PAGE檔案材料崗位責(zé)任制制度一、總則（一）目的為加強公司檔案材料管理，確保檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案材料的利用效率，特制定本崗位責(zé)任制制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案材料管理工作中的職責(zé)與行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案材料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案材料應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案材料進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案材料的查詢、借閱和利用。二、檔案材料管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案材料管理的規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案材料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全檔案材料檢索系統(tǒng)，提高檔案材料的查詢和利用效率。4.對公司各部門的檔案材料管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案材料的鑒定、銷毀工作，確保檔案材料的安全。6.積極推進檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案材料的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案材料的規(guī)范化管理。3.按照檔案保管期限和分類方案，對檔案材料進行科學(xué)合理的保管，定期檢查檔案材料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.負(fù)責(zé)檔案材料的借閱登記、歸還注銷等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，確保檔案材料的安全。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，錄入和維護檔案信息。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案材料收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。3.公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。4.公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。5.公司項目申報、審批、驗收等文件材料。6.公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件材料。7.公司人事檔案、勞動合同、薪酬福利等文件材料。8.公司市場營銷、客戶信息、業(yè)務(wù)合同等文件材料。9.公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝等文件材料。10.其他與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同保管期限和密級，便于檔案的保管和利用。3.按照檔案分類方案進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。（四）整理方法1.分類：按照公司檔案分類方案，將檔案材料分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人事檔案類、黨群工作類等類別。2.編號：對每一類檔案材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。3.編目：編制檔案材料目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保檔案目錄的準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案材料歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案材料移交檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對歸檔的檔案材料進行核對、登記，確保檔案材料的準(zhǔn)確歸檔。3.歸檔的檔案材料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份由移交部門留存。（二）保管期限1.公司檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案材料主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件材料，以及涉及公司重大權(quán)益、重要歷史事件等文件材料。3.長期保管的檔案材料主要包括公司年度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料，以及公司項目申報、審批、驗收等文件材料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案材料主要包括公司一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和可利用性。（四）保管期限鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案材料的保管期限進行鑒定，確定檔案材料是否仍需繼續(xù)保存。2.保管期限鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案材料的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷檔案材料的保管期限是否需要調(diào)整。4.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案材料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。五、檔案材料利用與借閱（一）利用原則1.檔案材料的利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案材料的安全和完整。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門及員工提供檔案材料利用服務(wù)，提高檔案材料的利用效率。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案材料的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進行復(fù)制。（三）利用審批1.檔案查閱、借閱、復(fù)制申請表應(yīng)詳細(xì)填寫查閱、借閱、復(fù)制的檔案材料名稱、編號、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱用途、查閱或借閱期限等信息。2.檔案查閱、借閱、復(fù)制申請表應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后方可進行查閱、借閱、復(fù)制操作。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱、復(fù)制登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱、復(fù)制的檔案材料名稱、編號、查閱人或借閱人姓名、所在部門、查閱或借閱用途、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。（四）歸還與注銷1.檔案借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案材料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.檔案借閱歸還后，檔案管理人員應(yīng)在檔案查閱、借閱、復(fù)制登記臺賬上進行注銷登記。六、檔案材料保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案材料進行保密管理。2.檔案管理部門應(yīng)與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案材料的查閱、借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大檔案材料的知悉范圍。4.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案材料，不得將檔案材料帶出檔案庫房或借給無關(guān)人員。5.檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保護檔案材料的安全，防止檔案材料被盜、被搶、被篡改等情況的發(fā)生。（二）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案材料的安全保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。（三）責(zé)任追究1.對違反檔案材料保密制度和安全管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟處罰。2.對因違反檔案材料保密制度和安全管理制度，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、檔案材料信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案材料信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策和發(fā)展提供有力支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入：將公司現(xiàn)有的檔案材料進行電子化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案材料的在線查閱、借閱、復(fù)制、統(tǒng)計等功能。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：建立檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4.人員培訓(xùn)：對檔案管理人員進行檔案信息化管理系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息化管理水平。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案