PAGE檔案館資料庫房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館資料庫房的管理，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館資料庫房的管理工作，包括檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案資料的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。2.科學(xué)管理原則：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，提高檔案資料管理的效率和質(zhì)量。3.方便利用原則：便于檔案資料的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案資料的作用。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.下級單位報(bào)送的重要文件材料。4.本公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。5.本公司/組織的大事記、年鑒、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。6.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立分類目錄。2.編號：對每一份檔案資料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性。3.編目：編制檔案資料的目錄，包括題名、編號、日期、來源等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。三、檔案資料的保管（一）庫房建設(shè)1.庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。（二）檔案上架1.檔案資料應(yīng)按照分類目錄進(jìn)行上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案資料應(yīng)排列整齊，編號清晰，不得倒置、斜放。3.對珍貴、易損的檔案資料應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）庫房管理1.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.庫房應(yīng)嚴(yán)格控制溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫制度，非庫房管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。4.庫房管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。四、檔案資料的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織的檔案資料，但須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱本公司/組織的檔案資料，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出庫房。4.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損。（三）利用登記1.檔案館應(yīng)對檔案資料利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案資料利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)。五、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的規(guī)定為依據(jù)，對檔案資料進(jìn)行鑒定。2.從檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面進(jìn)行綜合評估。3.充分考慮檔案資料的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和未來價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組對檔案資料進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料徹底銷毀，無法恢復(fù)。3.銷毀檔案資料后，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時(shí)間、銷毀人、監(jiān)銷人等信息。六、檔案資料的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要價(jià)值和利用頻繁的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化處理的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)檔案資料、電子檔案資料等。（二）數(shù)字化要求1.數(shù)字化處理的檔案資料應(yīng)保持原貌，不得進(jìn)行任何形式的修改。2.數(shù)字化處理的檔案資料應(yīng)采用統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)的一致性和兼容性。3.數(shù)字化處理的檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案資料進(jìn)行集中管理。2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的錄入、存儲、檢索、利用等功能。3.對數(shù)字化檔案資料的利用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案資料的安全。七、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)庫房的日常管理工作，確保庫房的安全與整潔。2.負(fù)責(zé)檔案資料的上架、下架、整理等工作，確保檔案資料的安全存放。3.負(fù)責(zé)庫房溫濕度的監(jiān)測和調(diào)節(jié)，定期對檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)辦理檔案資料的出入庫手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案資料的流向。（二）查閱管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待檔案資料查閱人員，辦理查閱手續(xù)。2.負(fù)責(zé)提供檔案資料查閱服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。3.負(fù)責(zé)對檔案資料查閱情況進(jìn)行登記，定期整理和歸檔。（三）鑒定銷毀管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織檔案鑒定小組對檔案資料進(jìn)行鑒定。2.負(fù)責(zé)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.負(fù)責(zé)對檔案銷毀情況進(jìn)行登記，確保檔案銷毀工作的規(guī)范進(jìn)行。（四）數(shù)字化管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定數(shù)字化檔案管理計(jì)劃，組織實(shí)施檔案資料的數(shù)字化處理工作。2.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)對數(shù)字化檔案資料的安全進(jìn)行管理，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.本公司/組織應(yīng)建立健全檔案資料庫房管理監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案資料庫房管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案館應(yīng)定期向本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案資料庫房管理工作情況，接受領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.庫房建設(shè)、設(shè)備配備、溫濕度控制等情況。3.檔案管理人員的職責(zé)履行情況。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。2.對整改不