PAGE籌建處工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)籌建處工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、后期維護(hù)及管理等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于籌建處負(fù)責(zé)的所有工程項(xiàng)目檔案管理工作，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建等各類工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則籌建處設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌工程檔案管理工作，各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，并接受檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確原則工程檔案應(yīng)全面反映工程建設(shè)全過程，包括從項(xiàng)目前期規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.同步管理原則工程檔案管理工作應(yīng)與工程建設(shè)進(jìn)度同步，在工程建設(shè)過程中及時(shí)收集、整理和歸檔相關(guān)文件資料，避免出現(xiàn)事后補(bǔ)檔或檔案缺失等情況。4.便于利用原則工程檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案利用效率，滿足工程建設(shè)及管理工作的實(shí)際需求。二、管理職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)工程檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本籌建處工程檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)籌建處工程檔案管理工作，對(duì)各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理籌建處工程檔案，包括接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。4.組織開展工程檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.參與工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并出具檔案驗(yàn)收意見。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理機(jī)構(gòu)移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集、整理和妥善保管。3.在工程建設(shè)過程中，配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好工程檔案的同步管理工作，按照檔案管理要求及時(shí)提供相關(guān)文件資料。4.協(xié)助檔案管理機(jī)構(gòu)開展工程檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供必要的信息和數(shù)據(jù)支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理法律法規(guī)和本籌建處工程檔案管理制度，負(fù)責(zé)具體工程檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)工程檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常工作，確保檔案資料的規(guī)范、有序管理。3.建立工程檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。5.定期對(duì)工程檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，對(duì)破損、褪色等不符合保管要求的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。6.積極為工程建設(shè)及管理工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供檔案資料，并做好利用登記工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。工程勘察、設(shè)計(jì)文件，如地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。2.工程建設(shè)過程文件工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件（含工程量清單、技術(shù)規(guī)范等）、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。工程合同文件，如建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。工程施工過程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程聯(lián)系單等。工程質(zhì)量控制文件，包括原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程安全與文明施工文件，如安全專項(xiàng)方案、安全檢查記錄、文明施工措施等。工程進(jìn)度文件，如工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程延誤及處理記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。3.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖）。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。工程竣工結(jié)算文件，如結(jié)算書、審核報(bào)告等。工程竣工驗(yàn)收備案文件，包括竣工驗(yàn)收備案表、備案機(jī)關(guān)要求提供的其他文件。4.其他相關(guān)文件工程建設(shè)過程中的照片、錄像、錄音等聲像資料，反映工程建設(shè)各個(gè)階段的實(shí)際情況。工程建設(shè)過程中形成的電子文件，如電子圖紙、文檔、數(shù)據(jù)等，應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，具有法律效力，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案保管要求。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行收集和整理，確保其格式統(tǒng)一、存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，并做好備份工作。5.聲像資料應(yīng)主題明確、圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并進(jìn)行分類整理和編目。（三）收集時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并在項(xiàng)目立項(xiàng)后一個(gè)月內(nèi)歸檔至檔案管理機(jī)構(gòu)。2.工程建設(shè)過程中形成的文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，各部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月形成的文件資料整理后移交檔案管理機(jī)構(gòu)。3.工程竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收后十五個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，并歸檔至檔案管理機(jī)構(gòu)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照工程建設(shè)項(xiàng)目的不同階段、不同專業(yè)、不同類別，對(duì)文件資料進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.保持文件之間的歷史聯(lián)系按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，對(duì)文件進(jìn)行系統(tǒng)排列，便于反映工程建設(shè)的全過程和內(nèi)在邏輯關(guān)系。3.便于保管和利用根據(jù)文件的數(shù)量、載體形式等特點(diǎn)，選擇合適的整理方法和保管方式，確保檔案便于查閱、檢索和利用。（二）分類方法1.工程項(xiàng)目分類按照籌建處負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類編號(hào)，每個(gè)工程項(xiàng)目作為一個(gè)獨(dú)立的分類單元。2.文件類別分類在每個(gè)工程項(xiàng)目分類下，按照文件的性質(zhì)和用途分為項(xiàng)目前期文件、工程建設(shè)過程文件、工程竣工驗(yàn)收文件等類別。3.專業(yè)分類對(duì)于工程建設(shè)過程文件，再按照建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，便于同一專業(yè)文件的集中管理和查閱。（三）整理步驟1.裝訂對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保文件整齊、牢固。2.編頁(yè)號(hào)對(duì)裝訂后的文件進(jìn)行編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在文件正面的右上角和背面的左上角，采用阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編號(hào)。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目，確保目錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。編制案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，對(duì)每個(gè)工程項(xiàng)目的檔案進(jìn)行總體登記。4.裝盒將整理好的文件裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括工程項(xiàng)目名稱、案卷號(hào)、題名、保管期限等，確保檔案盒標(biāo)識(shí)清晰、規(guī)范。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的時(shí)間及時(shí)將整理好的工程檔案移交檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到檔案后及時(shí)進(jìn)行審核和登記。2.歸檔手續(xù)檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、案卷號(hào)等信息，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案接收臺(tái)賬，對(duì)接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.歸檔質(zhì)量歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，文件資料齊全、完整，分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范，裝訂整齊、裝盒有序，確保檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。（二）歸檔流程1.部門整理各部門按照檔案整理要求，對(duì)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件資料進(jìn)行整理，形成案卷。2.部門初審各部門對(duì)整理好的案卷進(jìn)行自查，確保檔案內(nèi)容完整、整理規(guī)范，然后提交部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.移交檔案管理機(jī)構(gòu)各部門將審核通過的案卷及檔案移交清單一并移交檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)予以接收并辦理歸檔手續(xù)；驗(yàn)收不合格的檔案，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)退回移交部門，要求其限期整改后重新移交。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本條件。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、案卷號(hào)等信息，確保檔案賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的侵害。2.嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫(kù)房應(yīng)配備專人管理，管理人員應(yīng)熟悉檔案保管業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。4.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.工程建設(shè)及管理人員因工作需要查閱工程檔案。2.工程竣工驗(yàn)收、審計(jì)、評(píng)估等相關(guān)部門查閱工程檔案。3.其他經(jīng)籌建處批準(zhǔn)的單位或個(gè)人查閱工程檔案。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、利用者姓名、單位名稱（或個(gè)人身份證號(hào)）、查閱檔案名稱及案卷號(hào)、查閱目的等。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并將檔案資料交利用者簽收。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，利用者應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照利用者的要求進(jìn)行復(fù)制，并對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等，嚴(yán)禁擅自將檔案帶出檔案管理機(jī)構(gòu)。2.利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究利用者的責(zé)任。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用效果反饋機(jī)制，對(duì)利用檔案解決實(shí)際問題的情況進(jìn)行跟蹤和反饋，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。2.價(jià)值鑒定原則根據(jù)工程檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，確定檔案是否繼續(xù)保存或銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員及業(yè)務(wù)部門代表組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性檢查檔案是否齊全，是否涵蓋工程建設(shè)全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，有無缺漏。2.檔案的準(zhǔn)確性核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，與工程實(shí)際情況是否相符，有無虛假或錯(cuò)誤信息。3.檔案的保存價(jià)值根據(jù)工程建設(shè)及管理工作的實(shí)際需求，評(píng)估檔案對(duì)今后工作的參考作用和利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理機(jī)