PAGE西藏科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)西藏科研檔案的管理與利用，適應(yīng)信息化發(fā)展需求，確保科研檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高科研檔案的管理效率和服務(wù)水平，特制定本數(shù)字化制度。（二）適用范圍本制度適用于西藏地區(qū)各類科研機(jī)構(gòu)、高等院校、企業(yè)等單位（以下簡(jiǎn)稱“各單位”）所形成的科研檔案數(shù)字化工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則科研檔案數(shù)字化應(yīng)忠實(shí)于原件內(nèi)容，保持檔案的原始風(fēng)貌，確保數(shù)字化成果與原件一致。2.完整性原則全面、系統(tǒng)地對(duì)科研檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，涵蓋科研活動(dòng)全過程中形成的各類文件材料，保證檔案信息的完整性。3.安全性原則建立健全安全保密機(jī)制，采取有效技術(shù)手段保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，統(tǒng)一數(shù)字化流程、數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化成果的規(guī)范性和兼容性。二、檔案數(shù)字化流程（一）檔案收集與整理1.各單位應(yīng)按照科研檔案管理的要求，及時(shí)收集科研活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理。2.對(duì)收集到的科研檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等預(yù)處理工作，確保檔案的準(zhǔn)確性和有序性。（二）數(shù)字化設(shè)備與軟件1.配備滿足科研檔案數(shù)字化需求的硬件設(shè)備，如掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。2.選用符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化軟件，確保軟件功能滿足科研檔案數(shù)字化處理的要求，具備數(shù)據(jù)錄入、圖像處理、存儲(chǔ)管理等功能。（三）數(shù)字化加工1.掃描根據(jù)檔案紙張狀況和內(nèi)容要求，選擇合適的掃描分辨率，一般黑白二值圖像分辨率不低于300dpi，彩色圖像分辨率不低于200dpi。掃描過程中要保證圖像清晰、完整，避免出現(xiàn)漏掃、模糊等現(xiàn)象。對(duì)破損、褪色等特殊檔案，應(yīng)采取相應(yīng)技術(shù)手段進(jìn)行預(yù)處理后再掃描。2.圖像處理對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、糾偏、裁剪、拼接等處理，確保圖像的質(zhì)量。對(duì)于圖像中的文字信息，應(yīng)進(jìn)行清晰化處理，保證文字可識(shí)別。3.數(shù)據(jù)錄入按照檔案著錄要求，準(zhǔn)確錄入檔案的題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁數(shù)等元數(shù)據(jù)信息。對(duì)科研檔案中的重要信息，如科研項(xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)、研究成果等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)著錄，以便于檢索和利用。4.存儲(chǔ)與備份將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理制度，對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)、管理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可訪問性和安全性。（四）質(zhì)量檢測(cè)1.設(shè)立專門的質(zhì)量檢測(cè)崗位，對(duì)數(shù)字化加工過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢。2.質(zhì)量檢測(cè)內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性等。對(duì)檢測(cè)不合格的數(shù)字化檔案，應(yīng)及時(shí)返回加工環(huán)節(jié)進(jìn)行整改，直至符合要求。（五）數(shù)據(jù)掛接與存儲(chǔ)1.將數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于檔案的查詢和利用。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到科研檔案管理系統(tǒng)中，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，確保數(shù)據(jù)的有序性和可檢索性。三、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（一）元數(shù)據(jù)定義科研檔案數(shù)字化元數(shù)據(jù)是指描述科研檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。（二）元數(shù)據(jù)元素1.核心元數(shù)據(jù)元素題名：科研檔案的標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容。責(zé)任者：對(duì)科研檔案內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的個(gè)人或機(jī)構(gòu)。日期：科研檔案形成的時(shí)間，應(yīng)精確到年、月、日。文號(hào)：科研檔案的文件編號(hào)。頁數(shù)：科研檔案的紙張頁數(shù)。2.擴(kuò)展元數(shù)據(jù)元素科研項(xiàng)目名稱：與科研檔案相關(guān)的科研項(xiàng)目名稱。項(xiàng)目編號(hào)：科研項(xiàng)目的編號(hào)。研究階段：科研項(xiàng)目所處的研究階段。關(guān)鍵詞：科研檔案中的關(guān)鍵主題詞，便于檢索。密級(jí)：科研檔案的保密級(jí)別。（三）元數(shù)據(jù)著錄要求1.元數(shù)據(jù)著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，遵循統(tǒng)一的著錄規(guī)則。2.對(duì)于多個(gè)責(zé)任者的情況，應(yīng)按照規(guī)定格式依次著錄。3.日期應(yīng)按照公歷紀(jì)年填寫，格式為“YYYYMMDD”。4.密級(jí)應(yīng)根據(jù)科研檔案的實(shí)際保密程度，按照國(guó)家保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)注。四、安全管理（一）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)參與科研檔案數(shù)字化工作的人員的安全保密教育，提高其安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。2.與數(shù)字化工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在工作中的保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)涉及科研檔案數(shù)字化的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.采取加密技術(shù)對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)訪問控制機(jī)制，對(duì)不同人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的訪問范圍。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）設(shè)備安全管理1.對(duì)數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.在設(shè)備上安裝防病毒軟件、防火墻等安全防護(hù)軟件，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)存儲(chǔ)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的設(shè)備進(jìn)行物理安全防護(hù)，如設(shè)置訪問密碼、限制訪問地點(diǎn)等。（四）環(huán)境安全管理1.數(shù)字化工作場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保工作環(huán)境安全。2.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，保障科研檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。五、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理（一）知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬1.科研檔案數(shù)字化過程中形成的數(shù)字化成果，其知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和各單位的規(guī)定執(zhí)行。2.一般情況下，科研檔案數(shù)字化成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸原科研檔案形成單位所有。（二）知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施1.加強(qiáng)對(duì)科研檔案數(shù)字化成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)教育，提高工作人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)能力。2.對(duì)涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科研檔案數(shù)字化項(xiàng)目，應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施前進(jìn)行知識(shí)產(chǎn)權(quán)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)防范。3.按照國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，及時(shí)辦理相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)登記手續(xù)，如軟件著作權(quán)登記等，維護(hù)單位的合法權(quán)益。（三）知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)處理1.如發(fā)現(xiàn)科研檔案數(shù)字化成果存在知識(shí)產(chǎn)權(quán)侵權(quán)行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)查和處理。2.與侵權(quán)方協(xié)商解決侵權(quán)問題，要求其停止侵權(quán)行為，消除影響，并賠償相應(yīng)損失。3.如協(xié)商不成，可通過法律途徑維護(hù)單位的知識(shí)產(chǎn)權(quán)權(quán)益。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立科研檔案數(shù)字化工作監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)。2.監(jiān)督部門定期對(duì)各單位科研檔案數(shù)字化工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.數(shù)字化流程執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、數(shù)字化加工、質(zhì)量檢測(cè)等環(huán)節(jié)。2.元數(shù)據(jù)著錄準(zhǔn)確性和完整性。3.安全管理措施落實(shí)情況，包括人員安全、數(shù)據(jù)安全、設(shè)備安全、環(huán)境安全等。4.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理情況，包括知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保護(hù)措施和侵權(quán)處理等。（三）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。2.各單位應(yīng)針對(duì)整改通知書中提出的問題，制定詳細(xì)的整改方案，明確整改措施、責(zé)任人和整改期限。3.整改完成后，各單位應(yīng)向監(jiān)督部門提交整改報(bào)告，監(jiān)督部門對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.制定科研檔案數(shù)字化培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括數(shù)字化技術(shù)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保密知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等方面。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操、在線學(xué)習(xí)等多種培訓(xùn)方式，提高培訓(xùn)效果。2.邀請(qǐng)行業(yè)專家進(jìn)行講座，分享先進(jìn)的科研檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)。（三）宣傳工作1.加強(qiáng)對(duì)科