PAGE檔案館人物檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館人物檔案的管理，確保人物檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館所收集、整理、保管的各類人物檔案，包括但不限于員工檔案、重要合作伙伴檔案、榮譽(yù)人物檔案等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：人物檔案應(yīng)如實(shí)反映個(gè)人的經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況，確保檔案信息的真實(shí)性。2.完整性原則：全面收集與人物相關(guān)的各類資料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案信息予以保密。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)個(gè)人情況的變化，及時(shí)更新和維護(hù)人物檔案，確保檔案信息的時(shí)效性。二、檔案的收集（一）收集范圍1.員工檔案?jìng)€(gè)人基本信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料。工作經(jīng)歷，包括入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作崗位變動(dòng)情況等。勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、績(jī)效考核結(jié)果等。培訓(xùn)經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等。違紀(jì)違規(guī)記錄、處分決定等。2.重要合作伙伴檔案合作伙伴基本信息，包括名稱、法定代表人、聯(lián)系方式等。合作協(xié)議、合作項(xiàng)目記錄、合作成果等。合作伙伴的信用狀況、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等相關(guān)資料。3.榮譽(yù)人物檔案?jìng)€(gè)人基本信息及主要事跡介紹。獲得榮譽(yù)的相關(guān)證書、表彰文件等。媒體報(bào)道、社會(huì)評(píng)價(jià)等相關(guān)資料。（二）收集渠道1.內(nèi)部部門提供：各部門負(fù)責(zé)收集本部門員工的相關(guān)檔案資料，并定期移交至檔案館。2.個(gè)人提交：?jiǎn)T工本人應(yīng)按照要求及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)資料的原件或復(fù)印件。3.外部獲取：通過(guò)與合作伙伴溝通、榮譽(yù)授予機(jī)構(gòu)聯(lián)系等方式，獲取重要合作伙伴檔案和榮譽(yù)人物檔案的相關(guān)資料。（三）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整，如有涂改、偽造等情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，并確保復(fù)印件與原件一致。4.收集的檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于后續(xù)的歸檔和管理。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.員工檔案：按照個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況等類別進(jìn)行分類。2.重要合作伙伴檔案：按照合作伙伴類型、合作項(xiàng)目等類別進(jìn)行分類。3.榮譽(yù)人物檔案：按照榮譽(yù)等級(jí)、獲得時(shí)間等類別進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每一份人物檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.員工檔案編號(hào)可采用“部門代碼+員工工號(hào)”的形式，如“HR001”表示人力資源部001號(hào)員工的檔案。3.重要合作伙伴檔案編號(hào)可采用“合作類型代碼+合作伙伴序號(hào)”的形式，如“CP001”表示第一類合作伙伴中的第001號(hào)檔案。4.榮譽(yù)人物檔案編號(hào)可采用“榮譽(yù)等級(jí)代碼+榮譽(yù)獲得年份+序號(hào)”的形式，如“HL1201”表示2012年獲得一等榮譽(yù)的第01號(hào)檔案。（三）裝訂要求1.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂順序應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，一般為封面、目錄、資料正文、封底。3.對(duì)于紙張較大或較多的資料，可采用折疊、裁剪等方式進(jìn)行整理，使其大小與檔案冊(cè)一致。4.裝訂應(yīng)使用不易生銹、損壞檔案的裝訂材料，如線裝、膠裝等。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案館，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案館應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.按照檔案類別和編號(hào)順序，將人物檔案存放在檔案柜中，確保存放有序，便于查找。2.對(duì)于重要的檔案資料，可采用備份存儲(chǔ)的方式，如電子存儲(chǔ)、縮微存儲(chǔ)等，以防止檔案原件損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案的安全保管。（三）安全管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)，建立健全檔案安全管理制度。2.加強(qiáng)檔案館的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止檔案被盜、被篡改或丟失。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，確保在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。五、檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但涉及個(gè)人隱私和公司機(jī)密的部分，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱人物檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館查閱。3.外部單位因特殊原因需要查閱人物檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定。（二）查閱流程1.申請(qǐng)：查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，交檔案館。3.查閱：檔案館根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱，并遵守查閱紀(jì)律，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。4.登記：檔案館對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱紀(jì)律1.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，查閱人不得將檔案帶出檔案館。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.員工因工作需要借閱本人檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館借閱。2.公司內(nèi)部其他人員因特殊原因需要借閱人物檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.外部單位借閱人物檔案的，按照查閱流程辦理審批手續(xù)后，方可借閱。（二）借閱流程1.申請(qǐng)：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)審批同意后，交檔案館。3.借閱：檔案館根據(jù)審批意見(jiàn)，將檔案借給借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。4.歸還：借閱人歸還檔案時(shí)，檔案館應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）借閱期限1.員工借閱本人檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.公司內(nèi)部其他人員借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位借閱檔案的期限根據(jù)具體情況確定，但最長(zhǎng)不超過(guò)[X]個(gè)工作日。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)人物檔案的保存價(jià)值和歷史意義，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，如過(guò)期的勞動(dòng)合同、已失效的資格證書等，可考慮進(jìn)行銷毀。3.對(duì)于涉及個(gè)人隱私和公司機(jī)密的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存必要的，可進(jìn)行銷毀。（二）鑒定程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)妥善保存，以備查考。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立人物檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和借閱，提升服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶