PAGEgsp員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，確保員工檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范員工檔案的建立、保管、查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作流程，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工檔案由人力資源部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等信息。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)員工檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.及時(shí)更新原則：隨著員工工作情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性。二、員工檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。2.各類(lèi)培訓(xùn)證書(shū)、結(jié)業(yè)證書(shū)復(fù)印件。3.學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷的詳細(xì)說(shuō)明，包括入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱(chēng)、培訓(xùn)課程內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱(chēng)、職位、工作時(shí)間。2.工作經(jīng)歷的詳細(xì)描述，包括工作職責(zé)、工作成果、獲得的獎(jiǎng)勵(lì)等。3.離職證明（如有）。（四）勞動(dòng)合同及社保信息1.勞動(dòng)合同文本復(fù)印件。2.社保繳納記錄，包括參保時(shí)間、險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)等。（五）績(jī)效考核記錄1.年度、季度績(jī)效考核結(jié)果。2.績(jī)效評(píng)估報(bào)告，包括工作表現(xiàn)、能力評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等。（六）培訓(xùn)與發(fā)展記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄。2.培訓(xùn)效果評(píng)估記錄。3.員工個(gè)人發(fā)展計(jì)劃及實(shí)施情況記錄。（七）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的公司級(jí)、部門(mén)級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因。2.受到的公司級(jí)、部門(mén)級(jí)處罰，包括處罰名稱(chēng)、處罰時(shí)間、處罰原因。（八）職業(yè)資格證書(shū)及專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)1.各類(lèi)職業(yè)資格證書(shū)、專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件。2.證書(shū)取得時(shí)間、有效期等信息。（九）其他重要信息1.員工的獲獎(jiǎng)作品、發(fā)表的文章、專(zhuān)利等相關(guān)材料復(fù)印件。2.員工參與的重要項(xiàng)目、活動(dòng)記錄。3.其他與員工工作相關(guān)的重要信息。三、員工檔案的建立（一）檔案建立流程1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)向其發(fā)放《員工檔案信息登記表》，員工應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集員工提交的相關(guān)證明材料，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件、勞動(dòng)合同等，并進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)后，人力資源部門(mén)將員工填寫(xiě)的《員工檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料整理歸檔，建立員工個(gè)人檔案。4.員工檔案建立后，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案編號(hào)，并錄入公司員工檔案管理系統(tǒng)，以便查詢和管理。（二）檔案材料的收集與審核1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期通知員工補(bǔ)充和更新檔案材料，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于員工提交的檔案材料，人力資源部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)材料的真實(shí)性和有效性。對(duì)于不符合要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知員工進(jìn)行補(bǔ)充或更正。3.審核檔案材料時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注材料的真實(shí)性、完整性、關(guān)聯(lián)性和時(shí)效性。對(duì)于虛假材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)嚴(yán)肅處理，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究員工責(zé)任。四、員工檔案的保管（一）保管部門(mén)公司員工檔案由人力資源部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。（二）保管設(shè)施1.人力資源部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）檔案整理與分類(lèi)1.員工檔案應(yīng)按照檔案內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)整理，分為個(gè)人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、勞動(dòng)合同及社保信息、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)與發(fā)展記錄、獎(jiǎng)懲記錄、職業(yè)資格證書(shū)及專(zhuān)業(yè)技能證書(shū)、其他重要信息等類(lèi)別，并分別建立檔案目錄。2.每個(gè)類(lèi)別下的檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（四）檔案保管期限1.員工檔案的保管期限按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。一般情況下，員工檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.對(duì)于已離職員工的檔案，應(yīng)在員工離職后保存一定期限，具體期限根據(jù)國(guó)家規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（五）檔案安全與保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管員工檔案，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印員工檔案。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。五、員工檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)查閱。2.公司內(nèi)部其他部門(mén)因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批。人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，方可安排查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱員工檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。人力資源部門(mén)在確保檔案信息安全的前提下，方可安排查閱。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》或查閱函，并提交給人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知檔案管理人員準(zhǔn)備相關(guān)檔案。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)協(xié)助查閱人員查閱檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《員工檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）查閱記錄1.人力資源部門(mén)應(yīng)建立《員工檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間、查閱人員簽字等信息。2.《員工檔案查閱登記表》應(yīng)妥善保管，保存期限與員工檔案保管期限一致。六、員工檔案的借閱（一）借閱權(quán)限1.員工本人因特殊原因需要借閱自己的檔案的，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點(diǎn)借閱。2.公司內(nèi)部其他部門(mén)因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門(mén)審批。人力資源部門(mén)審核通過(guò)后，方可安排借閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱員工檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。人力資源部門(mén)在確保檔案信息安全的前提下，方可安排借閱。（二）借閱流程1.借閱申請(qǐng)人應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)《員工檔案借閱申請(qǐng)表》或借閱函，并提交給人力資源部門(mén)。2.人力資源部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知檔案管理人員準(zhǔn)備相關(guān)檔案。3.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)將檔案借給借閱人員，并與借閱人員辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《員工檔案借閱登記表》，注明借閱申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)將檔案歸還給檔案管理人員。如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。6.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）借閱記錄1.人力資源部門(mén)應(yīng)建立《員工檔案借閱登記表》，詳細(xì)記錄借閱申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、實(shí)際歸還時(shí)間、歸還情況等信息。2.《員工檔案借閱登記表》應(yīng)妥善保管，保存期限與員工檔案保管期限一致。七、員工檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.因工作需要，檔案需轉(zhuǎn)至其他單位或部門(mén)的。（二）轉(zhuǎn)遞流程1.員工離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況發(fā)生時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知員工辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.員工應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱(chēng)、轉(zhuǎn)遞地址等信息，并簽字確認(rèn)。3.人力資源部門(mén)對(duì)《員工檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，通知檔案管理人員準(zhǔn)備相關(guān)檔案。4.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定將員工檔案整理密封，并在檔案封口處加蓋公司公章。5.檔案管理人員應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位名稱(chēng)、轉(zhuǎn)遞地址、檔案內(nèi)容等信息，并隨檔案一同轉(zhuǎn)遞。6.檔案管理人員應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通、專(zhuān)人送取等安全方式將檔案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《員工檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。7.人力資源部門(mén)應(yīng)將《員工檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》、《員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》、《員工檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》等相關(guān)材料整理歸檔，保存期限與員工檔案保管期限一致。（三）轉(zhuǎn)遞注意事項(xiàng)1.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得擅自拆