PAGE檔案局電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本檔案局電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的管理，包括電子文件的收集、整理、歸檔、存儲、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容與原始文件一致，真實反映本局工作活動的實際情況。2.完整性原則：保證電子檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.可用性原則：便于電子檔案的檢索、查詢、利用和共享，滿足本局各項工作對檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負責(zé)制定和完善本局電子檔案管理制度，并組織實施。指導(dǎo)和監(jiān)督本局各部門電子文件的形成、積累和歸檔工作。負責(zé)電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、保管和利用等具體工作。定期對電子檔案進行檢查、鑒定和統(tǒng)計，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。2.各部門負責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實、完整、準確。按照檔案管理部門的要求，及時將應(yīng)歸檔的電子文件移交檔案管理部門，并協(xié)助做好相關(guān)工作。負責(zé)本部門電子檔案的查閱、利用工作，并嚴格遵守檔案利用規(guī)定。二、電子文件的收集與整理（一）電子文件的收集1.本局各部門在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件，包括但不限于公文、合同、報表、圖紙、照片、音頻、視頻等，均應(yīng)按照規(guī)定及時收集。2.電子文件的收集應(yīng)遵循實時收集和定期收集相結(jié)合的原則。對于重要的電子文件，應(yīng)在形成后立即收集；對于一般性電子文件，可定期進行收集，如每月或每季度收集一次。3.電子文件的收集應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保電子文件不遺漏、不丟失。收集過程中應(yīng)注意對電子文件的格式、內(nèi)容等進行檢查，確保其符合歸檔要求。（二）電子文件的整理1.電子文件的整理應(yīng)按照檔案分類方案進行，保持電子文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。2.電子文件的整理包括分類、編號、編目等工作。分類應(yīng)根據(jù)電子文件的來源、內(nèi)容、時間等因素進行，確保分類合理、科學(xué)；編號應(yīng)按照一定的規(guī)則為電子文件賦予唯一的標識符，便于查找和管理；編目應(yīng)包括電子文件的題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于檢索和利用。3.電子文件的整理應(yīng)在電子文件形成后及時進行，確保整理工作與收集工作同步進行，避免電子文件的積壓和混亂。三、電子檔案的歸檔（一）歸檔時間1.電子文件在完成整理后，應(yīng)及時進行歸檔。一般情況下，電子文件應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于重要的緊急電子文件，應(yīng)在電子文件形成后的規(guī)定時間內(nèi)完成歸檔，確保檔案信息的及時保存。（二）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)是經(jīng)過整理、鑒定且具有保存價值的文件，確保電子檔案的質(zhì)量。2.歸檔的電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，如PDF、TIFF等，以保證電子檔案的可讀性和通用性。3.對歸檔的電子文件應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用耐久性好、可靠性高的設(shè)備，如磁帶、光盤等，并定期進行檢查和更新，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.歸檔的電子文件應(yīng)按照規(guī)定的存儲結(jié)構(gòu)進行存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名命名規(guī)則，便于查找和管理。（三）歸檔程序1.檔案管理部門接收各部門移交的電子文件后，應(yīng)進行認真核對，檢查電子文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式等是否符合要求。2.對符合歸檔要求的電子文件，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行分類、編號、編目等整理工作，并將整理好的電子文件存儲到指定的存儲設(shè)備中。3.在電子文件存儲完成后，檔案管理部門應(yīng)填寫電子檔案歸檔登記表，記錄電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置、歸檔時間等信息，并由移交人和接收人簽字確認。四、電子檔案的存儲（一）存儲設(shè)備1.本局應(yīng)采用多種存儲設(shè)備對電子檔案進行存儲，包括磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，以確保電子檔案的安全性和可靠性。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止因存儲設(shè)備故障導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行維護和檢查，確保其正常運行。（二）存儲環(huán)境1.電子檔案的存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和清潔度，防止電子檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保電子檔案的存儲安全。3.應(yīng)建立存儲環(huán)境監(jiān)測制度，定期對存儲環(huán)境進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。（三）存儲管理1.電子檔案應(yīng)按照分類方案進行存儲，建立清晰的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。2.對存儲設(shè)備中的電子檔案應(yīng)定期進行盤點和清查，確保電子檔案的數(shù)量、存儲位置等信息準確無誤。3.應(yīng)建立電子檔案存儲日志，記錄電子檔案的存儲、訪問、遷移等操作信息，以便于審計和追溯。五、電子檔案的利用（一）利用原則1.電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全的原則，確保電子檔案的合理使用和信息安全。2.利用電子檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴格履行審批手續(xù)，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用方式1.本局工作人員可通過本局檔案管理系統(tǒng)查詢、借閱電子檔案，實現(xiàn)電子檔案的在線利用。2.對于需要提供紙質(zhì)副本或其他格式副本的電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進行打印、刻錄等操作，并及時提供給利用者。3.在特殊情況下，利用者可申請到檔案管理部門現(xiàn)場查閱電子檔案，但應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、修改電子檔案。（三）利用審批1.本局工作人員利用電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案利用申請表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批簽字。2.部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用者的申請內(nèi)容，認真審核其利用目的和必要性，確保電子檔案的利用符合規(guī)定。3.利用申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交檔案管理部門負責(zé)人審批。檔案管理部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)利用者的申請情況，決定是否批準其利用申請，并在申請表上簽署意見。4.利用者憑經(jīng)審批后的利用申請表到檔案管理部門辦理電子檔案利用手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照審批意見，為利用者提供相應(yīng)的電子檔案利用服務(wù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，對每一次電子檔案的利用情況進行詳細記錄。2.利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用者姓名、部門、利用目的、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。3.利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便于查詢和統(tǒng)計。六電子檔案的鑒定（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面、客觀、準確的原則，確保鑒定結(jié)果真實反映電子檔案的價值。2.鑒定工作應(yīng)結(jié)合本局工作實際和檔案管理要求，綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，科學(xué)合理地確定電子檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.本局成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.鑒定小組負責(zé)制定電子檔案鑒定方案，組織實施電子檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核和審定。（三）鑒定內(nèi)容1.電子檔案的鑒定內(nèi)容包括對電子檔案的真實性、完整性、可用性、安全性等方面的評估，以及對電子檔案保管期限的確定。2.在鑒定過程中，應(yīng)重點審查電子檔案的形成背景、內(nèi)容價值、歷史意義等因素，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對電子檔案進行清理，篩選出需要進行鑒定的電子檔案，并將相關(guān)信息提交給鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案管理部門提供的信息，制定具體的鑒定方案，明確鑒定的范圍、方法、標準等內(nèi)容。3.鑒定小組按照鑒定方案，對需要鑒定的電子檔案進行逐一審查和評估，確定其保管期限，并填寫電子檔案鑒定意見書。4.鑒定小組將鑒定意見書提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，對電子檔案進行相應(yīng)的處理，如繼續(xù)保存、銷毀等。七、電子檔案的銷毀（一）銷毀原則1.電子檔案的銷毀應(yīng)遵循嚴格、規(guī)范、安全的原則，確保電子檔案銷毀過程合法、合規(guī)，防止電子檔案信息泄露。2.銷毀電子檔案應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，按照規(guī)定的程序進行，不得擅自銷毀未達到銷毀條件的電子檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)電子檔案鑒定結(jié)果，編制電子檔案銷毀清單，詳細列出需要銷毀的電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置等信息。2.電子檔案銷毀清單應(yīng)提交本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，確保銷毀工作得到領(lǐng)導(dǎo)的批準和授權(quán)。3.經(jīng)審批后的電子檔案銷毀清單應(yīng)送本局保密部門備案，確保銷毀工作符合保密規(guī)定。4.檔案管理部門組織實施電子檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)采用物理或化學(xué)方法，確保電子檔案存儲介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。5.