PAGE北京市城管檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京市城管檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市管理工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市城管工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京市各級(jí)城管部門(mén)及其所屬單位在履行城市管理職責(zé)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案。（三）管理原則檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用的原則。確保檔案管理工作與城管業(yè)務(wù)工作緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置北京市城管系統(tǒng)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)置綜合檔案室或分類(lèi)檔案室，負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案的集中管理。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和本市有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用本單位在城市管理工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為城市管理決策提供支持和服務(wù)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)移交檔案，做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉檔案管理工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞和丟失。4.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為城市管理工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城市管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.城市管理行政執(zhí)法過(guò)程中形成的各類(lèi)法律文書(shū)、處罰決定書(shū)、案件卷宗等。3.城市環(huán)境整治、市容市貌管理工作中形成的文件、照片、視頻等資料。4.城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與維護(hù)管理方面的文件、圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.城市管理應(yīng)急處置工作中形成的預(yù)案、報(bào)告、記錄等材料。6.與城市管理相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。7.城市管理工作中形成的重要文件、領(lǐng)導(dǎo)批示、調(diào)研報(bào)告等。8.其他與城市管理工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，按照相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如行政執(zhí)法檔案按照案件類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)目錄和備考表。3.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。4.聲像檔案按照載體形式、時(shí)間順序進(jìn)行整理，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并編制目錄。5.電子檔案按照電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等必要的設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)城市管理工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)城市管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)城市管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案保管安全。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全的前提下，為城市管理工作提供高效、便捷的服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱利用：確需借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制利用：因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，并注明出處。（三）利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位檔案保管期限表，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)，確定存毀檔案名單。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行公示，時(shí)間不少于[X]個(gè)工作日，廣泛征求意見(jiàn)。公示無(wú)異議后，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。4.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀方式檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷(xiāo)毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并做好銷(xiāo)毀記錄。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)后存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的北京市城管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.按照檔案信息化建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)、存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過(guò)程信息化。（三）電子檔案管理1.電子文件形成部門(mén)應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范整理和歸檔，確保電子文件格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案的借閱、利用制度，對(duì)電子檔案的查閱、下載、打印等操作進(jìn)行權(quán)限控制和記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體北京市城管部門(mén)應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施日常監(jiān)督檢查工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作流程和操作規(guī)范。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心。3.檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理情況，檔案裝具的配備和使用情況，檔案保管的安全措施落實(shí)情況。4.檔案信息化建設(shè)情況，檔案