PAGE開發(fā)區(qū)檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)開發(fā)區(qū)檔案工作管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在開發(fā)區(qū)各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合開發(fā)區(qū)實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于開發(fā)區(qū)內(nèi)各部門、各企事業(yè)單位以及與開發(fā)區(qū)相關(guān)的各類活動(dòng)中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則開發(fā)區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映開發(fā)區(qū)各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理開發(fā)區(qū)在各個(gè)方面形成的檔案，確保檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為開發(fā)區(qū)的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室，作為開發(fā)區(qū)檔案工作的主管部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)開發(fā)區(qū)的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定開發(fā)區(qū)檔案工作管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)開發(fā)區(qū)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位移交的檔案。3.對(duì)開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.開發(fā)和利用檔案信息資源，為開發(fā)區(qū)的決策、管理、科研、生產(chǎn)等工作提供檔案資料服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門及企事業(yè)單位檔案工作機(jī)構(gòu)各部門及企事業(yè)單位應(yīng)明確本部門（單位）的檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門（單位）檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行開發(fā)區(qū)檔案工作管理制度，建立健全本部門（單位）的檔案工作制度和流程。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門（單位）在各項(xiàng)工作中形成的檔案材料，并按照規(guī)定定期向開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室移交。3.負(fù)責(zé)本部門（單位）檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的完整和安全。4.積極配合開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室開展檔案業(yè)務(wù)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍開發(fā)區(qū)檔案的收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類檔案包括開發(fā)區(qū)黨工委、管委會(huì)及各部門在行政管理活動(dòng)中形成的文件、會(huì)議記錄、決議、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案各部門在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告等。3.基本建設(shè)類檔案開發(fā)區(qū)內(nèi)各類基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.科研項(xiàng)目類檔案開發(fā)區(qū)內(nèi)開展的各類科研項(xiàng)目形成的項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定材料等。5.人事檔案開發(fā)區(qū)工作人員的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、福利、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘等方面的文件材料。6.財(cái)務(wù)檔案開發(fā)區(qū)及各部門的財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.聲像檔案開發(fā)區(qū)在重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位在辦公自動(dòng)化過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）收集要求1.各部門及企事業(yè)單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時(shí)、全面地收集本部門（單位）在各項(xiàng)工作中形成的檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案收集應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案材料。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；對(duì)無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)和出處。4.各部門及企事業(yè)單位應(yīng)定期將收集的檔案材料進(jìn)行整理，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室移交。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。在每一大類下，再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于檢索和管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，確保編號(hào)與檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)，便于查找和識(shí)別。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和組成，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)注意保護(hù)檔案材料的原貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，保證電子檔案的可讀性和完整性。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)開發(fā)區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和開發(fā)區(qū)檔案工作管理制度，確保檔案利用活動(dòng)的合法性。2.服務(wù)大局原則檔案利用應(yīng)緊密圍繞開發(fā)區(qū)的中心工作，為開發(fā)區(qū)的決策、管理、科研、生產(chǎn)等提供有力支持。3.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。4.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.開發(fā)區(qū)內(nèi)部各部門及企事業(yè)單位因工作需要查閱、借閱檔案的。2.上級(jí)主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱開發(fā)區(qū)檔案的。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱開發(fā)區(qū)檔案的。4.其他經(jīng)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室批準(zhǔn)可以查閱、借閱檔案的單位和個(gè)人。（三）利用手續(xù)1.開發(fā)區(qū)內(nèi)部各部門及企事業(yè)單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱檔案的內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)本部門（單位）負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室審批。2.上級(jí)主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱開發(fā)區(qū)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱開發(fā)區(qū)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱檔案。4.其他經(jīng)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室批準(zhǔn)可以查閱、借閱檔案的單位和個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱檔案的內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱檔案。5.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理辦公室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立開發(fā)區(qū)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)開發(fā)區(qū)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢檔案信息。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立檔案信息安全保障體系，包括網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶認(rèn)證與授權(quán)、安全審計(jì)等措施，確保檔案信息的安全可靠。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。2.需求調(diào)研階段對(duì)開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位的檔案管理需求進(jìn)行調(diào)研，了解檔案管理現(xiàn)狀和業(yè)務(wù)流程，確定檔案管理信息系統(tǒng)的功能需求和技術(shù)要求。3.系統(tǒng)開發(fā)階段按照需求調(diào)研結(jié)果，進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和建設(shè)，包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編碼、測(cè)試、上線等環(huán)節(jié)。4.檔案數(shù)字化階段組織開展檔案數(shù)字化工作，按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。5.系統(tǒng)上線與應(yīng)用階段將檔案管理信息系統(tǒng)上線運(yùn)行，組織檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的信息化管理。同時(shí)，逐步推進(jìn)檔案信息資源的共享和利用。6.安全保障體系建設(shè)階段建立檔案信息安全保障體系，完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶認(rèn)證與授權(quán)、安全審計(jì)等措施，確保檔案信息的安全可靠。（四）管理與維護(hù)1.建立檔案信息化管理制度，明確檔案管理信息系統(tǒng)的使用、維護(hù)、安全等方面的規(guī)定，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，加強(qiáng)用戶認(rèn)證與授權(quán)管理，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問權(quán)限，防止檔案信息泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)開發(fā)區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)開發(fā)區(qū)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。領(lǐng)導(dǎo)小組由開發(fā)區(qū)黨工委、管委會(huì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及各部門負(fù)責(zé)人組成，辦公室設(shè)在開發(fā)區(qū)檔案管理辦公室。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，是否明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。3.檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理情況，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，檔案保管設(shè)備是否齊全、完好。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進(jìn)展、檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況、檔案信息安全保障措施等。5.檔案利用情況，是否按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，檔案利用登記是否完整、準(zhǔn)確。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年組織一次檔案工作全面檢查，對(duì)開發(fā)區(qū)各部門及企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行全面檢查和評(píng)估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門及企事業(yè)單位的檔案工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案工作中存在的問題。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)檔案工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，如檔案數(shù)字化質(zhì)量檢查、檔案信息安全