PAGE勞資科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)勞資科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于勞資科在工作中形成的各類檔案，包括但不限于員工人事檔案、工資檔案、考勤檔案、勞動(dòng)合同檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：勞資科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映員工的實(shí)際情況和公司的人力資源管理活動(dòng)。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露、不丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）勞資科科長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)勞資科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。3.協(xié)調(diào)與其他部門的檔案管理工作，確保檔案信息的共享和利用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱和歸還手續(xù)，做好登記和記錄工作。（三）其他人員職責(zé)1.各崗位工作人員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件材料交檔案管理人員歸檔，確保檔案的及時(shí)收集。2.在檔案管理工作中，應(yīng)積極配合檔案管理人員的工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.員工個(gè)人檔案：包括員工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)材料、工資變動(dòng)記錄等。2.工資檔案：包括工資核算表、工資發(fā)放記錄、工資調(diào)整審批表等。3.考勤檔案：包括考勤記錄、請(qǐng)假審批表、加班審批表等。4.勞動(dòng)合同檔案：包括勞動(dòng)合同文本、續(xù)簽合同文本、解除合同文本等。5.其他與勞資科工作相關(guān)的文件材料，如人事任免文件、員工獎(jiǎng)懲文件等。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料交檔案管理人員，確保檔案收集的及時(shí)性。2.收集的文件材料應(yīng)完整、齊全，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和內(nèi)容，將檔案分為員工個(gè)人檔案、工資檔案、考勤檔案、勞動(dòng)合同檔案等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目后，及時(shí)歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序排列，放置在專用的檔案柜中，并建立檔案索引。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。（二）保管期限1.員工個(gè)人檔案：長(zhǎng)期保管。2.工資檔案：保管期限為[X]年。3.考勤檔案：保管期限為[X]年。4.勞動(dòng)合同檔案：保管期限為合同終止或解除后[X]年。5.其他與勞資科工作相關(guān)的文件材料：按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定確定保管期限。（三）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠有效保護(hù)檔案不受損壞。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全意識(shí)和防范能力。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱涉及員工個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)經(jīng)員工本人書面同意。3.公司外部人員查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)勞資科科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，將申請(qǐng)表交檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。5.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)勞資科科長(zhǎng)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及員工個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)經(jīng)員工本人書面同意。4.公司外部人員借閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)勞資科科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容和借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)勞資科科長(zhǎng)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的依據(jù)，為公司人力資源管理提供參考。（二）鑒定工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由勞資科科長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)勞資科科長(zhǎng)批準(zhǔn)后，予以銷毀。5.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立勞資科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查閱和利用，為公司人力資源管理提供便捷的服務(wù)。3.利用信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案管理信息系統(tǒng)。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理軟件的使用能力。3.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描