PAGE檔案室辦事規(guī)則制度范本一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本辦事規(guī)則制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案室職責1.負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。3.對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。4.負責檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。5.定期對檔案進行檢查、清點和核對，確保檔案的安全和完整。6.對公司/組織各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案室移交。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的具體工作。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.嚴格遵守檔案管理制度，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉借檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.認真做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案質量。3.嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。4.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高業(yè)務水平。5.做好檔案管理設備的維護和保養(yǎng)工作，確保設備正常運行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機關頒發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、規(guī)定等。3.公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀要等文件。4.公司/組織內部的工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等文件。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.對于重要的文件、資料，應一式多份，分別保存于不同的載體上，如紙質、電子等。3.檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、組織機構等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立項目檔案卷。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊。4.人事檔案：按照個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等類別進行整理，建立個人檔案袋。四、檔案的鑒定與保管（一）鑒定工作1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（16年至5０年）、短期（15年以下）三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，報經公司/組織領導批準后予以銷毀。（二）保管期限劃分1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：在較短時間內對公司/組織工作有參考價值的檔案。（三）保管要求1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等保管條件，確保檔案的安全。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管等情況進行詳細記錄。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司/組織內部各部門及員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本公司/組織有關的檔案，須經公司/組織領導批準。（二）借閱程序1.本公司/組織員工借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案借閱申請表，經公司/組織領導批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案室對借閱申請進行審核，符合條件的予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱人等信息。（三）利用要求1.借閱人應愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借檔案。2.借閱檔案應在規(guī)定的期限內歸還，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案室。4.涉及公司/組織機密的檔案，借閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案數(shù)據庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作的信息化操作。3.實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和利用，提高檔案利用效率。（二）數(shù)據錄入與維護1.檔案室應安排專人負責檔案數(shù)據的錄入工作，確保錄入數(shù)據的準確性和完整性。2.定期對檔案數(shù)據庫進行維護，包括數(shù)據備份、數(shù)據更新、數(shù)據清理等工作，確保數(shù)據庫的正常運行。（三）信息化安全管理1.建立檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。七、檔案的統(tǒng)計工作（一）統(tǒng)計內容1.檔案的收進、移出情況。2.檔案的整理、鑒定、保管情況。3.檔案的利用情況，包括借閱人次、借閱卷次等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案管理的各項數(shù)據進行詳細記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據進行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統(tǒng)計報表應按時報送公司/組織領導及相關部門。八、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.公司/組織各部門保管期滿的檔案。2.因機構調整、人員變動等原因不再使用的檔案。（二）移交程序1.各部門應在規(guī)定的時間內，將保管期滿或不再使用的檔案整理好，編制檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份交檔案室。2.檔案室對移交的檔案進行核對和驗收，符合要求的予以接收，并在檔案移交清單上簽字確認。（三）接收要求1.檔案室應認真核對移交檔案的數(shù)量、質量和完整性，確保接收的