PAGE工程咨詢業(yè)務(wù)檔案制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程咨詢業(yè)務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)查詢、追溯和利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類(lèi)工程咨詢業(yè)務(wù)檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、評(píng)估咨詢報(bào)告、項(xiàng)目管理咨詢等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類(lèi)載體的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工程咨詢業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照業(yè)務(wù)流程和檔案形成規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.保密性原則：對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程咨詢業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司工程咨詢業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和檢索。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。6.組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)工程咨詢業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門(mén)，辦理交接手續(xù)。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、利用等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息和資料。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目檔案的形成、積累和整理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案符合質(zhì)量要求。2.組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目過(guò)程中的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.督促項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員將項(xiàng)目檔案按時(shí)移交檔案管理部門(mén)，并協(xié)助辦理交接手續(xù)。4.在項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告編制委托合同、項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)等。2.咨詢業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的文件，如調(diào)查研究報(bào)告、數(shù)據(jù)分析資料、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)信函、專(zhuān)家意見(jiàn)、評(píng)審報(bào)告等。3.項(xiàng)目成果文件，如咨詢報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、項(xiàng)目管理方案、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。4.與項(xiàng)目相關(guān)的其他文件資料，如項(xiàng)目圖片、影像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)收集業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于查找和利用。3.同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中整理，不得分散。（四）整理方法1.分類(lèi)：根據(jù)工程咨詢業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，將檔案分為項(xiàng)目前期檔案、咨詢業(yè)務(wù)過(guò)程檔案、項(xiàng)目成果檔案等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如項(xiàng)目前期檔案可分為立項(xiàng)批復(fù)類(lèi)、可行性研究報(bào)告類(lèi)等。2.編號(hào)：為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用“年份+項(xiàng)目編號(hào)+檔案順序號(hào)”的方式進(jìn)行編制。例如，2023001001，表示2023年的第1個(gè)項(xiàng)目的第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置符合規(guī)范要求。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，便于查詢和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通解決。（二）保管期限1.根據(jù)工程咨詢業(yè)務(wù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：涉及國(guó)家重大利益、具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，如國(guó)家重點(diǎn)項(xiàng)目的咨詢報(bào)告、涉及國(guó)家安全和機(jī)密的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括一般項(xiàng)目的咨詢報(bào)告、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件資料等。短期保管的檔案：保存期限為[X]年的檔案，如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的項(xiàng)目資料等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）檔案的安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，制定庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員的職責(zé)。庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。2.嚴(yán)格控制檔案的借閱和查閱權(quán)限，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施。借閱和查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為因素導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的質(zhì)量和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用情況，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、歷史遺留問(wèn)題、法律糾紛等的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的檔案銷(xiāo)毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交銷(xiāo)毀執(zhí)行部門(mén)。3.銷(xiāo)毀執(zhí)行部門(mén)應(yīng)按照檔案銷(xiāo)毀清單進(jìn)行銷(xiāo)毀操作，銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)有檔案管理部門(mén)人員和業(yè)務(wù)部門(mén)人員共同監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單應(yīng)永久保存。六、檔案的利用與查詢（一）利用原則1.遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全和合法合規(guī)。2.積極為公司內(nèi)部各部門(mén)和外部相關(guān)單位提供檔案利用服務(wù)，滿足業(yè)務(wù)需求。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案，用于業(yè)務(wù)參考、項(xiàng)目論證、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。2.外部相關(guān)單位因項(xiàng)目合作、審計(jì)、調(diào)查等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱、借閱檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情形。（三）利用程序1.內(nèi)部利用：公司內(nèi)部各部門(mén)如需查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供檔案查閱、借閱服務(wù)。2.外部利用：外部相關(guān)單位如需查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等內(nèi)容，并提供相關(guān)證明材料。公司業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)意見(jiàn)，與外部單位簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并按照協(xié)議提供檔案查閱、借閱服務(wù)。