PAGE檔案室安全方面制度培訓(xùn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和可用性，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案室的各項(xiàng)安全操作流程，防止檔案資料因火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等安全事故而遭受損失，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案室工作人員、檔案借閱人員以及其他因工作需要接觸檔案資料的人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生，確保檔案資料的絕對安全。2.預(yù)防為主原則：通過建立健全安全管理制度、加強(qiáng)安全教育培訓(xùn)、完善安全設(shè)施設(shè)備等手段，提前預(yù)防安全隱患，做到防患于未然。3.責(zé)任追究原則：對因違反安全制度導(dǎo)致檔案安全事故的單位和個(gè)人，依法依規(guī)追究其責(zé)任。二、檔案室安全管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的日常安全管理工作，包括檔案的整理、存放、借閱登記等。2.定期檢查檔案室的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度控制設(shè)備等，確保其正常運(yùn)行。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借閱檔案的人員進(jìn)行身份核實(shí)和登記，監(jiān)督借閱過程，確保檔案按時(shí)歸還。4.做好檔案室的清潔衛(wèi)生工作，保持室內(nèi)整潔，防止灰塵、蟲害等對檔案造成損害。5.發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）公司各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和保管工作，并按照規(guī)定定期向檔案室移交。2.教育本部門員工遵守檔案室安全制度，不得擅自將檔案帶出檔案室或泄露檔案內(nèi)容。3.對本部門借閱的檔案資料負(fù)責(zé)，督促借閱人員按時(shí)歸還，并檢查歸還檔案的完整性。（三）公司安全管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督檔案室的安全管理工作，定期對檔案室進(jìn)行安全檢查。2.協(xié)助檔案室管理人員制定安全應(yīng)急預(yù)案，并組織演練。3.對違反安全制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出整改意見和建議。三、檔案室安全管理制度（一）檔案存放管理制度1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、年度順序排列，便于查找和管理。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，并有明顯的標(biāo)識。4.對重要檔案和機(jī)密檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（二）檔案借閱管理制度1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案室管理人員對借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制、拍照、攝像檔案內(nèi)容。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案保密管理制度1.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄密。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播公司機(jī)密檔案。4.在檔案整理、歸檔、借閱等過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的保密性，避免無關(guān)人員接觸檔案。5.對違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究其責(zé)任。（四）檔案安全檢查制度1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存放情況、安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、環(huán)境衛(wèi)生情況等。2.公司安全管理部門應(yīng)不定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。4.每次安全檢查應(yīng)做好記錄，對檢查結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，不斷完善安全管理制度。（五）檔案安全應(yīng)急預(yù)案1.檔案室應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和各部門、人員的職責(zé)分工。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等安全事故的應(yīng)急處置措施，以及應(yīng)急救援物資的儲備和管理。3.根據(jù)應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。4.發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。四、檔案室安全設(shè)施設(shè)備管理（一）消防設(shè)施設(shè)備1.檔案室應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓、滅火器具等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。2.消防器材應(yīng)放置在明顯、便于取用的位置，周圍不得堆放雜物。定期組織員工進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高員工的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）防盜設(shè)施設(shè)備1.檔案室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，確保檔案室的安全。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時(shí)運(yùn)行，保存至少[X]天的監(jiān)控錄像，以便隨時(shí)查閱。3.加強(qiáng)對檔案室周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告。（三）溫濕度控制設(shè)備1.檔案室應(yīng)配備溫濕度控制設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等，確保室內(nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對濕度在[X]%[X]%之間。2.定期對溫濕度控制設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.每天記錄室內(nèi)溫濕度情況，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）防蟲防鼠設(shè)施設(shè)備1.檔案室應(yīng)采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，減少蟲害和鼠害的滋生環(huán)境。五、檔案數(shù)字化安全管理（一）數(shù)字化設(shè)備管理1.對用于檔案數(shù)字化的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等，應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保其性能良好。2.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)專人專用，不得擅自借給他人使用。3.對數(shù)字化設(shè)備中的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)字化流程管理1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)采取加密存儲、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。3.對數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）數(shù)字化存儲管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲