi)生院向稅務(wù)機關(guān)申報納稅情況的表格；會計檔案移交清冊用于記錄會計檔案的移交情況；會計檔案保管清冊記錄了會計檔案的保管情況；會計檔案銷毀清冊用于記錄會計檔案銷毀的相關(guān)信息；會計檔案鑒定意見書則是對會計檔案是否達到保管期限、是否仍有保存價值等進行鑒定的文件。三、會計檔案的整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)會計檔案按照形成時間、類別進行分類。先按年度分類，再在每個年度內(nèi)按會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別分別整理。2.編號方法會計憑證按月份順序編號，記賬憑證編號應(yīng)連續(xù)，不得重號、漏號。會計賬簿按賬簿名稱進行編號，如總賬為1號，明細(xì)賬為2號等。財務(wù)會計報告按年度編號，如20XX年度財務(wù)會計報告為X號。其他會計資料按類別和時間順序編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表為1號，銀行對賬單為2號等。3.裝訂要求會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，防止散失。裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。會計賬簿應(yīng)在年度終了后及時整理立卷，裝訂成冊。財務(wù)會計報告應(yīng)按規(guī)定格式和內(nèi)容進行整理，裝訂成冊。其他會計資料也應(yīng)根據(jù)其特點進行整理裝訂，確保整齊、牢固。四、會計檔案的保管1.保管機構(gòu)衛(wèi)生院應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案室，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，用于存放會計檔案。會計檔案室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，確保會計檔案的安全。2.保管期限|檔案名稱|保管期限|||||會計憑證|30年||會計賬簿|30年||月度、季度、半年度財務(wù)會計報告|10年||年度財務(wù)會計報告|永久||銀行存款余額調(diào)節(jié)表|10年||銀行對賬單|10年||納稅申報表|10年||會計檔案移交清冊|30年||會計檔案保管清冊|永久||會計檔案銷毀清冊|永久||會計檔案鑒定意見書|永久|3.保管要求會計檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于查找。會計檔案應(yīng)分類存放，不同年度、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。對磁性介質(zhì)保存的電子會計檔案，應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立會計檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員接觸會計檔案。五、會計檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限|查閱人員|查閱權(quán)限|||||本衛(wèi)生院內(nèi)部人員|因工作需要查閱會計檔案時，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在會計檔案管理人員陪同下查閱。查閱范圍應(yīng)符合工作需要，不得擅自擴大。||外部審計、稅務(wù)等部門|因?qū)徲?、稅?wù)檢查等工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)衛(wèi)生院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱，不得將會計檔案帶離指定地點。|2.借閱手續(xù)因工作需要借閱會計檔案時，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和會計檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、拆封、抽換會計檔案。3.查閱與借閱登記會計檔案管理人員應(yīng)建立查閱與借閱登記薄，詳細(xì)記錄查閱與借閱人員姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、查閱或借閱用途、歸還時間等信息。查閱與借閱登記薄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、會計檔案的銷毀1.銷毀條件會計檔案保管期滿需要銷毀時，由本衛(wèi)生院檔案管理機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。2.銷毀程序銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。3.特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計檔案的信息化管理1.電子會計檔案的形成與收集衛(wèi)生院應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，及時將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計資料進行電子化處理，形成電子會計檔案。電子會計檔案的格式應(yīng)符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實性、完整性、可用性和安全性。電子會計檔案形成后，應(yīng)及時收集、整理，并與對應(yīng)的紙質(zhì)會計檔案進行核對，確保二者內(nèi)容一致。2.電子會計檔案的存儲與保管電子會計檔案應(yīng)存儲在符合安全要求的電子存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子會計檔案的存儲環(huán)境應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等條件，確保電子會計檔案的安全。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的保管制度，對電子會計檔案的存儲、訪問、修改等進行嚴(yán)格管理，防止電子會計檔案被篡改或泄露。3.電子會計檔案的利用與安全衛(wèi)生院應(yīng)建立電子會計檔案的利用制度，明確電子會計檔案的查閱、借閱權(quán)限和程序。利用電子會計檔案時，應(yīng)確保其真實性和完整性，不得對電子會計檔案進行非法修改或刪除。同時，應(yīng)加強電子會計檔案的安全管理，采取必要的安全技術(shù)措施，如加密、防火墻等，防止電子會計檔案被非法獲取或破壞。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督衛(wèi)生院應(yīng)建立健全會計檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對會計檔案管理工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，會計檔