PAGE員工培訓(xùn)檔案收納管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工培訓(xùn)檔案的收納管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準確性和可追溯性，為員工培訓(xùn)與發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工培訓(xùn)檔案的管理。（三）管理原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實記錄員工參加培訓(xùn)的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋員工培訓(xùn)過程中的各類資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴格保護員工培訓(xùn)檔案中的個人隱私信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工培訓(xùn)情況及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職時間、所在部門、崗位等。2.聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）培訓(xùn)需求分析記錄1.員工個人培訓(xùn)需求申請表，明確培訓(xùn)主題、期望培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。2.部門主管對員工培訓(xùn)需求的審核意見。（三）培訓(xùn)計劃1.年度培訓(xùn)計劃中涉及該員工的培訓(xùn)安排，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點、培訓(xùn)講師等。2.臨時增加的培訓(xùn)計劃及相關(guān)審批文件。（四）培訓(xùn)簽到表記錄員工每次參加培訓(xùn)的出勤情況，包括培訓(xùn)日期、課程名稱、是否出勤等。（五）培訓(xùn)教材及資料1.培訓(xùn)過程中發(fā)放的教材、講義、課件等。2.員工在培訓(xùn)期間所做的筆記、作業(yè)等。（六）培訓(xùn)考核成績1.理論考核成績，包括考試試卷、成績登記表等。2.實踐考核成績，如實操項目評估、技能測試結(jié)果等。3.考核評語及改進建議。（七）培訓(xùn)證書及證明1.員工參加外部培訓(xùn)獲得的結(jié)業(yè)證書、資格證書等原件及復(fù)印件。2.公司內(nèi)部培訓(xùn)頒發(fā)的培訓(xùn)結(jié)業(yè)證明。（八）培訓(xùn)總結(jié)與反饋1.員工個人培訓(xùn)總結(jié)，包括培訓(xùn)收獲、對工作的幫助、不足之處及改進措施等。2.培訓(xùn)講師對員工培訓(xùn)表現(xiàn)的評價及反饋。3.其他相關(guān)人員對培訓(xùn)效果的反饋意見。三、培訓(xùn)檔案的收集（一）收集責(zé)任1.培訓(xùn)組織部門負責(zé)收集本部門組織培訓(xùn)的相關(guān)檔案資料。2.人力資源部門負責(zé)匯總各部門提交的培訓(xùn)檔案，并進行統(tǒng)一整理和保管。（二）收集時間1.每次培訓(xùn)結(jié)束后，培訓(xùn)組織部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)教材及資料等收集齊全。2.培訓(xùn)考核結(jié)束后，考核部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將考核成績及相關(guān)資料提交至人力資源部門。3.員工獲得培訓(xùn)證書及證明后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將原件及復(fù)印件交至人力資源部門。4.每年年底，各部門應(yīng)將本年度員工培訓(xùn)總結(jié)與反饋收集整理后提交至人力資源部門。（三）收集要求1.培訓(xùn)組織部門應(yīng)確保收集的檔案資料真實、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。2.提交的培訓(xùn)檔案資料應(yīng)按照類別進行分類整理，便于后續(xù)的審核和歸檔。四、培訓(xùn)檔案的審核（一）審核責(zé)任人力資源部門負責(zé)對各部門提交的培訓(xùn)檔案進行審核。（二）審核內(nèi)容1.檔案資料的完整性，檢查是否涵蓋了規(guī)定的各項內(nèi)容。2.資料的真實性，核實培訓(xùn)簽到表、考核成績等是否真實有效。3.簽字蓋章的規(guī)范性，確保相關(guān)人員簽字、部門蓋章符合要求。（三）審核時間人力資源部門應(yīng)在收到各部門提交的培訓(xùn)檔案后的[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。（四）審核結(jié)果處理1.如果審核通過，人力資源部門將檔案進行歸檔保存。2.如果審核發(fā)現(xiàn)問題，人力資源部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行補充或修正，直至審核通過。五、培訓(xùn)檔案的歸檔（一）歸檔方式及存儲介質(zhì)1.培訓(xùn)檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行歸檔。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照年度、部門、員工姓名順序進行分類裝訂成冊，并在檔案封面注明檔案名稱、年度、部門、員工姓名等信息。3.電子檔案應(yīng)建立專門的文件夾，按照年度、部門、員工姓名進行分類存儲，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和識別。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）歸檔地點1.紙質(zhì)檔案存放在公司專門的檔案柜中，由人力資源部門指定專人負責(zé)保管。2.電子檔案存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器的指定文件夾中，確保數(shù)據(jù)安全和可訪問性。（三）歸檔流程1.人力資源部門在完成培訓(xùn)檔案審核后，按照歸檔方式和存儲介質(zhì)的要求進行整理。2.將整理好的紙質(zhì)檔案和電子檔案分別移交至檔案保管人員和服務(wù)器管理人員進行存放，并辦理交接手續(xù)。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的培訓(xùn)檔案，了解自己的培訓(xùn)經(jīng)歷和相關(guān)信息。2.部門主管因工作需要，可查閱本部門員工的培訓(xùn)檔案，但需填寫查閱申請表，經(jīng)人力資源部門負責(zé)人批準后方可查閱。3.人力資源部門工作人員可根據(jù)工作需要查閱全體員工的培訓(xùn)檔案。4.其他部門或人員因特殊原因需要查閱培訓(xùn)檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并填寫查閱申請表，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相應(yīng)的審批人進行審批。3.審批通過后，查閱人員到人力資源部門辦理查閱手續(xù)，由檔案保管人員提供相應(yīng)的檔案資料。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案內(nèi)容。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案保管人員，并在查閱登記表上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要長期使用培訓(xùn)檔案的，可辦理借閱手續(xù)，但僅限公司內(nèi)部人員。2.借閱人員必須是公司正式員工，且所在部門負責(zé)人同意借閱。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.將申請表提交至人力資源部門負責(zé)人進行審批。3.審批通過后，借閱人員到人力資源部門辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員將檔案資料交予借閱人員，并開具借閱清單。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向人力資源部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案資料，并到人力資源部門辦理歸還手續(xù)，檔案保管人員核對無誤后在借閱清單上簽字注銷。七、培訓(xùn)檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴格限制接觸培訓(xùn)檔案的人員范圍，確保檔案信息不被無關(guān)人員獲取。2.對涉及員工個人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址等進行嚴格保密，不得隨意泄露。3.在查閱和借閱培訓(xùn)檔案時，應(yīng)要求查閱人員和借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。2.定期對檔案資料進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，防止檔案資料損壞或丟失。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置必要的權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、培訓(xùn)檔案的清理與銷毀（一）清理周期1.每年年底，人力資源部門應(yīng)對培訓(xùn)檔案進行一次清理，確定需要銷毀的檔案清單。（二）清理標準1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的培訓(xùn)檔案。2.因培訓(xùn)內(nèi)容變更、培訓(xùn)項目取消等原因?qū)е孪嚓P(guān)檔案不再具有參考意義的。（三）銷毀流程1.人力資源部門填寫培訓(xùn)檔案銷毀申請表，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、年度、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.將申請表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。3.審批通過后，由人力資源部門指定專人負責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.對