PAGE環(huán)保局檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)保局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)保局機(jī)關(guān)各部門、直屬單位以及下屬分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)保局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的綜合管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理：負(fù)責(zé)收集本局各部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類、編目等工作。2.保管與維護(hù)：妥善保管檔案，確保檔案的安全，做好檔案的防潮、防火、防蟲、防盜等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.鑒定與統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。4.利用與服務(wù)：積極為各部門和人員提供檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括本局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等文件材料。2.環(huán)境監(jiān)管類：環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、污染源普查資料、環(huán)境執(zhí)法文書、建設(shè)項(xiàng)目環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件及批復(fù)等。3.環(huán)保業(yè)務(wù)類：污染防治項(xiàng)目資料、生態(tài)保護(hù)規(guī)劃及實(shí)施情況、環(huán)境宣傳教育材料等。4.人事檔案類：干部職工的個(gè)人檔案、任免文件、考核材料等。5.財(cái)務(wù)檔案類：財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交本部門的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止丟失。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類。2.組織機(jī)構(gòu)分類法：按照本局內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。3.問(wèn)題分類法：按照文件材料反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)和折疊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件材料進(jìn)行分類。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（四）保管措施1.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案的數(shù)量、保管狀況等進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.根據(jù)檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)確定失去保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)。3.銷毀清冊(cè)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)部門進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出情況。2.檔案的整理、保管、鑒定、利用情況。3.檔案庫(kù)房的溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果上報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人。八、檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要查閱檔案，其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱檔案，須經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、日期、目的等。2.借閱：借閱檔案須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[具體期限]天。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、分類、編目。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的檢索和查閱，提高利用效率。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的安全。十、檔案的移交（一）移交范圍本局工作人員因工作調(diào)動(dòng)、退休等原因，應(yīng)將本人保管的檔案移交給檔案管理部