PAGE清遠市規(guī)劃檔案管理制度一、總則（一）目的為加強清遠市規(guī)劃檔案的管理，確保規(guī)劃檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮規(guī)劃檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于清遠市行政區(qū)域內(nèi)與規(guī)劃相關(guān)的各類檔案的管理，包括城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃、規(guī)劃設(shè)計方案、規(guī)劃審批文件、規(guī)劃實施過程中的各類文件資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則規(guī)劃檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，便于查閱和利用。2.依法管理原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準開展檔案管理工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.科學(xué)分類原則按照規(guī)劃檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和檢索。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，確保檔案信息不泄露，維護國家和社會的安全。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置成立清遠市規(guī)劃檔案管理中心，負責(zé)規(guī)劃檔案的集中管理工作。檔案管理中心應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本市規(guī)劃檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計規(guī)劃檔案，確保檔案的完整和安全。3.建立規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供決策依據(jù)。5.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案。6.對本市規(guī)劃檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（三）各部門職責(zé)1.規(guī)劃編制部門負責(zé)編制規(guī)劃過程中形成的各類文件資料的收集、整理和移交工作，確保文件資料的完整準確。2.規(guī)劃審批部門負責(zé)規(guī)劃審批文件的收集、整理和移交工作，及時將審批結(jié)果反饋給檔案管理中心。3.規(guī)劃實施部門負責(zé)規(guī)劃實施過程中形成的各類文件資料的收集、整理和移交工作，配合檔案管理中心做好檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城市總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃等規(guī)劃編制成果。2.規(guī)劃設(shè)計方案、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等相關(guān)文件。3.規(guī)劃審批文件，包括規(guī)劃選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。4.規(guī)劃實施過程中的各類文件資料，如建設(shè)項目竣工規(guī)劃驗收資料、規(guī)劃調(diào)整文件等。5.與規(guī)劃相關(guān)的會議紀要、領(lǐng)導(dǎo)批示、專家論證意見等。6.其他與規(guī)劃有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保文件資料及時、完整地收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照規(guī)劃檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為規(guī)劃編制類、規(guī)劃審批類和規(guī)劃實施類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分。2.編號為每份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號等信息。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，便于檢索和查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用密集架存放，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份。電子檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器上，設(shè)置防火墻和數(shù)據(jù)加密措施，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限規(guī)劃檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和價值確定。1.永久保管的檔案城市總體規(guī)劃、重要的詳細規(guī)劃、涉及城市重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和公共利益的規(guī)劃文件等。2.長期保管的檔案一般的詳細規(guī)劃、專項規(guī)劃、規(guī)劃審批文件等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案規(guī)劃實施過程中的一般性文件資料等，保管期限為10年。（四）檔案清查定期對檔案進行清查，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況。清查工作每年至少進行一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)和管理部門因工作需要查閱規(guī)劃檔案。2.相關(guān)企事業(yè)單位、社會組織因項目建設(shè)、研究等需要查閱規(guī)劃檔案。3.公民因個人需要查閱涉及自身權(quán)益的規(guī)劃檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱單位或個人應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍等信息。2.檔案管理中心對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并提供查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用期限一般檔案查閱期限為[X]個工作日，如需延長查閱期限，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要性和利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案，可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案管理中心負責(zé)人審核銷毀清冊，報上級主管部門批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理中心指定專人負責(zé)銷毀檔案。銷毀過程應(yīng)進行記錄，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的規(guī)劃檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.利用功能支持在線查閱、下載、打印檔案，提供檔案利用統(tǒng)計分析功能。4.安全管理功能設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)維護定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。及時更新檔案信息，對損壞或丟失的數(shù)據(jù)進行修復(fù)和補充。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.具有較強的責(zé)任心和保密意識，認真履行檔案管理職責(zé)。3.熟練掌握計算機操作技能，能夠運用信息化手段進行檔案管理工作。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案收集整理崗位負責(zé)規(guī)劃檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整準確。2.檔案保管崗位負責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。定期對檔案進行清查，做好檔案的維護工作。3.檔案利用服務(wù)崗位負責(zé)接待檔案查閱人員，辦理查閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。4.檔案信息化管理崗位負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、檢索和利用等工作。5.檔案編研崗位開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供決策依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體清遠市規(guī)劃行政主管部門負責(zé)對本市規(guī)劃檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。檔案管理中心應(yīng)定期對自身檔案管理工作進行自查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的履職情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對檔案管理情況進行評估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項檢查針對檔