PAGE中學檔案管理制度及職責一、總則（一）目的中學檔案是學校教育教學、行政管理等各項工作的真實記錄，是學校發(fā)展歷程的重要見證。為加強中學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在學校工作中的作用，依據《中華人民共和國檔案法》及相關教育行業(yè)檔案管理標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統一管理原則學校檔案實行集中統一管理，由學校檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，確保檔案的完整性和準確性，不得擅自篡改、偽造檔案資料。3.方便利用原則檔案管理工作應便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為學校各項工作提供有力支持。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全與保密。對涉及學校機密和敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置學校設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責學校檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.建立健全檔案管理信息系統，對檔案進行數字化管理，提高檔案管理的信息化水平和利用效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的范圍和程序，為學校各部門和教職員工提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作，及時收回借閱的檔案資料。6.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，如學校大事記、組織沿革、規(guī)章制度匯編等，為學校工作提供參考依據。7.對學校各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和全體教職員工的檔案意識。8.做好檔案統計工作，及時準確地統計檔案的數量、種類、利用情況等信息，并向上級主管部門報送檔案統計報表。9.負責學校檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定，經批準后予以銷毀，并做好銷毀記錄。三、檔案分類及歸檔范圍（一）黨群工作類檔案1.黨組織建設：學校黨組織的各項文件、會議記錄、工作計劃、總結、黨員名冊、黨組織關系介紹信等。2.黨員教育管理：黨員學習資料、黨員培訓記錄、黨員考核材料、黨員獎懲材料等。3.群團工作：學校工會、共青團、學生會等組織的工作文件、活動記錄、工作計劃、總結、會員名冊等。（二）行政管理類檔案1.學校規(guī)劃與決策：學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃、總結、重要會議紀要、校長辦公會記錄、學校章程、規(guī)章制度等。2.機構設置與人事管理：學校機構設置文件、人員編制、崗位設置、教職工基本情況登記表、教師職稱評定材料、教職工任免、調動、獎懲等文件。3.財務管理：學校財務預算、決算報告、財務審計報告、會計憑證、賬簿、報表、收費文件等。4.后勤管理：校園建設規(guī)劃、校園維修記錄、物資采購合同、設備設施檔案、校園安全管理文件等。5.外事工作：學校對外交流合作協議、外事活動記錄、外賓來訪接待材料等。（三）教育教學類檔案1.教學管理：教學計劃、教學大綱、課程標準、教學進度表、課表、教學工作總結、教學質量分析報告等。2.教師業(yè)務檔案：教師個人基本情況、教學工作業(yè)績、教學成果、教研活動記錄、培訓進修記錄、師德師風考核材料等。3.學生學籍檔案：學生入學登記表、學籍卡片、成績冊、健康檔案、獎懲記錄、畢業(yè)登記表等。4.招生工作檔案：招生計劃、招生簡章、錄取通知書存根、考生檔案等。5.教研與科研檔案：教研課題立項申請書、研究方案、研究報告、科研成果鑒定材料、學術論文發(fā)表情況等。6.教學活動檔案：公開課、觀摩課、示范課教案及評價材料、學科競賽活動記錄及獲獎情況等。（四）德育工作類檔案1.學生思想政治教育：學生思想政治教育工作計劃、總結、主題班會記錄、學生思想狀況調查材料等。2.班主任工作：班主任工作計劃、總結、班級管理資料、學生綜合素質評價材料等。3.心理健康教育：心理健康教育工作計劃、總結、心理咨詢記錄、心理健康教育活動資料等。4.安全教育與管理：學校安全教育工作計劃、總結、安全檢查記錄、安全事故處理材料等。（五）校園文化建設類檔案1.校園文化活動：學校文化藝術節(jié)、科技節(jié)、體育節(jié)等活動的策劃方案、活動記錄、獲獎情況等。2.校園文化設施建設：校園文化景觀設計方案、建設資料、文化長廊布置資料等。3.校史資料：學校歷史沿革、歷任領導簡介、學校榮譽證書、校友資料等。（六）其他類檔案1.上級文件：上級教育主管部門及其他相關部門下發(fā)的與學校工作有關的文件、通知、通報等。2.重要來訪接待：重要領導、嘉賓來訪的接待方案、接待記錄、合影等資料。3.特殊載體檔案：學校的照片、錄音、錄像、光盤、實物等檔案資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集齊全。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.收集的檔案資料應按照類別進行初步整理，并定期移交學校檔案管理部門。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案資料進行分類。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。五、檔案保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設備1.檔案架：用于存放檔案，檔案架應堅固耐用，排列整齊。2.溫濕度計：監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度，確保溫濕度符合檔案保管要求。3.空調設備：調節(jié)檔案庫房的溫度和濕度。4.消防設備：配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，確保檔案庫房的消防安全。5.防蟲防鼠設備：如防蟲藥、防鼠板等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在相當長的時期內學校需要查考利用的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時期內學校需要查考利用的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數量、質量和保管情況準確無誤。2.清查內容包括檔案的數量、種類、保管期限、存放位置等，對清查中發(fā)現的問題及時進行處理。3.建立檔案清查記錄，詳細記錄清查時間、清查人員、清查結果等信息。六、檔案利用（一）利用范圍1.學校內部各部門因工作需要查閱檔案。2.教職員工因教學、科研、管理等工作需要查閱本人或相關檔案。3.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經學校主管領導批準。（二）利用手續(xù)1.本校人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經學校主管領導批準后，到檔案管理部門查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案資料，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。4.查閱檔案一般應在檔案管理部門指定的地點進行，如需借出檔案，須經檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過兩周，特殊情況需延長借閱期限的，應辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內容、歸還日期等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準檔案鑒定工作小組應根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關檔案鑒定標準，對檔案進行鑒定。（三）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報學校主管領導批