PAGE檔案袋如何歸納管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案袋的歸納管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在工作過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報表、記錄等，均需按照本制度進行檔案袋歸納管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負責檔案袋歸納管理工作，對各類檔案資料進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則根據(jù)檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等因素進行科學分類，建立清晰的檔案分類體系，便于檔案的整理、存儲和檢索。3.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。4.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，確保檔案資料不泄露、不丟失，維護公司/組織的商業(yè)秘密和信息安全。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案袋的分類與編號（一）檔案袋分類1.行政檔案類公司文件：包括公司章程、制度、通知、報告、會議紀要等。行政事務(wù)：如辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維護記錄等。人事檔案：員工入職資料、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利記錄等。2.業(yè)務(wù)檔案類市場營銷：市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動策劃與執(zhí)行記錄等。銷售業(yè)務(wù)：銷售合同、訂單記錄、銷售業(yè)績統(tǒng)計等。生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗記錄、設(shè)備維護記錄等。財務(wù)管理：財務(wù)報表（資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等）、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。采購管理：采購合同、供應(yīng)商資料、采購訂單記錄等。3.項目檔案類項目立項文件：項目可行性研究報告、項目立項審批文件等。項目實施過程文件：項目進度計劃、項目會議記錄、項目變更記錄、項目質(zhì)量控制文件等。項目驗收文件：項目驗收報告、項目成果文件等。4.其他檔案類榮譽證書：公司/組織獲得的各類榮譽證書、獎牌等。資質(zhì)證書：公司/組織擁有的各類資質(zhì)證書、許可證等。法律文件：合同糾紛處理記錄、訴訟文件等。（二）檔案袋編號1.編號規(guī)則檔案袋編號采用“[類別代碼][年份][流水號]”的格式。類別代碼：根據(jù)檔案袋分類，采用兩位大寫字母表示，如“XZ”表示行政檔案類，“YW”表示業(yè)務(wù)檔案類，“XM”表示項目檔案類，“QT”表示其他檔案類。年份：采用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。流水號：按照檔案形成的先后順序，采用四位數(shù)字進行編號，從“0001”開始。2.編號示例如行政檔案類中2023年形成的第12份檔案，編號為“XZ20230012”；業(yè)務(wù)檔案類中2022年形成的第35份銷售合同檔案，編號為“YW20220035”。三、檔案袋的制作與使用（一）檔案袋制作1.材質(zhì)要求檔案袋應(yīng)選用質(zhì)量較好、韌性較強的紙張或塑料材質(zhì)制作，確保能夠長期保存檔案資料，不易破損、變形。2.規(guī)格標準檔案袋的規(guī)格應(yīng)根據(jù)檔案資料的大小和數(shù)量進行合理選擇，一般采用A4或A3尺寸，確保檔案資料能夠平整地裝入檔案袋內(nèi)。3.標識內(nèi)容檔案袋正面應(yīng)清晰標注檔案類別、編號、年份、檔案名稱等信息，便于識別和查找。檔案袋背面可根據(jù)需要標注檔案的簡要內(nèi)容或存放期限等信息。（二）檔案袋使用1.檔案資料收集各部門、各崗位應(yīng)指定專人負責檔案資料的收集工作，按照檔案袋分類要求，及時將工作過程中形成的各類檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.檔案資料整理收集到的檔案資料應(yīng)進行分類、排序、編號等整理工作，確保檔案資料的完整性和準確性。對于紙張較大或較多的檔案資料，應(yīng)進行折疊或裝訂，使其整齊美觀。3.檔案資料裝入檔案袋整理好的檔案資料應(yīng)按照順序裝入相應(yīng)的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面填寫檔案類別、編號、年份、檔案名稱等信息。對于有多份檔案資料的檔案袋，應(yīng)在檔案袋內(nèi)附上檔案資料清單，注明每份檔案資料的名稱、編號、日期等信息。4.檔案袋存放裝入檔案資料的檔案袋應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案庫房內(nèi)，按照檔案類別、年份等順序進行排列存放，便于查找和管理。檔案柜或檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，確保檔案資料的安全保存。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.歸檔時間各部門、各崗位應(yīng)在檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門進行歸檔。對于重要的緊急檔案資料，應(yīng)及時移交歸檔。2.歸檔流程移交部門填寫檔案移交清單：移交部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案類別、編號、年份、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由移交人簽字確認。檔案管理部門審核接收：檔案管理部門收到檔案移交清單后，應(yīng)按照檔案袋編號和分類要求進行審核，核對檔案資料的完整性和準確性。審核無誤后，在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案資料存入相應(yīng)的檔案柜或檔案庫房。檔案移交清單存檔：檔案管理部門應(yīng)將檔案移交清單進行存檔，作為檔案管理的重要依據(jù)。（二）檔案保管1.保管期限根據(jù)檔案資料的重要性和性質(zhì)，確定檔案的保管期限。一般分為永久保管、長期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。具體保管期限如下：永久保管：公司章程、制度、重要合同、財務(wù)報表、審計報告、法律文件等具有重要歷史價值和憑證作用的檔案資料。長期保管：員工人事檔案、項目檔案、銷售合同、采購合同等在一定時期內(nèi)具有參考價值的檔案資料。短期保管：一般性的行政事務(wù)文件、臨時性的工作記錄等保管期限較短的檔案資料。2.保管措施檔案庫房建設(shè)：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。檔案存儲方式：檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案袋分類、編號順序進行存放，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。檔案定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。檔案保密管理：加強檔案的保密管理，嚴格限制檔案的查閱和借閱范圍。檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。五、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.查閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.查閱流程申請人填寫檔案查閱申請表：申請人應(yīng)按照要求填寫檔案查閱申請表，并提交所在部門負責人簽字批準。檔案管理部門審核：檔案管理部門收到檔案查閱申請表后，應(yīng)進行審核，核實申請人的查閱資格和查閱目的。審核無誤后，在檔案查閱申請表上簽字批準，并告知申請人查閱檔案的地點和時間。查閱檔案：申請人憑檔案查閱申請表到檔案管理部門指定的地點查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。3.查閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記表，詳細記錄檔案查閱的申請人姓名、部門名稱（或崗位名稱）、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的、檔案名稱、檔案編號等信息。檔案查閱登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（二）檔案借閱1.借閱范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，確需借閱檔案資料的，可以辦理檔案借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預計歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。2.借閱流程申請人填寫檔案借閱申請表：申請人應(yīng)按照要求填寫檔案借閱申請表，并提交所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。檔案管理部門審核：檔案管理部門收到檔案借閱申請表后，應(yīng)進行審核，核實申請人的借閱資格和借閱目的。審核無誤后，在檔案借閱申請表上簽字批準，并告知申請人借閱檔案的地點和時間。借閱檔案：申請人憑檔案借閱申請表到檔案管理部門指定的地點借閱檔案。借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理人員出具有效身份證件，并在檔案借閱登記表上簽字確認。檔案管理人員應(yīng)將檔案資料交給申請人，并告知其借閱期限和注意事項。申請人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。歸還檔案：申請人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案資料。歸還檔案時，應(yīng)向檔案管理人員出具有效身份證件，并在檔案借閱登記表上簽字確認。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案資料是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向申請人提出，并要求其進行處理。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門負責人批準。六、檔案的銷毀（一）銷毀范圍檔案資料在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以進行銷毀。銷毀檔案資料應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的類別、編號、年份、檔案名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導簽字批準。（二）銷毀流程1.編制檔案銷毀清單檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀申請表，編制檔案銷毀清單，詳細注明銷毀檔案的類別、編號、年份、檔案名稱、數(shù)量等信息。檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司/組織審計部門備案。2.組織銷毀檔案管理部門應(yīng)組織專人對擬銷毀的檔案資料進行銷毀。銷毀檔案資料時，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行，確保檔案資料無法恢復。銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行