PAGE公共衛(wèi)生檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公共衛(wèi)生檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公共衛(wèi)生工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及公共衛(wèi)生檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公共衛(wèi)生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的整體性和系統(tǒng)性。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理效率。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公共衛(wèi)生工作為宗旨，積極開發(fā)檔案信息資源，為各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織公共衛(wèi)生檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公共衛(wèi)生檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的質(zhì)量。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行妥善處理。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公共衛(wèi)生工作提供檔案查閱、借閱、咨詢等服務(wù)。7.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公共衛(wèi)生檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.配合檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公共衛(wèi)生相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。2.各類公共衛(wèi)生項(xiàng)目的計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)等。3.疾病預(yù)防控制工作中的疫情報(bào)告、監(jiān)測數(shù)據(jù)、防控措施等資料。4.衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法工作中的監(jiān)督檢查記錄、行政處罰決定書等。5.醫(yī)療救治工作中的病歷、診斷報(bào)告患者信息等。6.公共衛(wèi)生應(yīng)急處置工作中的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、處置報(bào)告等。7.其他與公共衛(wèi)生工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的公共衛(wèi)生檔案，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以確保檔案的安全。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好記錄，注明檔案的名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照公共衛(wèi)生工作的業(yè)務(wù)類別，分為疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、醫(yī)療救治、公共衛(wèi)生應(yīng)急等類別。2.在每個業(yè)務(wù)類別下，再根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行二級分類，如疾病預(yù)防控制類可分為傳染病防控、慢性病管理、免疫規(guī)劃等。（二）整理方法1.對收集到的檔案進(jìn)行分類、排序，確保同一類別的檔案集中在一起。每一份檔案應(yīng)編寫頁碼，以便于查閱和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。4.對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長期保存。五、檔案編目（一）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號由檔案類別代碼、年份代碼、流水號等組成，如JBFK2023001，其中JBFK代表疾病預(yù)防控制類別，2023代表年份，001代表流水號。（二）編目內(nèi)容1.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、密級等信息。2.對于重要的檔案，應(yīng)編寫檔案摘要，簡要介紹檔案的主要內(nèi)容和價(jià)值。3.建立檔案索引，方便快速查找和利用檔案。六、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的公共衛(wèi)生檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。（三）安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。2.加強(qiáng)對檔案室的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。4.對檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備查考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查和評估。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行檔案銷毀，并留存銷毀記錄。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。八、檔案利用（一）利用范圍1.為公共衛(wèi)生工作提供決策依據(jù)、參考資料等。2.滿足內(nèi)部各部門對檔案的查閱、借閱需求。3.依法為外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用方式1.檔案查閱：本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：對于需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用管理1.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)做好利用記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的公共衛(wèi)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為公共衛(wèi)生工作提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.按照檔案整理和編目的要求，將檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再保存的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。3.建立系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本規(guī)章制度的要求。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價(jià)1.建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括檔案收集