PAGE檔案館特藏檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館特藏檔案的管理，有效保護(hù)和利用特藏檔案資源，充分發(fā)揮特藏檔案在歷史研究、文化傳承、社會(huì)教育等方面的重要作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館特藏檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保特藏檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映歷史事實(shí)。2.完整性原則：全面收集、整理特藏檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.安全性原則：采取有效措施，確保特藏檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)特藏檔案進(jìn)行規(guī)范化、精細(xì)化管理。5.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，最大限度地為利用者提供便利，提高檔案利用效率。二、特藏檔案的界定（一）定義特藏檔案是指本檔案館所收藏的具有特殊歷史價(jià)值、文化價(jià)值、藝術(shù)價(jià)值或科學(xué)研究?jī)r(jià)值的各類檔案資料。（二）范圍1.歷史名人檔案：包括本地區(qū)或與本地區(qū)相關(guān)的歷史名人的手稿、書(shū)信、日記、著作、照片、音像資料等。2.重大歷史事件檔案：記錄本地區(qū)或具有全國(guó)乃至世界影響力的重大歷史事件的文件、資料、圖片、實(shí)物等。3.珍貴文物檔案：與本館收藏的珍貴文物相關(guān)的檔案資料，如文物的來(lái)源、鑒定報(bào)告、修復(fù)記錄等。4.特色文化檔案：反映本地區(qū)獨(dú)特文化風(fēng)貌、民俗風(fēng)情、傳統(tǒng)技藝等方面的檔案資料。5.重要機(jī)構(gòu)檔案：本地區(qū)重要的黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等在特定歷史時(shí)期形成的具有代表性的檔案。6.其他具有特殊價(jià)值的檔案：經(jīng)館內(nèi)專家評(píng)估認(rèn)定具有特殊價(jià)值的檔案資料。三、收集（一）收集渠道1.捐贈(zèng)：鼓勵(lì)社會(huì)各界人士、組織向本檔案館捐贈(zèng)特藏檔案。捐贈(zèng)者應(yīng)填寫(xiě)捐贈(zèng)登記表，明確捐贈(zèng)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、價(jià)值等信息。2.征集：通過(guò)發(fā)布征集公告、主動(dòng)聯(lián)系等方式，向社會(huì)廣泛征集特藏檔案。征集公告應(yīng)明確征集范圍、要求、方式及相關(guān)待遇等內(nèi)容。3.購(gòu)買：對(duì)于具有重要價(jià)值且無(wú)法通過(guò)其他方式獲取的特藏檔案，可通過(guò)合法途徑進(jìn)行購(gòu)買。購(gòu)買時(shí)應(yīng)簽訂購(gòu)買合同，明確檔案的內(nèi)容、數(shù)量、價(jià)格、交付方式等條款。4.移交：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，接收有關(guān)單位依法移交的特藏檔案。移交單位應(yīng)提交移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。（二）收集要求1.明確主題：收集的特藏檔案應(yīng)圍繞本館的收藏重點(diǎn)和特色，具有明確的主題和針對(duì)性。2.保證質(zhì)量：確保收集的檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、清晰，載體和記錄方式符合檔案保管要求。3.及時(shí)登記：對(duì)收集到的特藏檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來(lái)源、日期、交接人等信息。四、整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按檔案形成時(shí)間分類：可分為古代、近代、現(xiàn)代等不同歷史時(shí)期的特藏檔案。2.按檔案內(nèi)容分類：根據(jù)檔案所反映的主題，分為政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等不同類別。3.按檔案載體分類：分為紙質(zhì)檔案、照片檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等處理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，編目應(yīng)包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、保管期限等信息。裝訂應(yīng)使用符合檔案保管要求的材料，確保檔案的牢固和整齊。2.照片檔案：對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明、整理成冊(cè)。編號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，標(biāo)注說(shuō)明應(yīng)包括照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。3.音像檔案：對(duì)音像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子目錄，標(biāo)注音像內(nèi)容的主題、時(shí)間、來(lái)源等信息。4.實(shí)物檔案：對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行登記、造冊(cè)，注明實(shí)物的名稱、來(lái)源、年代、尺寸、質(zhì)地等信息，并妥善保管。（三）編目要求1.準(zhǔn)確性：編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與檔案實(shí)際內(nèi)容相符。2.完整性：編目應(yīng)涵蓋檔案的基本信息，確保利用者能夠全面了解檔案情況。3.規(guī)范性：編目應(yīng)遵循國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和本館的編目規(guī)范，使用統(tǒng)一的格式和術(shù)語(yǔ)。五、保管（一）保管環(huán)境1.庫(kù)房建設(shè)：特藏檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)采用堅(jiān)固耐用的建筑材料，地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和維護(hù)。2.溫濕度控制：庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度情況。3.光線控制：庫(kù)房應(yīng)采用人工照明，避免陽(yáng)光直射檔案。照明燈具應(yīng)選用無(wú)紫外線輻射的光源，亮度適中。4.空氣質(zhì)量控制：庫(kù)房應(yīng)安裝空氣凈化設(shè)備，定期通風(fēng)換氣，保持空氣清新。嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。（二）保管設(shè)備1.檔案裝具：應(yīng)選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.防護(hù)用品：配備必要的防蟲(chóng)、防霉、防火、防盜等防護(hù)用品，如防蟲(chóng)藥、防霉劑、滅火器、報(bào)警器等。3.存儲(chǔ)設(shè)備：對(duì)電子檔案應(yīng)配備安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.定期檢查：建立特藏檔案定期檢查制度，每月對(duì)檔案進(jìn)行一次外觀檢查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、載體狀況、保管環(huán)境等。2.安全防護(hù)：加強(qiáng)庫(kù)房安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保庫(kù)房安全。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)履行審批手續(xù)。3.修復(fù)與保護(hù)：對(duì)受損的特藏檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和保護(hù)，采取有效的修復(fù)技術(shù)和方法，確保檔案的原始風(fēng)貌和信息安全。4.數(shù)字化管理：對(duì)重要的特藏檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用。六、利用（一）利用范圍1.學(xué)術(shù)研究：為歷史研究、文化研究、社會(huì)科學(xué)研究等提供資料支持。2.文化教育：用于開(kāi)展愛(ài)國(guó)主義教育、歷史文化教育等活動(dòng)。3.社會(huì)服務(wù)：為社會(huì)各界提供檔案信息咨詢服務(wù)，滿足公眾對(duì)歷史文化的需求。（二）利用方式1.查閱：利用者可到本檔案館查閱特藏檔案原件。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)制件。復(fù)制應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的質(zhì)量。3.展覽展示：定期舉辦特藏檔案展覽，向社會(huì)公眾展示特藏檔案的珍貴內(nèi)容。展覽展示應(yīng)制定詳細(xì)的方案，確保展覽的安全、有序。4.編研出版：對(duì)特藏檔案進(jìn)行整理、研究和編輯，出版相關(guān)的檔案編研成果，如檔案史料匯編、專題研究著作等。（三）利用審批1.一般利用：利用者查閱、復(fù)制一般性特藏檔案，由本館檔案利用部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.重要利用：利用者查閱、復(fù)制重要特藏檔案或涉及敏感信息的檔案，需經(jīng)本館分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊利用：利用者因特殊原因需要對(duì)特藏檔案進(jìn)行特殊處理（如拍攝、錄像、借出館外等），需經(jīng)本館主要領(lǐng)導(dǎo)審批，并簽訂相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）利用登記1.建立利用登記制度：對(duì)每一次特藏檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.登記信息管理：利用登記信息應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。七、鑒定（一）鑒定原則1.全面性原則：對(duì)特藏檔案進(jìn)行全面評(píng)估，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、文化價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值等因素。2.客觀性原則：鑒定過(guò)程應(yīng)客觀公正，不受主觀因素影響，依據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行判斷。3.動(dòng)態(tài)性原則：隨著社會(huì)發(fā)展和檔案價(jià)值的變化，對(duì)特藏檔案的鑒定應(yīng)適時(shí)進(jìn)行調(diào)整和更新。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.歷史價(jià)值：檔案所反映的歷史事件、人物、社會(huì)現(xiàn)象等具有重要的歷史意義，對(duì)研究歷史發(fā)展進(jìn)程具有重要參考價(jià)值。2.文化價(jià)值：檔案具有獨(dú)特的文化內(nèi)涵，體現(xiàn)了本地區(qū)或特定領(lǐng)域的文化特色，對(duì)傳承和弘揚(yáng)文化具有重要作用。3.科學(xué)研究?jī)r(jià)值：檔案中的信息對(duì)某一學(xué)科領(lǐng)域的研究具有重要的科學(xué)依據(jù)和參考價(jià)值，能夠推動(dòng)學(xué)術(shù)研究的發(fā)展。4.稀缺性：檔案數(shù)量稀少，具有不可替代性。（三）鑒定程序1.初步篩選：由檔案整理人員對(duì)特藏檔案進(jìn)行初步篩選，剔除明顯無(wú)價(jià)值的檔案。2.專家鑒定：組織檔案鑒定專家對(duì)初步篩選后的檔案進(jìn)行鑒定。專家應(yīng)根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并提出鑒定意見(jiàn)。3.審核確定：對(duì)專家鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，由本館分管領(lǐng)導(dǎo)確定檔案的保管期限和處置方式。（四）鑒定結(jié)果處理1.保管期限調(diào)整：根據(jù)鑒定結(jié)果，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整。保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.處置方式：對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或作其他處置。銷毀檔案應(yīng)填寫(xiě)銷毀清單，經(jīng)本館主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。八、統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：定期統(tǒng)計(jì)特藏檔案的總數(shù)、分類數(shù)量、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)特藏檔案的利用人次、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等情況。3.保管情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行狀況、檔案檢查情況等保管信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：使用電子表格或?qū)ｉT(mén)的檔案管理軟件建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)記錄各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2.定期匯總分析：每月或每季度對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告