PAGE檔案三合一制度編制指南一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本檔案三合一制度編制指南。（二）適用范圍本指南適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）編制依據(jù)1.《中華人民共和國檔案法》2.《機關檔案工作條例》3.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》4.其他相關法律法規(guī)及行業(yè)標準二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范。2.負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督指導。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理現(xiàn)代化。5.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的安全和完整。3.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務。4.做好檔案信息化管理工作，維護檔案管理系統(tǒng)的正常運行。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案分類方案（一）分類原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的整理、保管和利用。3.符合國家有關檔案分類的標準和規(guī)范。（二）分類方法公司檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法。1.年度：以文件形成的年度為依據(jù)進行分類。2.機構（問題）：按照公司內部機構設置或業(yè)務職能進行分類。3.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）兩種保管期限。（三）具體分類類目1.行政管理類公司文件會議文件工作計劃與總結規(guī)章制度人事檔案行政事務2.經營管理類市場調研與分析市場營銷策劃銷售合同采購合同財務管理審計報告3.生產技術類產品研發(fā)生產工藝質量控制設備管理技術改造4.基本建設類項目規(guī)劃與立項工程設計工程施工工程驗收5.黨群工作類黨組織建設宣傳工作工會工作共青團工作四、文件材料歸檔范圍和保管期限表（一）歸檔范圍1.反映公司各項工作活動、具有查考利用價值的文件材料。2.公司在經營管理、生產技術、基本建設等活動中形成的各種載體的文件材料。3.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等文件材料。4.公司內部機構設置、人員編制、干部任免等文件材料。5.公司重要會議、重大活動形成的文件材料。（二）保管期限劃分1.永久保管公司制定的具有長遠指導意義和歷史價值的規(guī)章制度。公司年度財務決算報告。公司重要會議、重大活動形成的文件材料。公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議。公司機構演變、人事任免等文件材料。2.定期保管30年公司一般性的規(guī)章制度。公司年度工作計劃與總結。公司日常經營管理活動中形成的文件材料。公司與外部單位簽訂的一般合同、協(xié)議。3.定期保管10年公司臨時性工作形成的文件材料。公司一般性的業(yè)務報表、統(tǒng)計資料。五、檔案整理要求（一）整理原則遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.裝訂：歸檔文件應按件裝訂，去除文件上的金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照檔案分類方案，對歸檔文件進行分類。3.編號：編制歸檔文件編號，編號應反映年度、機構（問題）、保管期限等信息。4.編目：填寫歸檔文件目錄，目錄應包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。5.裝盒：將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息。六、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化范圍對公司重要檔案和利用率較高的檔案進行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化流程及質量要求1.掃描：采用高分辨率掃描儀對檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為JPEG或TIFF。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與對應的檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立準確的索引關系。4.存儲：將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份。（三）數(shù)字化安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，加強對數(shù)字化設備、存儲介質的管理。2.采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制等安全措施，防止數(shù)字化檔案信息泄露。3.定期對數(shù)字化檔案進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等檔案保管設備，確保檔案存放安全、有序。2.安裝溫濕度計、滅火器、防蟲藥等設備，保障檔案庫房環(huán)境安全。（三）檔案保管期限管理1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對保管期限已滿的檔案進行處置。2.對需要延長保管期限的檔案，應重新進行鑒定，并辦理相關手續(xù)。（四）檔案清查盤點1.每年定期對檔案進行清查盤點，確保檔案賬實相符。2.清查盤點應包括檔案數(shù)量清點、檔案質量檢查、檔案保管狀況檢查等內容。3.對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并做好記錄。八、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則，嚴格按照國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度提供檔案利用服務。2.服務優(yōu)先原則，積極主動為公司各項工作提供檔案利用支持。3.安全保密原則，確保檔案在利用過程中的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：設立檔案查閱室，為利用者提供檔案查閱服務。利用者查閱檔案應填寫查閱登記表，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定原則與方法1.鑒定原則：根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案進行科學鑒定。2.鑒定方法：采用直接鑒定法，逐件審查檔案，確定檔案的保管期限和存毀價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出