PAGE規(guī)范化紀(jì)檢檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司紀(jì)檢檔案管理，確保紀(jì)檢工作中形成的各類文件材料得到妥善保管和有效利用，維護公司紀(jì)檢工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各級紀(jì)檢部門在履行職責(zé)過程中形成的檔案管理工作，包括但不限于信訪舉報材料、案件調(diào)查卷宗、監(jiān)督檢查記錄、廉政教育資料等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映紀(jì)檢工作實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理紀(jì)檢工作中產(chǎn)生的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及公司機密、個人隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案管理的規(guī)范化。二、檔案管理職責(zé)（一）紀(jì)檢部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.對檔案的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，對檔案的保管、利用等情況進行監(jiān)督檢查。3.按照規(guī)定的時間和要求，向公司檔案管理部門移交檔案。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識和技能，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對檔案進行分類、編號、裝訂、上架等操作，確保檔案排列有序，便于查找和利用。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱登記工作，按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，及時催還借閱的檔案。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助紀(jì)檢部門做好相關(guān)檔案資料的收集工作，及時將涉及紀(jì)檢工作的文件材料移交紀(jì)檢部門。2.在工作中形成的與紀(jì)檢工作有關(guān)的文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進行整理，并向紀(jì)檢部門歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.紀(jì)檢信訪舉報材料，包括來信、來訪記錄、舉報電話記錄、電子郵件等。2.案件調(diào)查材料，如立案審批表、調(diào)查方案、談話筆錄、證據(jù)材料、案件調(diào)查報告、處分決定等。3.監(jiān)督檢查工作資料，如檢查計劃、檢查報告、整改通知、整改報告等。4.廉政教育活動資料，如活動方案、學(xué)習(xí)資料、培訓(xùn)記錄、宣傳報道等。5.紀(jì)檢工作的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等文件材料。6.其他與紀(jì)檢工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的與紀(jì)檢工作有關(guān)的文件材料，并定期移交紀(jì)檢部門。2.紀(jì)檢部門在工作中應(yīng)及時收集各類文件材料，確保檔案資料隨工作進程同步形成。3.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類：按照紀(jì)檢工作的業(yè)務(wù)內(nèi)容，將檔案分為信訪舉報、案件檢查、監(jiān)督檢查、廉政教育、綜合管理等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行整理、修補，然后按照順序進行裝訂，確保文件材料牢固、整齊。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的紀(jì)檢檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案應(yīng)分類存放，排列有序。（二）保管期限1.紀(jì)檢檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：涉及公司重大違紀(jì)違法案件的檔案、具有重要歷史價值和查考利用價值的檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：一般性違紀(jì)違法案件的檔案、重要監(jiān)督檢查工作資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：一般性信訪舉報材料、臨時性紀(jì)檢工作文件等。（三）保管要求1.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部紀(jì)檢人員因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門因工作涉及紀(jì)檢相關(guān)事項需要查閱檔案。3.因司法機關(guān)、行政機關(guān)依法履行職責(zé)需要查閱檔案。（二）利用程序1.查閱申請：查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交紀(jì)檢部門。2.審批：紀(jì)檢部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，報紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請表的內(nèi)容進行查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案：查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記本上注明歸還時間。（三）利用限制1.涉及公司機密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，須經(jīng)紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)，限期歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)在紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下進行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、地點，并由監(jiān)銷人簽字。（三）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄檔案，將檔案銷毀清冊、銷毀過程記錄等相關(guān)材料進行歸檔保存。2.檔案銷毀記錄檔案應(yīng)長期保存，以備查閱。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.紀(jì)檢工作中形成的電子文件，如電子文檔、電子郵件、電子表格等，應(yīng)按照檔案管理要求進行收集。2.對收集到的電子文件，應(yīng)進行分類整理，建立電子檔案目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息。3.電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲與保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。存儲電子檔案的介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案名稱、日期、保管期限等信息，存放在專門的檔案存儲柜中。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保其數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案應(yīng)通過公司內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進行，查閱人應(yīng)按照系統(tǒng)