PAGE大學生檔案學校管理制度一、總則（一）目的為了加強大學生檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學生教育、管理、就業(yè)等方面的作用，依據國家有關法律法規(guī)和教育主管部門的相關規(guī)定，結合本校實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制本科、?？茖W生檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映學生在校期間的學習、生活、獎懲等情況。2.完整性原則：全面收集學生各方面的檔案材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護學生檔案信息，防止檔案內容泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循規(guī)范的流程和標準，保證檔案質量。二、檔案內容（一）入學材料1.錄取通知書2.高考報名登記表3.體檢表4.黨團組織關系材料5.個人檔案（高中階段）（二）在校期間材料1.學籍材料學生登記表學籍變動材料（休學、復學、轉學、退學等）成績表2.獎懲材料獎學金、助學金申請及審批材料各級各類榮譽證書復印件違紀處分決定及解除處分材料3.社會實踐材料實習報告社會調查、志愿服務等活動記錄4.黨團組織材料入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書等入團申請書、團員證等5.其他材料學生個人的重要獲獎作品、科研成果等證明材料（三）畢業(yè)材料1.畢業(yè)生登記表2.就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)證書、學位證書復印件4.畢業(yè)生派遣材料三、檔案管理部門及職責（一）學校檔案館1.負責制定和完善學校檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.接收、整理、保管全校學生檔案，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，做好檔案的數字化建設工作。（二）學生工作部門1.指導各學院做好學生檔案材料的收集、整理和歸檔工作。2.審核學生檔案中的獎懲等重要材料。3.配合學校檔案館做好檔案的查詢、使用等相關工作。（三）各學院1.負責本學院學生檔案材料的日常收集、整理和保管工作。2.按照學校要求及時將學生檔案材料移交學校檔案館。3.協(xié)助學校檔案館和學生工作部門做好檔案相關工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案內容要求，及時、準確地收集學生檔案材料。2.檔案材料應字跡清晰、格式規(guī)范、手續(xù)完備。3.對于電子檔案材料，應確保其真實性和完整性，并按照規(guī)定格式存儲。（二）整理流程1.分類：將收集到的檔案材料按照入學材料、在校期間材料、畢業(yè)材料等類別進行分類。2.排序：在每一類材料中，按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：為每份檔案材料編寫目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料進行裝訂，確保整齊、牢固。五、檔案保管（一）保管場所學校檔案館應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管要求1.檔案應分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持適宜的溫度和濕度。4.對電子檔案應進行備份，并定期進行數據維護，防止數據丟失。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本校教職工因工作需要查閱學生檔案，須填寫《學生檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到學校檔案館查閱。2.查閱檔案應在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案館，并在查閱登記本上簽字。（二）借閱規(guī)定1.外單位因特殊需要借閱學生檔案，須持單位介紹信，經學校主管領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應對檔案的安全和保密負責，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。七、檔案轉遞（一）轉遞原則1.學生畢業(yè)、轉學、退學等學籍變動時，檔案應及時、準確地轉遞。2.檔案轉遞應通過機要交通或專人送取等方式進行，確保檔案的安全。（二）轉遞流程1.學生所在學院負責填寫《學生檔案轉遞通知單》，注明轉遞原因、接收單位等信息。2.將檔案材料按照要求整理、密封，并在封口處加蓋學院公章。3.與學校檔案館辦理檔案交接手續(xù)，檔案館在《學生檔案轉遞登記簿》上進行登記。4.學校檔案館按照規(guī)定的方式將檔案轉遞給接收單位，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后返回。八、檔案信息化管理（一）建設目標逐步建立完善的學生檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數據錄入1.對已有的紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.將掃描后的檔案數據錄入信息化管理系統(tǒng)，建立準確的電子檔案數據庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案查詢：提供多種查詢方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.借閱管理：實現檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能。3.統(tǒng)計分析：對檔案數據進行統(tǒng)計分析，為學校管理決策提供數據支持。4.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息的安全保密。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對檔案進行鑒定，根據檔案的保存價值和現實利用情況，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由學校檔案館、學生工作部門及相關專家組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合本校實際情況，確定檔案的存毀期限。（四）銷毀程序1.經鑒定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報學校主管領導批準。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀后，在《檔案銷毀登記簿》上詳細記錄銷毀檔案的名稱、數量、時間等信息。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制學校建立健全檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等工作的規(guī)范程度。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情