PAGE財(cái)稅所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)財(cái)稅所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在財(cái)稅工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本所實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于財(cái)稅所全體工作人員在各項(xiàng)財(cái)稅業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映財(cái)稅業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本所檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為財(cái)稅工作提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和查閱檔案。（四）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的整理、保管、利用等工作規(guī)范有序。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.做好檔案的信息化管理工作，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類稅收征管檔案，包括稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理等方面的文件材料。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.行政管理檔案，涵蓋所內(nèi)各項(xiàng)行政事務(wù)的文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。4.各類涉稅文件、政策法規(guī)、上級(jí)部門的指示和通知等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保其原始性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如分為稅收征管類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類、行政管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.稅收征管檔案分為稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、稅務(wù)稽查等類別。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)等類別。3.行政管理檔案分為綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等類別。4.其他檔案根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次編碼法，如“1稅收征管01稅務(wù)登記”，其中“1”代表稅收征管大類，“01”代表稅務(wù)登記小類。2.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和管理。五、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管：對(duì)涉及重大財(cái)稅政策、重要?dú)v史資料等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為[X]年和[X]年，根據(jù)檔案的重要程度和實(shí)際需要確定。（二）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行安全存儲(chǔ)，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的存放排列1.按照檔案的類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本所工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等依法查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本所工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和掛接。2.系統(tǒng)錄入：將檔案的基本信息、分類編號(hào)、保管期限等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。3.檢索利用：通過系統(tǒng)進(jìn)行檔案的檢索、查詢、借閱等操作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速共享。4.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理