PAGE新篩專(zhuān)科檔案與管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)新篩專(zhuān)科檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及新篩專(zhuān)科工作形成的各類(lèi)檔案，包括但不限于篩查記錄、檢測(cè)報(bào)告、診斷資料、隨訪記錄、相關(guān)文件及數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映新篩專(zhuān)科工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與新篩專(zhuān)科工作相關(guān)的各類(lèi)資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露，維護(hù)患者隱私。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作，保證檔案質(zhì)量。5.可追溯性原則：檔案應(yīng)具備清晰的脈絡(luò)和可追溯性，便于查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善新篩專(zhuān)科檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)新篩專(zhuān)科檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，保障檔案存放環(huán)境安全、適宜。（二）新篩專(zhuān)科業(yè)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)新篩專(zhuān)科檔案的形成、積累和初步整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員1.具體負(fù)責(zé)新篩專(zhuān)科檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化管理工作，建立和維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理效率和利用水平。（四）其他相關(guān)人員1.涉及新篩專(zhuān)科工作的醫(yī)護(hù)人員、技術(shù)人員等，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將工作中形成的檔案資料提交至業(yè)務(wù)部門(mén)，并配合做好檔案管理相關(guān)工作。2.公司/組織內(nèi)其他部門(mén)在工作中涉及新篩專(zhuān)科檔案利用需求時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，在檔案管理人員的協(xié)助下進(jìn)行查閱和使用。三、檔案收集（一）收集范圍1.新生兒篩查申請(qǐng)表、知情同意書(shū)等相關(guān)文書(shū)。2.新生兒血液標(biāo)本采集記錄，包括采血時(shí)間、部位、方法、標(biāo)本質(zhì)量等信息。3.篩查檢測(cè)報(bào)告，涵蓋各類(lèi)篩查項(xiàng)目的結(jié)果數(shù)據(jù)。4.診斷病歷、診斷證明、治療方案及相關(guān)影像資料等。5.隨訪記錄，包括隨訪時(shí)間、方式、內(nèi)容、結(jié)果等。6.質(zhì)量控制記錄，如室內(nèi)質(zhì)量控制數(shù)據(jù)、室間質(zhì)量評(píng)價(jià)報(bào)告等。7.相關(guān)政策文件、技術(shù)規(guī)范、培訓(xùn)資料等。8.其他與新篩專(zhuān)科工作相關(guān)的資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.檔案資料收集過(guò)程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任和義務(wù)。（三）收集時(shí)間1.各類(lèi)檔案資料應(yīng)在形成后及時(shí)收集，一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于階段性工作形成的檔案資料，應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理效率。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)。例如，可分為篩查檔案、診斷檔案、隨訪檔案等大類(lèi)，再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案或檔案類(lèi)別編制唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，可采用數(shù)字、字母等組合方式。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。目錄應(yīng)打印或電子存儲(chǔ)，便于查閱和更新。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。（三）整理流程1.檔案管理人員接收業(yè)務(wù)部門(mén)移交的檔案資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。2.根據(jù)分類(lèi)原則，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。在分類(lèi)過(guò)程中，應(yīng)注意區(qū)分不同類(lèi)型的檔案，確保分類(lèi)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.為整理好的檔案編制編號(hào)，并錄入檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，按照編目要求，編制檔案目錄。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂完成后，將檔案放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)注檔案類(lèi)別、編號(hào)等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量、編號(hào)、目錄等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）歸檔流程1.檔案管理人員將整理好并核對(duì)無(wú)誤的檔案按照歸檔順序放入檔案庫(kù)房的相應(yīng)位置。2.在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)歸檔檔案進(jìn)行登記，記錄檔案的歸檔時(shí)間、存放位置等信息。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的存放情況，確保檔案歸檔后無(wú)遺失、損壞等情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式及要求1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒或檔案柜存放，按照分類(lèi)編號(hào)順序排列。檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)、題名等信息，便于查找。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題及時(shí)處理。2.電子檔案：采用磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管。照片應(yīng)沖印或掃描后歸檔，錄音、錄像資料應(yīng)轉(zhuǎn)錄為電子格式并備份存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)注明載體的形成時(shí)間、內(nèi)容等信息。（三）檔案保管期限1.根據(jù)新篩專(zhuān)科檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久保管、長(zhǎng)期保管（[X]年）和短期保管（[X]年）。2.具體保管期限劃分如下：永久保管：涉及新生兒重大疾病診斷、治療及相關(guān)政策法規(guī)依據(jù)等重要檔案。長(zhǎng)期保管：一般的篩查記錄、診斷資料、隨訪記錄等檔案。短期保管：質(zhì)量控制記錄、臨時(shí)性文件等檔案。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管的意見(jiàn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部的醫(yī)護(hù)人員、管理人員等因工作需要查閱、借閱檔案。例如，進(jìn)行病例分析、質(zhì)量評(píng)估、科研教學(xué)等工作。2.外部相關(guān)機(jī)構(gòu)（如上級(jí)主管部門(mén)、其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)等）因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為申請(qǐng)人辦理查閱/借閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案安全。借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部利用：外部機(jī)構(gòu)查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交正式的查閱/借閱申請(qǐng)函，注明查閱/借閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)等信息。申請(qǐng)函經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定程序辦理查閱/借閱手續(xù)。外部機(jī)構(gòu)查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶離。如需借閱檔案，應(yīng)按照本公司/組織規(guī)定簽訂保密協(xié)議，并提供必要的擔(dān)保措施。借閱期限和歸還要求按照雙方約定執(zhí)行。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱/借閱日期、申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、查閱/借閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、歸還日期等信息。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。八、檔案信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的新篩專(zhuān)科檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率，減少人工操作失誤，提升檔案管理的規(guī)范化水平。3.為公司/組織內(nèi)外部提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)新篩專(zhuān)科工作的開(kāi)展和交流。(二)信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化錄入：將紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理系統(tǒng)。錄入過(guò)程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰可讀。2.電子檔案管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案信息檢索：在檔案管理系統(tǒng)中建立高效的檢索功能，支持按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案信息。4.檔案信息共享：根據(jù)權(quán)限設(shè)置，實(shí)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部不同部門(mén)之間的檔案信息共享，提高工作協(xié)同效率。同時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定，對(duì)外部機(jī)構(gòu)提供必要的檔案信息服務(wù)。(三)信息化安全保障1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確信息安全責(zé)任。2.采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止信息泄露、篡改和丟失。3.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決安全隱患。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、科學(xué)研究?jī)r(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。2.對(duì)于涉及重要政策依據(jù)、重大疾病診斷治療案例等具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，可考慮銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》。2.《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批