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PAGE貿(mào)易公司內(nèi)控制度一、總則(一)制定目的本內(nèi)控制度旨在規(guī)范貿(mào)易公司的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),確保公司運(yùn)營(yíng)符合法律法規(guī)要求,提高公司運(yùn)營(yíng)效率,保護(hù)公司資產(chǎn)安全,保證財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整,促進(jìn)公司實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。(二)適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的全體員工,涵蓋公司采購(gòu)、銷售、物流、財(cái)務(wù)、人力資源等各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。(三)制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)以及行業(yè)通行的管理標(biāo)準(zhǔn)制定。(四)基本原則1.合法性原則:公司的內(nèi)部控制活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求,確保公司運(yùn)營(yíng)在合法合規(guī)的軌道上進(jìn)行。2.全面性原則:內(nèi)部控制應(yīng)涵蓋公司所有業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理環(huán)節(jié),不留死角。3.重要性原則:在全面控制的基礎(chǔ)上,關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域,實(shí)施重點(diǎn)控制。4.制衡性原則:通過(guò)合理設(shè)置職能部門和崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制。5.適應(yīng)性原則:內(nèi)部控制應(yīng)與公司經(jīng)營(yíng)規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、競(jìng)爭(zhēng)狀況和風(fēng)險(xiǎn)水平等相適應(yīng),并隨著情況的變化及時(shí)加以調(diào)整。6.成本效益原則:內(nèi)部控制應(yīng)權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期效益,以適當(dāng)?shù)某杀緦?shí)現(xiàn)有效控制。二、公司治理結(jié)構(gòu)(一)股東會(huì)股東會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu),行使法律法規(guī)和公司章程規(guī)定的職權(quán)。股東會(huì)應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議,對(duì)公司重大事項(xiàng)進(jìn)行決策,包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度預(yù)算、利潤(rùn)分配、注冊(cè)資本變更等。股東會(huì)會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照法定程序進(jìn)行,確保決策的科學(xué)性和公正性。(二)董事會(huì)董事會(huì)對(duì)股東會(huì)負(fù)責(zé),行使公司的經(jīng)營(yíng)決策權(quán)。董事會(huì)應(yīng)建立健全的議事規(guī)則,明確董事會(huì)的職責(zé)、權(quán)限和決策程序。董事會(huì)成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn),能夠獨(dú)立、客觀地履行職責(zé)。董事會(huì)應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部控制的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià),督促管理層改進(jìn)內(nèi)部控制工作。(三)監(jiān)事會(huì)監(jiān)事會(huì)對(duì)股東會(huì)負(fù)責(zé),監(jiān)督公司的財(cái)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)。監(jiān)事會(huì)應(yīng)定期檢查公司財(cái)務(wù)狀況,監(jiān)督董事會(huì)和管理層的履職情況,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。監(jiān)事會(huì)應(yīng)具備獨(dú)立的監(jiān)督權(quán)力,能夠有效地發(fā)揮監(jiān)督作用。(四)管理層管理層負(fù)責(zé)公司的日常經(jīng)營(yíng)管理工作,組織實(shí)施公司的各項(xiàng)決策。管理層應(yīng)建立健全的內(nèi)部管理制度,確保公司運(yùn)營(yíng)的規(guī)范化和高效化。管理層應(yīng)定期向董事會(huì)報(bào)告公司內(nèi)部控制的執(zhí)行情況,接受董事會(huì)的監(jiān)督和指導(dǎo)。三、采購(gòu)業(yè)務(wù)控制(一)采購(gòu)計(jì)劃1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司的銷售計(jì)劃、庫(kù)存狀況和生產(chǎn)需求,制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購(gòu)時(shí)間等。2.在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí),采購(gòu)部門應(yīng)充分考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況、價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)等因素,確保采購(gòu)計(jì)劃的合理性和可行性。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn),確保采購(gòu)計(jì)劃與公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致。(二)供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,了解供應(yīng)商的實(shí)際情況,確保供應(yīng)商能夠滿足公司的采購(gòu)需求。3.與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。4.建立供應(yīng)商檔案,記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等,以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。(三)采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng):各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表,注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等,并提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批:采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核,核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng),應(yīng)提交公司管理層進(jìn)行審批。3.采購(gòu)詢價(jià):采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)向多家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品質(zhì)量,選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.采購(gòu)合同簽訂:采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同,確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。5.采購(gòu)訂單下達(dá):采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同下達(dá)采購(gòu)訂單,明確采購(gòu)物資的詳細(xì)要求和交貨時(shí)間。6.采購(gòu)驗(yàn)收:物資到貨后,采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收,檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資,應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。7.采購(gòu)付款:采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收情況,辦理采購(gòu)付款手續(xù)。付款前,應(yīng)審核相關(guān)憑證,確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。(四)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和評(píng)估采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),如供應(yīng)商違約、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量問(wèn)題等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn),制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,如備用供應(yīng)商選擇、套期保值、質(zhì)量檢驗(yàn)加強(qiáng)等。3.定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估,不斷完善采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理制度。四、銷售業(yè)務(wù)控制(一)銷售計(jì)劃1.銷售部門應(yīng)根據(jù)公司的市場(chǎng)定位、銷售目標(biāo)和市場(chǎng)需求,制定年度、季度和月度銷售計(jì)劃。銷售計(jì)劃應(yīng)明確銷售產(chǎn)品的種類、數(shù)量、價(jià)格、銷售區(qū)域、銷售渠道等。2.在制定銷售計(jì)劃時(shí),銷售部門應(yīng)充分考慮市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)狀況、客戶需求變化等因素,確保銷售計(jì)劃的合理性和可行性。3.銷售計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn),確保銷售計(jì)劃與公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致。(二)客戶管理1.建立客戶評(píng)估和選擇機(jī)制,對(duì)客戶的資質(zhì)、信譽(yù)、購(gòu)買能力、購(gòu)買需求等進(jìn)行綜合評(píng)估。2.定期對(duì)客戶進(jìn)行回訪,了解客戶的使用情況和滿意度,及時(shí)解決客戶提出的問(wèn)題。3.與客戶簽訂銷售合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等。4.建立客戶檔案,記錄客戶的基本信息、購(gòu)買歷史、信用狀況等,以便對(duì)客戶進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。(三)銷售流程1.銷售報(bào)價(jià):銷售部門根據(jù)客戶需求和產(chǎn)品成本,向客戶提供銷售報(bào)價(jià)。銷售報(bào)價(jià)應(yīng)明確產(chǎn)品價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。2.銷售合同簽訂:銷售部門與客戶就銷售條款達(dá)成一致后,簽訂銷售合同。銷售合同應(yīng)經(jīng)過(guò)公司法律部門的審核,確保合同條款符合法律法規(guī)要求。3.銷售訂單下達(dá):銷售部門根據(jù)銷售合同下達(dá)銷售訂單,明確銷售產(chǎn)品的詳細(xì)要求和交貨時(shí)間。4.發(fā)貨安排:物流部門根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨,確保產(chǎn)品按時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。5.銷售收款:銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤銷售款項(xiàng)的回收情況,及時(shí)與客戶溝通,確保款項(xiàng)按時(shí)足額收回。對(duì)于逾期未收回的款項(xiàng),應(yīng)采取相應(yīng)的催收措施。6.銷售發(fā)票開(kāi)具:財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同和發(fā)貨情況,及時(shí)開(kāi)具銷售發(fā)票,并確保發(fā)票的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。(四)銷售風(fēng)險(xiǎn)管理1.建立銷售風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和評(píng)估銷售過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、銷售渠道風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn),制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,如客戶信用評(píng)估、價(jià)格調(diào)整、銷售渠道拓展等。3.定期對(duì)銷售風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估,不斷完善銷售風(fēng)險(xiǎn)管理制度。五、物流業(yè)務(wù)控制(一)物流計(jì)劃1.物流部門應(yīng)根據(jù)公司的銷售計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃,制定年度、季度和月度物流計(jì)劃。物流計(jì)劃應(yīng)明確物流運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、倉(cāng)儲(chǔ)安排、配送時(shí)間等。2.在制定物流計(jì)劃時(shí),物流部門應(yīng)充分考慮貨物的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸成本等因素,確保物流計(jì)劃的合理性和可行性。3.物流計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn),確保物流計(jì)劃與公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致。(二)運(yùn)輸管理1.選擇合適的運(yùn)輸方式,根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離等因素,選擇公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、水路運(yùn)輸或航空運(yùn)輸?shù)取?.與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸安全等。3.對(duì)運(yùn)輸過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控,及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸狀態(tài),確保貨物按時(shí)、安全地送達(dá)目的地。4.建立運(yùn)輸檔案,記錄運(yùn)輸貨物的詳細(xì)信息、運(yùn)輸公司情況、運(yùn)輸費(fèi)用等,以便對(duì)運(yùn)輸業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和分析。(三)倉(cāng)儲(chǔ)管理1.合理規(guī)劃倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施,根據(jù)貨物的種類、數(shù)量、存儲(chǔ)要求等,設(shè)置不同的倉(cāng)庫(kù)區(qū)域,并配備相應(yīng)的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備。2.建立貨物出入庫(kù)管理制度,嚴(yán)格執(zhí)行貨物出入庫(kù)手續(xù),確保貨物的數(shù)量、質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。3.對(duì)倉(cāng)庫(kù)貨物進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn),核實(shí)貨物的實(shí)際庫(kù)存情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理盤(pán)盈盤(pán)虧問(wèn)題。4.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理,制定安全管理制度,配備必要的安全設(shè)施,確保倉(cāng)庫(kù)貨物的安全。(四)物流風(fēng)險(xiǎn)管理1.建立物流風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和評(píng)估物流過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn),如運(yùn)輸事故、倉(cāng)儲(chǔ)火災(zāi)、貨物損壞等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn),制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,如購(gòu)買運(yùn)輸保險(xiǎn)、加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全管理、優(yōu)化物流路線等。3.定期對(duì)物流風(fēng)險(xiǎn)管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估,不斷完善物流風(fēng)險(xiǎn)管理制度。六、財(cái)務(wù)管理控制(一)財(cái)務(wù)預(yù)算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營(yíng)目標(biāo),制定年度財(cái)務(wù)預(yù)算。財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)包括收入預(yù)算、成本預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、利潤(rùn)預(yù)算、現(xiàn)金流量預(yù)算等。2.在制定財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí),財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分考慮公司的歷史數(shù)據(jù)、市場(chǎng)趨勢(shì)、業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃等因素,確保財(cái)務(wù)預(yù)算的合理性和可行性。3.財(cái)務(wù)預(yù)算應(yīng)經(jīng)過(guò)公司管理層的審核和批準(zhǔn),確保財(cái)務(wù)預(yù)算與公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致。4.定期對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題,并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。(二)資金管理1.建立資金管理制度,加強(qiáng)資金的集中管理和統(tǒng)一調(diào)度,確保公司資金的安全和有效使用。2.合理安排資金,根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和投資計(jì)劃,確定資金的需求和來(lái)源,優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)。3.加強(qiáng)資金風(fēng)險(xiǎn)管理,對(duì)資金的流動(dòng)性、安全性和收益性進(jìn)行綜合評(píng)估,采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,如資金風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、資金套期保值等。4.嚴(yán)格控制資金支出,建立資金審批制度,對(duì)重大資金支出進(jìn)行嚴(yán)格審核,確保資金支出的合理性和合規(guī)性。(三)會(huì)計(jì)核算1.按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度,建立健全的會(huì)計(jì)核算體系,確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,規(guī)范會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的編制和保管,確保會(huì)計(jì)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表編制和分析,為公司管理層提供準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,支持公司決策。4.配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行年度審計(jì)工作,確保公司財(cái)務(wù)報(bào)表符合審計(jì)要求。(四)財(cái)務(wù)監(jiān)督1.建立財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的監(jiān)督和檢查,確保財(cái)務(wù)活動(dòng)符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部制度的要求。2.定期對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審計(jì),檢查財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)和工作責(zé)任心。七、人力資源管理控制(一)人力資源規(guī)劃1.根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求,制定年度人力資源規(guī)劃。人力資源規(guī)劃應(yīng)包括人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核、薪酬福利等方面的計(jì)劃。2.在制定人力資源規(guī)劃時(shí),應(yīng)充分考慮公司的人才需求狀況、市場(chǎng)人才供給情況等因素,確保人力資源規(guī)劃的合理性和可行性。3.人力資源規(guī)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)公司管理層和相關(guān)部門的審核和批準(zhǔn),確保人力資源規(guī)劃與公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相一致。(二)人員招聘與錄用1.建立科學(xué)合理的人員招聘流程,明確招聘需求、招聘渠道、招聘標(biāo)準(zhǔn)、招聘程序等。2.對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行嚴(yán)格的資格審查和面試,確保招聘人員符合公司崗位要求和企業(yè)文化。3.對(duì)新員工進(jìn)行入職培訓(xùn),幫助新員工了解公司情況、熟悉工作環(huán)境、掌握工作技能。4.辦理新員工入職手續(xù),簽訂勞動(dòng)合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。(三)培訓(xùn)與發(fā)展1.制定員工培訓(xùn)計(jì)劃,根據(jù)員工的崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,提供相應(yīng)的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。2.建立內(nèi)部培訓(xùn)師隊(duì)伍,鼓勵(lì)員工參與培訓(xùn)授課,提高員工的培訓(xùn)積極性和培訓(xùn)效果。3.支持員工參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng),拓寬員工的視野和知識(shí)面。4.定期對(duì)員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估,根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)內(nèi)容。(四)績(jī)效考核1.建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系,明確績(jī)效考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核周期、考核方法等。2.定期對(duì)員工的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核,考核結(jié)果應(yīng)與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。3.加強(qiáng)對(duì)績(jī)效考核過(guò)程的監(jiān)督和管理,確???jī)效考核的公平、公正、公開(kāi)。4.對(duì)績(jī)效考核結(jié)果進(jìn)行分析和反饋,幫助員工發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題,制定改進(jìn)計(jì)劃。(五)薪酬福利管理1.制定合理的薪酬福利制度,根據(jù)員工的崗位性質(zhì)、工

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