PAGE檔案室組織管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室的組織管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工的檔案工作管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供高效便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案室組織架構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的檔案室，隸屬[具體管理部門]，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。（二）檔案室人員配備檔案室配備檔案管理人員若干名，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)，責(zé)任心強(qiáng)。（三）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，確保檔案的齊全完整和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱、咨詢等服務(wù)，積極配合公司各項(xiàng)工作，及時提供所需檔案資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整記錄和有效保存。9.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量。（四）檔案管理人員職責(zé)1.檔案主管職責(zé)全面負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。審核檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司要求。協(xié)調(diào)檔案室與公司各部門之間的工作關(guān)系，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，為公司決策提供檔案信息支持。負(fù)責(zé)檔案管理工作的對外聯(lián)絡(luò)和溝通，參加相關(guān)業(yè)務(wù)會議和培訓(xùn)活動。2.檔案管理員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、編目、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記和記錄工作。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等安全工作。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。協(xié)助檔案主管開展檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、存儲、維護(hù)等工作。參與檔案鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)n案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，并做好銷毀記錄。完成檔案主管交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等。2.科技檔案：涵蓋公司科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的文件資料，如項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、驗(yàn)收報(bào)告等。3.人事檔案：包含員工個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料、工資變動記錄、獎懲情況等。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)收支、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集整理各類業(yè)務(wù)活動中形成的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案、招投標(biāo)檔案等。6.其他檔案：公司在其他工作中形成的具有保存價值的文件資料，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門形成的檔案及時、完整地移交檔案室。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原則，收集范圍應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)工作活動的全過程，不得遺漏重要文件資料。3.對于重要文件和具有長期保存價值的檔案，應(yīng)同時收集紙質(zhì)和電子兩種載體的文件資料。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、時間、來源等因素進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、條理清晰。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具，便于快速查找和利用檔案。4.檔案整理應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，確保檔案整理質(zhì)量。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項(xiàng)目。將整理好的文件材料裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等信息。2.科技檔案整理根據(jù)科技項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目、工程建設(shè)項(xiàng)目等。對每個項(xiàng)目的文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項(xiàng)目的層次和順序。編制項(xiàng)目檔案目錄，目錄應(yīng)包括項(xiàng)目編號、項(xiàng)目名稱、文件題名、日期、頁號等內(nèi)容。將項(xiàng)目文件材料按照其形成的先后順序進(jìn)行排列，組成項(xiàng)目檔案卷，并在卷內(nèi)文件首頁編制卷內(nèi)文件目錄。3.人事檔案整理按照干部檔案管理規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行分類整理，一般分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資任免等材料。對每份材料進(jìn)行編號，并在材料右上角加蓋編號章。編制人事檔案目錄，目錄應(yīng)包含材料編號、材料名稱、日期等信息。將整理好的人事檔案材料裝入檔案袋，并在檔案袋上標(biāo)明員工姓名、檔案編號等信息。4.財(cái)務(wù)檔案整理按照會計(jì)檔案管理辦法，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理，一般分為會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會計(jì)資料等類別。對會計(jì)憑證進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照月份和憑證順序進(jìn)行。編制會計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案類別、編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。將財(cái)務(wù)檔案材料按照類別和時間順序進(jìn)行裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明年度、檔案類別等信息。5.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，制定具體的業(yè)務(wù)檔案分類方案，如市場營銷檔案可按照客戶類別、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類。對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)便于識別和查詢。編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、日期、頁號等信息。將業(yè)務(wù)檔案材料按照分類順序進(jìn)行排列，組成業(yè)務(wù)檔案卷，并在卷內(nèi)文件首頁編制卷內(nèi)文件目錄。四、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點(diǎn)進(jìn)行建設(shè)，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等，以滿足檔案保管的要求。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案管理和利用。4.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對庫房的日常巡查和管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，檔案存放有序。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進(jìn)行存放，檔案盒應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。2.電子檔案應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行分類存儲和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采取相應(yīng)的保管方式，確保檔案的安全和完整。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.采取必要的防蟲、防霉、防火、防盜等措施，防止檔案受到損壞或丟失。4.加強(qiáng)對檔案庫房溫濕度的監(jiān)測和控制，保持庫房溫濕度適宜，一般溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。五、檔案查閱與利用（一）查閱與利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、利用公司檔案室保管的各類檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱與利用流程1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表提交檔案室。3.檔案室檔案管理人員根據(jù)申請表，對查閱檔案進(jìn)行檢索和查找，確定檔案的存放位置。4.檔案管理人員將檔案提供給查閱人，并在《檔案查閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱日期、檔案名稱、查閱用途等信息。5.查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后在《檔案查閱登記簿》上注明歸還日期。（三）借閱與利用流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核同意后，在申請表上簽字蓋章，并將申請表提交檔案室。3.檔案室檔案主管對借閱申請進(jìn)行審批，審批通過后，檔案管理人員按照審批意見辦理檔案借閱手續(xù)。4.檔案管理人員將檔案提供給借閱人，并在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱、借閱期限、審批意見等信息。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案內(nèi)容。如需延期歸還檔案，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。6.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（四）特殊情況處理1.因工作需要，需將檔案帶出檔案室查閱或利用的，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。檔案帶出檔案室后，借閱人應(yīng)妥善保管，確保檔案安全，使用完畢后及時歸還檔案室。2.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密的檔案查閱、利用，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定，嚴(yán)格履行審批程序，必要時需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和利用過程中，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露。3.外單位因工作需要查閱、利用公司檔案的，應(yīng)提前與公司檔案室聯(lián)系，提交查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，按照公司規(guī)定的查閱、利用流程辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案保管期限一般分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。3.鑒定檔案時，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價值。具有重要?dú)v史意義、反映公司核心業(yè)務(wù)、涉及公司權(quán)益等方面的檔案應(yīng)列為永久保管；對公司工作有一定參考價值、在一定時期內(nèi)仍需查考利用的檔案可列為長期保管；僅在短期內(nèi)有查考價值的檔案可列為短期保管。（二）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組由檔案室主管、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)注明檔案名稱、年度、保管期限、卷號、鑒定意見等信息，并簽字確認(rèn)。4.將《檔案銷毀鑒定表》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行檔案銷毀。（三）檔案銷毀方法與記錄1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.在檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、無誤。3.對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人等信息，并將記錄保存?zhèn)洳椤Ｆ?、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，一般不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將