PAGE檔案庫房值班室管理制度一、總則（一）目的為加強檔案庫房值班室的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范值班人員的行為，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫房值班室的所有值班人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護放在首位，采取有效措施防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：值班人員應(yīng)嚴格按照規(guī)定的流程和操作標準執(zhí)行各項任務(wù)，確保工作的準確性和規(guī)范性。3.責任追究原則：對違反本制度的行為，將追究相關(guān)人員的責任。二、值班人員職責（一）日常值班職責1.堅守崗位，不得擅自離崗、脫崗，嚴格遵守值班時間。2.負責檔案庫房的日常巡查，檢查門窗、門鎖、消防設(shè)施、防盜設(shè)備等是否完好，記錄巡查情況。3.接聽值班電話，及時傳達和處理相關(guān)信息，做好電話記錄。4.對進入檔案庫房的人員進行登記和檢查，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。5.協(xié)助檔案管理人員進行檔案的整理、歸檔等工作。（二）特殊情況處理職責1.遇有火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。2.保護好現(xiàn)場，配合相關(guān)部門進行調(diào)查處理。3.按照應(yīng)急預(yù)案的要求，協(xié)助進行檔案的搶救和轉(zhuǎn)移工作。（三）交接職責1.做好值班交接工作，填寫值班交接記錄，包括值班期間的工作情況、設(shè)備運行狀況、未處理事項等。2.交接雙方應(yīng)簽字確認，確保交接內(nèi)容清晰、準確。三、檔案庫房安全管理（一）門禁管理1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，設(shè)置專人負責門禁卡的發(fā)放和管理。2.值班人員應(yīng)嚴格控制門禁卡的使用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對進入檔案庫房的人員，應(yīng)核實身份并進行登記，記錄進入時間、離開時間、事由等信息。（二）防盜管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜報警裝置，并確保其正常運行。2.值班人員應(yīng)定期檢查防盜報警裝置的靈敏度，發(fā)現(xiàn)異常及時報告并處理。3.加強庫房周邊的巡查，防止外部人員攀爬、撬門等行為。（三）防火管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。2.值班人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施的使用方法，掌握基本的滅火技能。3.嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁堆放易燃、易爆物品。（四）防潮、防蟲管理1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，配備除濕、通風設(shè)備。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況及時處理。3.采取必要的防蟲措施，如放置驅(qū)蟲藥品等。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類。2.保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于查找和利用。（二）歸檔流程1.檔案管理人員負責收集、整理各類檔案資料。2.對整理好的檔案進行分類、編號、編目。3.將檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。4.按照檔案庫房的布局，將檔案上架存放。（三）質(zhì)量要求1.檔案整理應(yīng)做到分類準確、編號規(guī)范、編目清晰。2.檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有缺頁、漏頁等情況。3.檔案盒應(yīng)填寫完整、準確，字跡清晰。五、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案庫房值班室辦理查閱手續(xù)。2.值班人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（二）借閱管理1.外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，值班人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性。六、設(shè)備與設(shè)施管理（一）值班設(shè)備管理1.檔案庫房值班室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等。2.值班人員應(yīng)正確使用設(shè)備，定期進行維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。3.設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時報告維修人員進行維修，并做好記錄。（二）庫房設(shè)施管理1.檔案庫房的貨架、檔案柜等設(shè)施應(yīng)定期檢查，確保其牢固、完好。2.對庫房的照明、通風、空調(diào)等設(shè)施進行定期維護和保養(yǎng)，保證其正常運行。3.發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞或存在安全隱患時，應(yīng)及時報告并采取措施進行修復(fù)或更換。七、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.值班人員應(yīng)每天對檔案庫房值班室進行清潔，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。2.清潔內(nèi)容包括地面、桌面、門窗、設(shè)備等，清除灰塵、雜物等。（二）定期消毒1.定期對檔案庫房進行消毒，防止細菌、病毒等對檔案造成損害。2.消毒應(yīng)使用符合國家標準的消毒劑，按照規(guī)定的方法和劑量進行操作。八、值班記錄與統(tǒng)計（一）值班記錄1.值班人員應(yīng)認真填寫值班記錄，記錄內(nèi)容包括值班時間、值班人員、巡查情況、電話記錄、設(shè)備運行狀況、檔案查閱與借閱情況等。2.值班記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，不得漏記、錯記。（二）統(tǒng)計工作1.定期對檔案查閱與借閱情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括查閱和借閱的檔案數(shù)量、類別、人員等信息。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.制定檔案庫房值班室人員培訓(xùn)計劃，定期組織值班人員參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理知識、安全防范知識、設(shè)備操作技能等。（二）培訓(xùn)方式1.采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、實地操作等多種方式進行培訓(xùn)。2.鼓勵值班人員自主學習，提高業(yè)務(wù)水平。（三）考核制度1.建立值班人員考核制度，定期對值班人員的工作表現(xiàn)進行考核。2.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、遵守制度情況等。3.對考核優(yōu)秀的值班人員給予表彰和獎勵