PAGE檔案局分級(jí)授權(quán)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案分級(jí)授權(quán)行為，確保檔案信息的安全與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理及相關(guān)授權(quán)操作的部門、崗位和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保分級(jí)授權(quán)制度合法合規(guī)。2.安全性原則：保障檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.適用性原則：根據(jù)不同層級(jí)、不同崗位的工作需求，合理授予相應(yīng)的檔案管理權(quán)限，確保權(quán)限與職責(zé)相匹配。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展、人員變動(dòng)等情況，適時(shí)調(diào)整檔案分級(jí)授權(quán)，保證制度的有效性和適應(yīng)性。二、檔案分級(jí)（一）一級(jí)檔案1.定義：涉及公司/組織核心機(jī)密、重大決策、重要財(cái)務(wù)信息等具有高度敏感性和保密性的檔案。2.范圍：包括但不限于公司/組織戰(zhàn)略規(guī)劃文件、重大投資決策資料、年度財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告、高級(jí)管理人員薪酬信息、核心技術(shù)資料、客戶隱私信息等。（二）二級(jí)檔案1.定義：對(duì)公司/組織運(yùn)營(yíng)管理有重要影響，涉及較為關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和信息的檔案。2.范圍：涵蓋主要業(yè)務(wù)合同、重要項(xiàng)目文檔、中期財(cái)務(wù)報(bào)表、人力資源關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如員工績(jī)效考核核心結(jié)果、關(guān)鍵崗位人員信息等）、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。（三）三級(jí)檔案1.定義：一般性業(yè)務(wù)檔案，對(duì)公司/組織日常運(yùn)營(yíng)起到一定支持作用，但敏感性相對(duì)較低。2.范圍：如普通業(yè)務(wù)往來(lái)信函、一般性會(huì)議記錄、常規(guī)培訓(xùn)資料、基層員工人事檔案等。（四）四級(jí)檔案1.定義：公司/組織內(nèi)部的基礎(chǔ)性資料，主要用于日常辦公參考和一般性知識(shí)儲(chǔ)備。2.范圍：包括公司/組織簡(jiǎn)介、規(guī)章制度匯編、宣傳資料、一般性辦公文檔等。三、授權(quán)分級(jí)（一）高級(jí)授權(quán)1.適用對(duì)象：公司/組織高層管理人員，如董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。2.授權(quán)范圍：可查閱、使用和審批一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)檔案。有權(quán)對(duì)涉及公司/組織重大決策、核心業(yè)務(wù)等檔案進(jìn)行修改、刪除（需符合法定程序并留存記錄），但需謹(jǐn)慎操作，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。能夠授權(quán)其他人員查閱、使用特定檔案，授權(quán)時(shí)需明確授權(quán)期限、范圍和使用目的。（二）中級(jí)授權(quán)1.適用對(duì)象：各部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵業(yè)務(wù)崗位主管等。2.授權(quán)范圍：可查閱、使用二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)檔案。對(duì)于涉及本部門業(yè)務(wù)的檔案，有權(quán)進(jìn)行一般性修改（如補(bǔ)充業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、更新流程說(shuō)明等），修改內(nèi)容需經(jīng)上級(jí)審核確認(rèn)?？稍诼氊?zé)范圍內(nèi)授權(quán)本部門員工查閱、使用相關(guān)檔案，但需向上級(jí)備案。（三）初級(jí)授權(quán)1.適用對(duì)象：普通員工。2.授權(quán)范圍：僅可查閱、使用三級(jí)、四級(jí)檔案。在獲得上級(jí)明確授權(quán)的情況下，可對(duì)四級(jí)檔案進(jìn)行有限的編輯操作，如修改個(gè)人負(fù)責(zé)部分的內(nèi)容，但不得影響檔案整體結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵信息。四、授權(quán)流程（一）申請(qǐng)1.員工因工作需要申請(qǐng)檔案查閱、使用或更高層級(jí)授權(quán)時(shí)，需填寫《檔案授權(quán)申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)授權(quán)的檔案級(jí)別、范圍、使用目的、預(yù)計(jì)使用期限等信息。（二）審批1.申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審核。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，根據(jù)授權(quán)級(jí)別提交至相應(yīng)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。高級(jí)授權(quán)申請(qǐng)需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批；中級(jí)授權(quán)申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；初級(jí)授權(quán)申請(qǐng)由直接上級(jí)審批。（三）授權(quán)確認(rèn)1.審批通過(guò)后，檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)進(jìn)行授權(quán)操作，并向申請(qǐng)人發(fā)出《檔案授權(quán)確認(rèn)書》。2.《檔案授權(quán)確認(rèn)書》應(yīng)明確授權(quán)的具體內(nèi)容、期限、使用要求等信息。（四）備案1.檔案管理部門對(duì)每一次授權(quán)操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括申請(qǐng)人信息、申請(qǐng)內(nèi)容、審批過(guò)程及結(jié)果等，形成《檔案授權(quán)備案表》。2.《檔案授權(quán)備案表》應(yīng)定期整理歸檔，以備查閱和審計(jì)。五、檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱規(guī)范1.獲得授權(quán)的人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非授權(quán)目的。（二）使用規(guī)范1.使用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和目的使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。2.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，使用人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。如因工作需要向外部單位或個(gè)人提供檔案信息，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并簽訂保密協(xié)議。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.建立檔案信息備份制度，定期對(duì)重要檔案進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地位置。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)日志記錄等功能，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)破壞。（二）保密要求1.所有接觸檔案的人員均應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理和使用過(guò)程中，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容，不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案信息。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露或可能泄露的情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案分級(jí)授權(quán)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查授權(quán)流程的合規(guī)性、檔案查閱與使用的規(guī)范性、檔案安全與保密措施的落實(shí)情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案授權(quán)情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，并向上級(jí)報(bào)告自查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國(guó)家檔案管理部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案管理情況和相關(guān)資料。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，完善檔案分級(jí)授權(quán)制度和管理措施。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)查閱、使用檔案。2.超越授權(quán)范圍查閱、使用檔案。3.泄露檔案信息。4.擅自修改、刪除檔案內(nèi)容。5.未按規(guī)定流程申請(qǐng)、審批檔案授權(quán)。6.未妥善保管檔案，導(dǎo)致檔案損壞、丟失。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責(zé)令其立即糾正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予記過(guò)、降職、撤職等處分，直至解除勞動(dòng)合同。3.如因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任