PAGE學(xué)校培訓(xùn)檔案工作制度匯編一、總則（一）目的為加強學(xué)校培訓(xùn)檔案管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮培訓(xùn)檔案在學(xué)校教學(xué)、管理及決策中的作用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各類培訓(xùn)項目的檔案管理工作，包括培訓(xùn)計劃制定、培訓(xùn)實施、培訓(xùn)考核、培訓(xùn)總結(jié)等全過程所形成的文件材料。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)工作的各個環(huán)節(jié)，全面收集相關(guān)文件材料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰規(guī)范。4.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、學(xué)員隱私等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校培訓(xùn)檔案，建立健全培訓(xùn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。3.定期對培訓(xùn)檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，防止檔案損壞和丟失。5.按照規(guī)定向?qū)W校內(nèi)部及外部有關(guān)單位提供培訓(xùn)檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）培訓(xùn)項目主辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門培訓(xùn)項目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.在培訓(xùn)項目結(jié)束后，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好培訓(xùn)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用信息。（三）培訓(xùn)教師職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集和整理本人在培訓(xùn)教學(xué)過程中形成的各類文件材料，如教案、課件、考核試卷等，并及時移交培訓(xùn)項目主辦部門。2.配合檔案管理部門和培訓(xùn)項目主辦部門做好培訓(xùn)檔案的整理、歸檔和利用工作。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計劃階段：包括培訓(xùn)需求調(diào)研報告、培訓(xùn)方案、培訓(xùn)預(yù)算等。2.培訓(xùn)實施階段：培訓(xùn)通知、學(xué)員報名登記表、學(xué)員名冊。培訓(xùn)教材、講義、課件、參考資料等。培訓(xùn)教師的教案、授課記錄、考核記錄等。培訓(xùn)現(xiàn)場照片、視頻等資料。學(xué)員考勤記錄、課堂表現(xiàn)記錄等。3.培訓(xùn)考核階段：考核方案、考核試卷、學(xué)員成績登記表、考核總結(jié)等。4.培訓(xùn)總結(jié)階段：培訓(xùn)總結(jié)報告、學(xué)員反饋意見、培訓(xùn)效果評估報告等。5.其他與培訓(xùn)項目相關(guān)的文件材料，如培訓(xùn)合同、協(xié)議、證書頒發(fā)記錄等。（二）收集要求1.各部門和培訓(xùn)教師應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門和本人在培訓(xùn)過程中形成的文件材料，確保材料的真實性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張規(guī)格統(tǒng)一，不符合要求的應(yīng)進行整理或復(fù)制。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照培訓(xùn)項目的類別、時間順序等進行分類，可分為學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案、職業(yè)技能培訓(xùn)檔案、短期專題培訓(xùn)檔案等。2.編號：對每一份培訓(xùn)檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制培訓(xùn)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊美觀，便于長期保存。四、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.培訓(xùn)項目主辦部門在培訓(xùn)項目結(jié)束后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對本部門收集整理的培訓(xùn)檔案進行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.審核通過后，填寫檔案移交清單，將培訓(xùn)檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的培訓(xùn)檔案進行再次審核，核對檔案材料與移交清單是否一致，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)。（二）保管期限1.培訓(xùn)檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和利用價值分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：主要包括培訓(xùn)合同、協(xié)議、重要培訓(xùn)總結(jié)報告、涉及學(xué)校重大利益的培訓(xùn)檔案等。長期保管的檔案：一般為10年至50年，包括學(xué)歷教育培訓(xùn)檔案、職業(yè)技能培訓(xùn)檔案等。短期保管的檔案：通常為1年至10年，如短期專題培訓(xùn)檔案等。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需調(diào)整保管期限，應(yīng)報學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。4.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的培訓(xùn)檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的培訓(xùn)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.外部單位因工作需要查閱或借閱培訓(xùn)檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。六、培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對培訓(xùn)檔案進行鑒定，一般每[X]年進行一次全面鑒定。2.價值評估原則：根據(jù)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容、重要性、利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定其保管期限和銷毀價值。3.嚴(yán)格審批原則：培訓(xùn)檔案的鑒定和銷毀工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行審批，確保鑒定和銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定方法1.成立鑒定小組：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、培訓(xùn)項目主辦部門代表、相關(guān)專家等組成鑒定小組，負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案的鑒定工作。2.逐卷審查：鑒定小組對每一份培訓(xùn)檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、形式、來源等因素，判斷其是否仍具有保存價值。3.形成鑒定意見：鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，形成培訓(xùn)檔案鑒定意見，明確哪些檔案需要繼續(xù)保存，哪些檔案可以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：對經(jīng)鑒定可以銷毀的培訓(xùn)檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀：《培訓(xùn)檔案銷毀清單》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.實施銷毀：銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.記錄銷毀情況：銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀清單》上簽字，并注明銷毀日期、方式等，同時將銷毀情況記錄在檔案管理臺賬中。七、培訓(xùn)檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)培訓(xùn)檔案的電子化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。（三）信息安全管理1.加強培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對不同用戶的訪問權(quán)限進行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。2.定期對培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.做好培訓(xùn)檔案